Remplacement
Temps plein
Bruxelles
À propos de l'offre
Votre fonction
Au sein de l'Hôpital Erasme, vous êtes responsable du bon fonctionnement des desks de consultation, tant sur le plan organisationnel qu'opérationnel.
Vous rapportez à un adjoint de la Direction opérationnelle – Parcours patient et jouez un rôle clé dans l'accessibilité des soins, la qualité de l'accueil et le bien-être de vos équipes.
Vous identifiez les dysfonctionnements, les remontez à votre hiérarchie et au comité ad hoc, et contribuez activement à la mise en place de solutions collégiales et durables.
Vos missions principales
Garantir l'accessibilité
Assurer une accessibilité physique et téléphonique optimale pour la prise de rendez-vous.
Identifier et mettre en œuvre les outils et moyens nécessaires à la stratégie d'accessibilité, dans une gestion optimale des coûts.
Vos responsabilités
Gestion organisationnelle de l'équipe
En étroite collaboration avec votre hiérarchie, vous supervisez les équipes administratives des consultations :
Organiser et adapter les plannings du personnel afin d'assurer la continuité du service.
Conseiller le responsable hiérarchique sur la gestion du personnel (engagement, évolution, départs).
Motiver, soutenir, encadrer et évaluer les collaborateurs.
Identifier les besoins en formation et accompagner les équipes face aux difficultés éventuelles.
Assurer le back-up du référent de l'Institut Jules Bordet pour le site d'Anderlecht.
Organiser la communication interne (réunions d'équipe, diffusion des décisions).
Participer à l'accueil et à la formation des nouveaux collaborateurs.
Veiller à une utilisation optimale des compétences au sein de l'équipe.
Gestion opérationnelle et administrative
Maîtriser les activités et spécificités des services concernés.
Connaître la structure hiérarchique de l'hôpital et ses interactions.
Garantir la qualité des prestations fournies aux patients et aux professionnels de soins.
Rapporter à votre supérieur le déroulement des activités et formuler des recommandations.
Gérer les situations complexes avec les collaborateurs et/ou les patients.
Veiller à la présentation, à la posture et à la conduite professionnelle des équipes.
Résoudre les problèmes liés au fonctionnement du service.
Collaborer étroitement avec les autres services.
Contrôler la qualité des services et proposer des actions d'amélioration.
Assurer les tâches administratives liées à la fonction.
Gérer les accès aux logiciels de prise de rendez-vous.
Mettre à jour les procédures dans le cadre de la gestion documentaire.
Développement de la cellule
S'inscrire dans une dynamique d'amélioration continue et d'optimisation.
Participer et/ou piloter des projets multidisciplinaires liés à l'accessibilité.
Faire preuve d'initiative et proposer des axes d'amélioration à votre hiérarchie.
Se tenir informé(e) des nouveaux développements et outils liés à la fonction.
Profil recherché
Formation et expérience
Diplôme de l'enseignement supérieur (bachelier ou master), idéalement en gestion, administration, management ou domaine apparenté.
Expérience confirmée dans une fonction de coordination d'équipe et/ou de management opérationnel, de préférence dans le secteur hospitalier ou des soins de santé.
Bonne connaissance des processus d'accueil, d'admission et de prise de rendez-vous constitue un atout majeur.
Une expérience dans la gestion de l'accessibilité (physique et téléphonique) ou dans un call center est un plus.
Compétences techniques
Excellente maîtrise des outils informatiques courants et aisance avec les logiciels de prise de rendez-vous.
Capacité à comprendre et appliquer des procédures et processus complexes.
Compétences en planification, organisation et gestion des priorités.
Capacité à analyser des dysfonctionnements et à proposer des solutions concrètes et pragmatiques.
Compétences managériales
Leadership naturel et capacité à fédérer et motiver une équipe.
Aisance dans l'encadrement, l'évaluation et l'accompagnement des collaborateurs.
Capacité à gérer des situations délicates (conflits, stress, patients exigeants).
Sens aigu du service public et de la qualité.
Qualités personnelles
Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
Sens de l'écoute, empathie et orientation patient.
Rigueur, fiabilité et sens des responsabilités.
Proactivité, esprit d'initiative et orientation solutions.
Capacité à travailler de manière transversale dans un environnement multidisciplinaire.
Résistance au stress et flexibilité face aux imprévus.
Langues
Maîtrise du français indispensable.
La connaissance du néerlandais et/ou de l'anglais constitue un atout.
Offre
Un contrat de remplacement en temps plein
Classification IFIC: CAT15
Des avantages extra légaux :
Des chèques repas de 5,20€
Une prime de fin d'année
Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau (pour vous et pour toute personne inscrite sur votre composition de ménage)
Assurance groupe (invalidité, pension, décès)
Avantages mobilité :
Une intervention dans les frais de transport en commun
Une indemnité dans les frais km vélo
Une intervention dans les frais km voiture
Parking gratuit – Transports en commun à proximité
29.5 jours de congé
Avantages complémentaires :
Intervention dans l'abonnement ULB Sports
Opportunités de stage pour les enfants du personnel de 3 à 15 ans
Intervention dans le Minerval ULB pour les enfants du personnel
Avantages restauration
Catalogue d'avantages du personnel (loisirs, mode, ...)
Bénévolat au sein d'associations
Un parcours d'intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
Un programme de formations qui vous permettra d'évoluer tout au long de votre carrière
De multiples opportunités de carrières au sein d'un grand réseau
Une politique bien-être et santé au travail – Parcours méditatif sur site
* Mission Interne possible : pour les candidats déjà salariés de l' H.U.B, le contrat de travail (CDI) est maintenu.
Modalités d'introduction de votre candidature
Veuillez-vous rendre sur le site web ou l'intranet de l'hôpital et introduisez votre candidature en ligne directement via l'offre concernée (CV et lettre de motivation).
Type de contrat
Remplacement
Nombre d'heures par semaine
Temps plein
Lieu du travail
Rte de Lennik 808, 1070 Bruxelles, Belgique
À propos de nous
L'Hôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B) regroupe l'Hôpital Erasme, l'Institut Jules Bordet et l'Hôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola (HUDERF). Créé en 2021 à l'initiative de la Ville de Bruxelles et de l'Université Libre de Bruxelles (ULB), ce grand pôle hospitalier universitaire garantit à la fois des soins de santé de haute qualité et accessibles à tous ainsi que l'excellence dans la formation et la recherche. L'H.U.B compte 1.420 lits d'hospitalisation et plus de 6.000 membres du personnel, dont 841 ETP médecins et 3.975 ETP non médicaux. L'H.U.B a pour ambition d'offrir à l'ensemble de ses équipes un cadre de travail épanouissant et attractif, avec des possibilités de formation et d'évolution professionnelle, tout en garantissant la pérennité et donc la viabilité financière de l'ensemble.