Description de fonction – Secrétaire de direction (LGTech)
Mission générale
Assurer un support administratif complet à LGTech en collaboration étroite avec les départements Ressources Humaines et Comptabilité du Groupe Laurenty. Gérer les communications, la logistique des véhicules, les processus administratifs RH, les flux financiers et les tâches de secrétariat nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise.
1. Responsabilités principales
A. Point de contact LGTech
* Gérer l'adresse email générale et le courrier entrant.
* Assurer la coordination des demandes internes et externes.
B. Gestion du parc de véhicules
* Organiser les changements de pneus saisonniers.
* Gérer les assurances, déclarations de sinistre et PV.
* Assurer le suivi des conventions véhicules (mise à disposition, retour, location, revente).
* Planifier et suivre les contrôles techniques.
* Gérer les cartes carburant.
C. Gestion administrative RH
* Suivre les arrêts maladies, congés et absences.
* Préparer et suivre les contrats de travail.
* Gérer les demandes de formations, notes de frais et pointages.
* Transmettre les informations nécessaires au service RH central.
D. Tâches générales de secrétariat et de gestionGestion des stocks
* Réaliser l'inventaire annuel.
* Effectuer l'inventaire mensuel et les comptages réguliers.
Gestion administrative et comptable
* Traiter quotidiennement les factures fournisseurs : vérification et approbation.
* Assurer la facturation client mensuelle et effectuer les relances si nécessaire.
* Gérer les commandes ponctuelles (fournitures de bureau, matériel informatique).
* Suivre les consommations du bâtiment (relevés d'index eau, électricité).
Gestion de la téléphonie
* Vérifier mensuellement les factures téléphoniques.
* Répartir les coûts de téléphonie vers les différentes UTE du Groupe Laurenty.
Gestion des mouvements financiers
* Contrôler mensuellement les transactions effectuées avec la carte de crédit LGTech.
2. Compétences requises
* Rigueur administrative et sens de l'organisation.
* Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
* Maîtrise des outils bureautiques.
* Bonne communication écrite et orale.
* Discrétion et respect de la confidentialité.
* Connaissance des procédures RH et comptables (un atout).
3. Relations de travail
* Collaboration directe avec :
* Département RH
* Département Comptabilité
* Responsables d'unités et personnel interne
* Contacts réguliers avec les prestataires externes (assurances, garages, fournisseurs, etc.)
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Avantages :
* Chèques repas
* Ordinateur de fonction
Lieu du poste : En présentiel