Beschrijving van het bedrijf
De Diensten leidend ambtenaar ondersteunen de leidend ambtenaar bij de uitvoering van zijn opdrachten. Hieronder ressorteren verschillende werkingen:.Kanselarij (secretariaat College).Informatie- en applicatiebeheer.Data Protection Officer.Juridische dienst.Preventiedienst.Facilitair BeheerDaarnaast vallen ook Communicatie, ICT en Media en Stedelijk beleid onder de verantwoordelijkheid van de leidend ambtenaar.De kernopdrachten van Facilitair Beheer zijn: .De uitleendienst voor het Brusselse Nederlandstalige werkveld.Logistieke ondersteuning, technisch onderhoud
Beschrijving van de functie
Als verantwoordelijke van de uitleendienst coördineer je de dagelijkse werking van de dienst en bewaak je de voortgang van de operationele doelstellingen. Je zorgt ervoor dat deze efficiënt en effectief worden gerealiseerd.
Je organiseert een heldere, toegankelijke en klantvriendelijke dienstverlening voor zowel interne als externe klanten. Je neemt, wanneer nodig, beslissingen ten aanzien van zowel klanten als je team.
Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de implementatie van het nieuwe softwaresysteem Rent Magic en de migratie van de bestaande klantenbestanden naar dit systeem. Je coördineert dit traject van voorbereiding tot uitvoering en opvolging.
Je bent het eerste aanspreekpunt voor dit softwarepakket, ook na de opstartfase.
Je begeleidt je collega's binnen de uitleendienst bij deze overgang en staat mee in voor een vlotte interne afstemming en samenwerking.
Opvolging van de algemene werkprocessen:
* Je volgt de algemene werkprocessen binnen de uitleendienst op, waaronder de toepassing van het reglement.
* Je werkt inhoudelijk mee met de uitleenmedewerkers zodat je de processen en de artikelen goed kent
* Je analyseert de huidige werking, optimaliseert de processen, adviseert over eventuele aanpassingen en draagt bij aan de optimalisatie van de werking van de uitleendienst, intern en extern.
Opvolging van softwarepakketten: Je bent verantwoordelijk voor de implementatie en opvolging binnen verschillende softwarepakketten zoals Rent Magic.
Materiaalbeheer: Je beheert de (uitleen)materialen van de uitleendienst, bewaakt het overzicht en zorgt voor een goede inventaris. Je evalueert het aanbod, volgt de vraag op en doet voorstellen voor uitbreiding van de catalogus.
Klantenbestand: Je werkt mee aan het optimaliseren van het klantenbestand en het beheer ervan.
Je coördineert en plant de dagelijkse werking met de uitleen-medewerkers, organiseert teammeetings, taken en verantwoordelijkheden. Je vormt de schakel tussen de uitleendienst en de coördinator Facility.
Kennis van audiovisuele technieken en materiaal is een troef, bereidheid om in deze materie opleiding te volgen een must.
Bij de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) kom je terecht in een dynamische en innovatieve overheidsorganisatie waar je zinvol werk kan leveren voor Brusselaars, met Brusselaars.
Bekijk het vacaturebericht voor alle info over deze functie op: www.vgc.be/vacature
Jouw profiel
Je bent bachelor, gegradueerde van het hoger beroepsonderwijs of master.
Belangrijke vaardigheden voor deze functie
* Je bent dienstverlenend ingesteld.
* Je bent ondernemend.
* Je hebt kennis en/of expliciete interesse in audiovisuele materialen.
Taalvaardigheden
- Nederlands (troef)
- Begrijpen : Vaardig - (C1)
- Schrijven : Vaardig - (C1)
- Lezen : Vaardig - (C1)
- Spreken : Vaardig - (C1)