Taakomschrijving
Je ondersteunt de algemeen directeur, de algemeen beheerder en hun diensten en verzekert de opvolging van het secretariaat.
1. Je beheert de agenda's van algemeen directeur en algemeen beheerder proactief en beheert diverse mailboxen.
2. Je verzorgt de telefonische communicatie voor de 'Diensten Algemeen Directeur' van de hogeschool. Je kan waar nodig zelfstandig vragen opvolgen, doorgeven en je kan correct optreden en info tijdig doorgeven bij belangrijke en urgente zaken.
3. Je bent verantwoordelijk voor de schriftelijke correspondentie, ook in een internationale context.
4. Je organiseert en plant vergaderingen met interne en externe collega's, partners, overheden en andere stakeholders. Je bereidt ze voor en volgt ze op. Je verzamelt en verspreidt de vereiste voorbereidende bestanden (rapporten, verslagen, enz.) om ervoor te zorgen dat de deelnemers optimaal geïnformeerd zijn.
5. Je houdt de contactendatabank van externe relaties up-to-date.
6. Je stelt verslagen op en verspreidt ze naar de betrokkenen.
7. Je volgt zelfstandig besluiten op.
8. Je zorgt voor een feilloos relatiebeheer en staat in voor de correcte afhandeling van diverse PR-activiteiten van de ‘Diensten Algemeen Directeur’.
9. Je biedt ondersteuning aan de juridische dienst en de bestuurssecretaris bij diverse taken, waaronder het assisteren bij interne beroepen, het bijhouden van de contractendatabank en het voorbereiden van vergaderingen. Dit omvat onder andere het opstellen van eenvoudige agendapunten en het verzamelen van de benodigde informatie.
10. Je bent een aanspreekpunt en informatiebron voor interne en externe relaties. Je begeleidt bezoekers van de algemeen directeur en algemeen beheerder en beantwoordt routinematige vragen om informatie.
11. Je organiseert en plant nauwgezet dienstreizen (binnen- en buitenland).
12. Je stelt vlot rapporten, gestandaardiseerde en gepersonaliseerde berichten (mails en brieven) en presentaties op en je verzorgt de lay-out ervan.
13. Je organiseert punctueel en ordelijk administratieve processen en werkt samen aan het organiseren en uitwerken van digitale oplossingen om courante administratieve processen te automatiseren.
14. Je levert logistieke en technische ondersteuning waar nodig.
15. Je plant en organiseert zelfstandig evenementen of biedt ondersteuning bij hogeschoolbrede evenementen.
16. Je werkt in overleg met andere belanghebbenden in de organisatie een logisch klassement uit voor zowel digitale als fysieke documenten.
17. Je speelt flexibel in op de noden van de algemeen directeur en de algemeen beheerder.
18. Je volgt de bestellingen en aankopen van de ‘Diensten Algemeen Directeur’ op, in samenspraak met de budgetverantwoordelijke.
Profiel
19. Je hebt bij voorkeur ervaring in het (hoger)onderwijs en/of in het werkveld.
20. Je bent zeer sterk in MS Office en kan presentaties, documenten en verslagen uitwerken op inhoudelijk vlak en qua lay-out.
21. Je beheerst het Nederlands, Frans en het Engels om internationale contacten te faciliteren.
22. Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid. Je hebt een vlotte pen waarmee je juiste, doch vlotte en inspirerende teksten kunt schrijven.
23. Je bouwt een sterke vertrouwensrelatie uit met de algemeen directeur, algemeen beheerder en hun diensten met wie je rechtstreeks in korte lijn werkt voor het secretariaat en aan specifieke dossiers. Ook met de directeurs/departementshoofden initieer en onderhoud je nauw contact in het kader van vergaderingen.
24. Je weet je snel in te werken in de materie die aan bod komt tijdens vergaderingen waar verslag dient van genomen te worden.
25. Je bent dienstverlenend: je krijgt energie van het geven van professionele ondersteuning aan andere mensen.
26. Je bent uitermate klantgericht en kan meewerken aan complexe events, zowel bij het organiseren als administreren ervan.
27. Je blinkt uit in het opzoeken, ordenen en overzichtelijk presenteren van informatie.
28. Je beschikt over een digitale mindset, bekwaamheid in eventmanagement en planning, en uitstekende communicatieve vaardigheden, met name op het gebied van interne communicatie.
29. Je bent proactief.
Aanbod
Onze troeven
30. een statutaire aanstelling als ambtenaar, met mogelijkheid tot benoeming
31. een loon in functie van je kennis en ervaring
32. een aantrekkelijk groeipad van barema B11 tot B22
33. 45 vakantiedagen
34. flexibele werktijden en de mogelijkheid om 2 dagen per week van thuis te werken
35. gratis hospitalisatieverzekering
36. volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of
37. een fietsvergoeding van 0,231 euro/km
38. een laptop en een internetvergoeding van 20 euro per maand
39. een werkplek midden in de bruisende metropool Antwerpen
Salaris