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la Fondation Privée Solidaris Immo
,
est une structure immobilière à finalité sociale qui développe, finance et gère un patrimoine immobilier d'environ 100 bâtiments au service des activités du réseau Solidaris sur la province de Liège.
Ses activités sont principalement axées sur l'entretien, la réparation et la maintenance des infrastructures ainsi que des équipements techniques de ce patrimoine. Elle assure également la gestion des investissements, incluant les projets de rénovation, de transformation et de nouvelles constructions.
Composé notamment d'agences mutualistes, de bureaux administratifs, de pharmacies, de magasins d'optique, d'écoles et de logements, ce patrimoine s'inscrit dans une mission centrée sur le bien-être des collaborateurs et la qualité de l'accueil réservé aux affiliés, patients et clients.
Sous la supervision du Directeur Technique, vous assurez un support administratif, financier et organisationnel au service technique, en garantissant la gestion rigoureuse des factures, des données, des processus de refacturation et des outils digitaux (Planon, Primetime, Prodmut, EASi, Excel,...), tout en contribuant activement à l'amélioration continue des processus internes.
Vos principales responsabilités sont :
La gestion des factures entrantes :
Pré-contrôle des factures du service technique.
Analyse, tri et orientation des factures vers les personnes concernées.
Gestion des processus informatisés (via l'outil EASi) ainsi que les circuits papier.
Suivi des erreurs et litiges jusqu'à leur résolution.
L'encodage et la facturation des prestations internes :
Encodage précis et suivi des prestations des ouvriers internes ainsi que des marchandises (outil Planon).
Gestion des données liées aux chantiers, affectations, imputations projets, marchandises et montants d'achats.
Vérification des heures prestées dans le cadre de la refacturation interne.
Suivi automatisé des factures pour les prestations ouvrières (Planon) et du personnel encadrant (Prodmut).
Le suivi administratif transversal :
Encodage et suivi RH des ouvriers (heures, absences, certificats médicaux, formations) via Primetime.
Suivi administratif des achats et contrôle des dépenses (demandes d'achats, vérification des extraits bancaires et correspondance factures/ chantiers).
Support administratif dans divers dossiers : sinistres, procurations AG de copropriété, gestion des occupants et transferts d'énergie.
Suivi des données et reporting (tableaux de consommation d'énergie, suivi des points CPPT).
Secrétariat du service (gestion des courriers et e-mails, rédaction, organisation des réunions et gestion des fournitures).
Le back-up fonctionnel de la gestion de l'outil Planon
: assurer la continuité des activités lors des absences de la personne en charge des demandes d'interventions techniques (traitement, planification, coordination et suivi).
Bachelier en secrétariat de direction (ou expérience probante dans un poste similaire).
Minimum 5 ans d'expérience réussie dans une fonction administrative exigeante.
Excellente maîtrise des outils bureautiques : Excel, Word, Outlook, Power Point, et aisance à apprendre de nouveaux logiciels.
Bonnes bases en comptabilité, notamment en processus de facturation/refacturation.
Excellence organisationnelle, rigueur et sens du détail.
Curiosité et esprit critique : vous aimez comprendre, analyser et améliorer.
Personnalité sociable, positive et collaborative : l'esprit d'équipe est une évidence pour vous.
Un contrat à durée indéterminée, à temps plein (possibilité de télétravail maximum 2 jours/semaine) et assorti de divers avantages extralégaux (chèques-repas, assurance groupe, assurance hospitalisation, minimum 25 jours de congés et des jours de récupération).
Un horaire flottant de 35 heures/semaine afin de veiller à un équilibre entre la vie professionnelle et privée.
Un lieu de travail proche de votre domicile (Liège centre).
Un travail passionnant dans un environnement agréable et épanouissant. xphnsxz
Un accompagnement à votre arrivée et un parcours de formation vous permettant de vous développer tant sur des aspects techniques que comportementaux.
Maîtrise des outils, PowerPoint, Outlook, Gestion de process, Souci du détail, Intervention, Courrier, Direction, Tableau, Coordination, Suivi administratif, Facturation, Ressources humaines, Copropriété, Comptabilité, Service technique, Bureautique, Esprit critique, Rédaction, Gestion des données, Achats, Administration, Codage, Rapport, Analyse, Planification, Supervision, Énergie, MS Excel, Secrétariat