Description de la fonction
Als programmacoördinator focus je je op de volgende pijlers:
. Budget & Finance
. Je beheert het budget van je toegewezen dienst. De basis hiervoor is het jaarlijks ondernemingsplan van Digitaal Vlaanderen. Dit betekent dat je met input van product- en dienstverantwoordelijken een prognose bijhoudt van de verwachte uitgaven en deze aftoetst met de door het agentschap toegewezen budget en dit volgens de gevraagde maandelijkse, kwartaal- en jaarlijkse rapportering en het afsprakenkader van het portfoliomanagement van het agentschap.
. Je analyseert de portfolio- en budgetrapportage van je dienst en geeft voorstellen aan de betrokken dienstverantwoordelijke waar nodig om te komen tot een matuur budgetbeheer binnen de agentschapsafspraken.
. Je werkt hiervoor samen met zowel de verantwoordelijken van je betrokken dienst en van de betrokken producten en projecten alsook met het portfoliobureau van het agentschap, met de aankoopdienst en met het team financiële ondersteuning die de boekhouding en de begroting van het agentschap beheert.
. Met je collega programmacoördinatoren bespreek je op zeer regelmatige basis de operationele uitwerking van de strategische beslissingen van Digitaal Vlaanderen en formuleren jullie samen voorstellen naar een verbeterde werking.
. Portfoliomanagement
. Je coördineert de input en de uitvoering van de doelstellingen en initiatieven van het ondernemingsplan van Digitaal Vlaanderen met betrekking tot de dienst waarvoor je verantwoordelijk bent. Dit betekent ook dat je de statusrapportage coördineert van de roadmaps van de producten en projecten van je dienst zodat het agentschap een transparant zicht heeft op de status van de uitvoering van de productroadmaps en projecten.
. Hiervoor kan je ook op input rekenen van de product- en projectverantwoordelijken binnen je dienst en werk je samen met het portfoliobureau van het agentschap.
. Team & Mensen
. In samenwerking met HR management, verantwoordelijk voor de aanwerving van medewerkers en het personeelsbeleid en de dienst aankoop die verantwoordelijk is voor het contracteren van medewerkers, sta je in voor de personeelsinvulling van jouw dienst. Je hebt zicht op de medewerkers binnen je dienst en de eventuele nodige personeelsbewegingen zodat HR en de dienst aankoop hiervoor de nodige acties kunnen ondernemen.
. Afdelingsoverschrijdende werking
. Je zoekt samen met andere programmacoördinatoren synergiën om de werking te aligneren.
Als
Programmacoördinator
ben je de brugfiguur tussen de verschillende afdelingen en behoudt hierbij een helicopterview waarbij je heel makkelijk out of the box kan meedenken binnen de structuur, de processen en binnen de stuurgroepen en detecteert hierbij actief opportuniteiten van strategisch belang.
Samengevat, je bent de strategische partner zowel binnen de dienst als binnen het agentschap en dit zowel op het gebied van de portfolio-, financiële als de HR processen.
Profil
Ervaring
We zijn op zoek naar een programmacoördinator met minimum 5 jaar ervaring en een bijzondere affiniteit binnen
- Financiële, operationele en strategische processen en uitvoeringen
- Procesoptimalisatie
- Visie en strategie
Diploma
Vanuit je opleiding en/of professionele ervaring beschik je over een werk- en denkniveau overeenstemmend met een master. Aanvullend beschik je over minstens 5 jaar ervaring in een gelijkaardige functie in een relevante sector.
Vaktechnische competenties
- Je denkt out of the box en proactief mee binnen een breed spectrum en hebt ervaring in de optimalisatie van de werking binnen een afdeling of binnen de processen en neemt een hier coördinerende rol op.
- Je handelt steeds in het belang van de organisatie en kan een organisatiestandpunt verdedigen op externe overlegorganen.
- Je kan een project organisatie opzetten en zorgt voor een degelijke projectaanpak en projectplanning, en stuurt bij waar nodig in de loop van het project. Je aligneert de planning en organisatie met andere projecten waar afhankelijkheden en interacties zijn. Je bewaakt de scope van het project en je bewaakt de kwaliteit en deadlines van de projectresultaten.
- Je zorgt voor de uitrol en opvolging van de juiste werkprocessen die bijdragen tot een efficiënte en effectieve programmawerking en creëert hierbij een optimale werkomgeving voor de medewerkers zodat de programmabeslissingen gedragen en gekend zijn.
- Je hebt een visie en een mening en weet die ook op een diplomatische manier over te brengen.
- Je hebt experten kennis op gebied van projectmanagement en kan makkelijk schakelen en in de diepte duiken tussen de verschillende projecten.
- Je hebt ervaring met resourcemanagement, projectmanagement, financiële processen (operationeel en strategisch)
- Je hebt aantoonbare kennis/ervaring met ICT projecten.
Persoonsgebonden competenties
- We zijn op zoek naar een enthousiaste, gedreven en flexibele medewerker met een pragmatische mentaliteit die samen met de collega's de werking binnen het programma zo vlot mogelijk laat verlopen.
- Je kan op autonome basis werken en handelt steeds in het belang van de organisatie.
- Je werkt graag samen met mensen. Je bent een echte teamspeler en stimuleert de samenwerking. Je coacht de teams en begeleidt hen waarbij je het belang van de organisatie niet uit het oog verliest.
- Je gebruikt een vlotte communicatiestijl, zowel mondeling als schriftelijk, en past je boodschap aan de doelgroep en de omstandigheden aan.
- Je werkt actief mee aan vernieuwingen, reikt alternatieve ideeën en oplossingen aan om de werking te verbeteren. Je bent pragmatisch en praktisch ingesteld en gaat steeds voor de beste oplossing binnen de mogelijkheden van de organisatie of de Vlaamse overheid als geheel.
Compétences linguistiques
-
Néérlandais (atout)
- Comprendre : Expérimenté - (C1)
- Écrire : Expérimenté - (C1)
- Lire : Expérimenté - (C1)
- Parler : Expérimenté - (C1)
Avantages du poste
Je wordt tewerkgesteld via Vlaanderen connect., de ICT-strategische dienstverlener van de Vlaamse overheid. Bij Vlaanderen connect. word je voor onbepaalde duur ter beschikking gesteld aan Digitaal Vlaanderen. Hierbij ontvang je een contract van onbepaalde duur.
Werken voor Vlaanderen connect. betekent werken in een organisatie met boeiende en uitdagende IT-functies én de mogelijkheid om mee je schouders te zetten in het uitbouwen van een digitaal en slagkrachtig Vlaanderen.
Verder biedt werken voor Vlaanderen connect. tal van voordelen. Je werkt bij entiteiten van de Vlaamse overheid of bij lokale besturen voor lange termijn. Zo kan je meewerken aan een digitale en slagkrachtige overheid, voor burgers en ondernemers.
Daarnaast kan je doorgroeien en jezelf ontwikkelen door het enorme potentieel aan uitdagende functies via Vlaanderen connect. bij de Vlaamse overheid en de lokale besturen.
Wat kunnen wij jou bieden?
Vlaanderen connect. biedt een contract van onbepaalde duur en een competitief salarispakket met:
· Een aantrekkelijke brutoverloning
· Een bonussysteem op basis van vast te leggen doelstellingen
· Een mobiliteitsbudget
· Maaltijdcheques van 8 euro/dag (eigen bijdrage 1,09 euro/dag)
· Een forfaitaire onkostenvergoeding
· Een hospitalisatieverzekering (je kan gezinsleden aansluiten)
· Een groepsverzekering
· Een arbeidsongevallenverzekering
· Een opleidingsbudget
· Een laptop
· Een smartphone met abonnementsformule
· Thuiswerkmiddelen en mogelijkheden tot thuiswerk
· Mogelijkheid tot kinderopvang tijdens alle schoolvakanties aan een voordelig tarief.
Bij Vlaanderen connect. is een gezonde balans tussen werk en privé belangrijk: een werkweek van 38 uur, 28 dagen verlof en extra wettelijke feestdagen (11/07, 02/11, 15/11 en 26/12).
Verder werken wij met flexibele werkuren en bieden wij ook de mogelijkheid tot thuiswerken.