Functietitel Management Assistant Organisatie Rode Kruis Activiteit : Rode Kruis-Vlaanderen is een onafhankelijke vrijwilligersorganisatie die via het Belgische Rode Kruis deel uitmaakt van de Internationale Rode Kruis- en Rode Halve Maanbeweging. De organisatie telt zo'n 1900 werknemers en 14.000 vrijwilligers. www.rodekruis.be Ter info : deze organisatie publiceert regelmatig nieuwe vacatures! Functiebeschrijving Voor de uitbreiding van ons Directiesecretariaat zoeken we een Management Assistant die samen met collega’s de directie ondersteunt rust brengt in de planning en zorgt voor een zorgvuldige en consistente uitvoering van bestaande processen. Je werkt discreet, nauwkeurig en behoudt steeds het overzicht in een complexe en dynamische omgeving. Als Management Assistant maak je deel uit van een stabiel en professioneel team dat de directie van Rode Kruis-Vlaanderen ondersteunt. Samen met je collega’s zorg je voor continuïteit, kwaliteit en een vlotte werking van het directiesecretariaat. Jullie werken als team, met gedeelde verantwoordelijkheden en onderlinge back-up, terwijl je ook een vast kern-takenpakket hebt. Je werkt volgens duidelijke procedures en processen, en draagt actief bij aan een professionele en betrouwbare ondersteuning. Dankzij jouw zorgvuldige coördinatie kunnen onze directieleden zich concentreren op hun strategische taken. Je verantwoordelijkheden omvatten onder meer: Organiseren en coördineren van directievergaderingen: uitnodigingen, agenda’s, logistiek en voorbereiding. Notuleren tijdens vergaderingen en zorgen voor heldere, correcte verslaggeving. Opvolgen van actiepunten en bewaken van deadlines. Agendabeheer en planning van afspraken, interne en externe meetings: je coördineert de agenda’s van meerdere directieleden, plant afspraken en vergaderingen efficiënt en houdt rekening met prioriteiten, beschikbaarheid en deadlines. Je verwerkt last-minute wijzigingen en bewaakt dat agenda’s realistisch en overzichtelijk blijven. Je fungeert als contactpersoon voor interne en externe stakeholders bij het plannen van meetings. Voorbereiden, verwerken en nalezen van communicatie, documenten en presentaties. Organisatie van interne en externe events. Bijspringen waar nodig binnen het directiesecretariaat en de organisatie, zoals het regelen van zakenreizen, opvolgen van onkosten, ondersteuning van de bedrijfsjuridische dienst, postverwerking en het vervangen van de onthaalmedewerker ongeveer één keer per maand tijdens de middagpauze. Werken volgens vaste procedures en meedenken over optimalisatie van processen. Je bent een belangrijke schakel in een team dat samen zorg draagt voor continuïteit, kwaliteit en professionaliteit in de directiewerking Profiel Je hebt ruime ervaring als Management Assistant, bij voorkeur in een complexe, veeleisende omgeving. Je werkt uiterst nauwkeurig en met oog voor detail. Je werkt discreet, rustig en professioneel, ook onder tijdsdruk. Je bent stressbestendig en blijft overzicht houden, ook wanneer veel tegelijk speelt. Je kan zelfstandig werken binnen afgesproken richtlijnen en stelt vlot prioriteiten. Je communiceert helder, correct en respectvol. Je beheerst het Nederlands uitstekend en kan je vlot uitdrukken in Frans en Engels. Je werkt vlot met MS Office en leert snel werken met organisatie specifieke software. Je kan goed plannen, organiseren en prioriteiten bewaken. Je werkt graag in team, bent collegiaal ingesteld en bent de sterke kracht in de achtergrond. Je toont flexibiliteit. Je ziet verbeterpunten en durft initiatief nemen binnen de afgesproken kaders. Plaats van tewerkstelling Mechelen Duur van de opdracht onbepaalde duur Werkregime Voltijds (4/5 bespreekbaar) Verwachte startdatum Zo snel mogelijk Selectieprocedure Bezorg ons uw CV en motivatiebrief zo snel mogelijk .