KU Leuven is een dynamische universiteit die internationaal tot de top behoort inzake kwaliteitsvol onderwijs, onderzoek en innovatie. De Dienst Fondsenwerving en Alumnirelaties (DFA) wil samen met haar alumni en schenkers de toekomst mee bepalen. Niet een beetje, maar ingrijpend en wereldwijd. Geïnspireerd door het verleden werken we vandaag vastberaden, ambitieus en optimistisch aan een toekomst waar uitmuntend onderzoek, excellent onderwijs en maatschappelijke relevantie hand-in-hand gaan. DFA adviseert externe schenkers, alumni, bedrijven, testators die financiële steun wensen te geven aan KU Leuven/UZ Leuven t.v.v. een van de vele projecten inzake onderwijs, onderzoek, gezondheidszorg en erfgoed. We gaan proactief te werk, bouwen samen aan een warme gemeenschap en stellen onze expertise ter beschikking.
Functie
Als lid van een dynamisch en gespecialiseerd team sta je in voor de ondersteuning van de juridisch adviseurs en adviseurs mecenaat van de Dienst Fondsenwerving en Alumnirelaties.
Concreet Takenpakket Houdt O.a. In
Je bent verantwoordelijk voor het behandelen van inkomende vragen (telefonisch en per mail) en verwijst deze door naar de juiste collega's, zodat ze tijdig en correct verwerkt kunnen worden.
Je verzorgt de administratieve opvolging van de contracten of juridische documenten in het kader van mecenaat (schenking, sponsoring, grant, fondsen, leerstoelen, enz.). Dit omvat de eerste voorbereiding of aanpassing alsook de financiële en administratieve afhandeling van de documenten in overleg met de schenker, de professoren en de juridisch adviseurs van de Juridische Dienst Fondsenwerving.
Je staat in voor de communicatie van (dossier- of basis-) informatie naar de schenkers en andere betrokkenen in overleg met de juridisch adviseurs.
Je verzorgt de administratieve opvolging van nalatenschapsdossiers. Dit omvat contacten met notarismedewerkers, het verzamelen van informatie omtrent de nalatenschap, het ordentelijk beheer van deze informatie en de voorbereiding van de nodige documenten.
Je verzorgt mee de eerstelijnscommunicatie met initiatiefnemers die willen oproepen om te schenken ten voordele van KU Leuven. Je behoudt het overzicht over de status van de aanvragen, zorgt voor de rapportering van de giften, …
Je zorgt voor de registratie en het up-to-date houden van gegevens in de databank CRM en Sharepoint.
Je verzorgt het electronisch en fysiek klassement van mails en belangrijke documenten.
Je rapporteert aan het hoofd Administratie en Financiën.
Profiel
Je beschikt over een bachelordiploma (bij voorkeur Rechtspraktijk, Office Management) of je bent gelijkwaardig door ervaring (bv. administratief notarieel medewerker).
Je kan zeer nauwkeurig en plichtsbewust werken en hebt zin voor efficiënte dienstverlening.
Je bent leergierig en in staat verbanden te leggen.
Je maakt je makkelijk vertrouwd met interne processen (draaiboeken) en flows.
Je kan prioriteiten stellen en werken binnen deadlines.
Je bent communicatief sterk in het Nederlands en Engels (Frans is een pluspunt) en hebt zin voor initiatief en verantwoordelijkheid.
Je werkt graag in team maar kan ook zelfstandig taken opnemen.
Je deinst er niet voor terug om een breed takenpakket op te nemen.
Je weet discreet om te gaan met vertrouwelijke informatie.
Je bent positief ingesteld en werkt oplossingsgericht.
Je kan vlot overweg met de gangbare softwaretoepassingen, zoals MS-Office, Outlook, SharePoint, etc.; kennis van CRM en/of SAP is een meerwaarde.
Aanbod
Je komt terecht in een team van enthousiaste collega's die samenwerken in een collegiale, open sfeer en dit in een prachtig historisch gerenoveerd pand hartje Leuven. We beogen een voltijdse tewerkstelling voor een jaar. De functie biedt bovendien de mogelijkheid tot het nemen van initiatief en bijkomende kennisverwerving.
Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 4.
Bovendien biedt KU Leuven extralegale voordelen, zoals een hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis of tegen gunsttarief pendelen met het openbaar vervoer, bedrijfsfiets en ecocheques.
ontdek je collega's
Interesse?
Meer info over de inhoud van de job is te verkrijgen bij mevrouw Corinne De Coninck, mail: Voor vragen over de selectieprocedure kan je terecht bij de heer Dieter Heylen, mail:, of via
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 09/02/2026 via onze online sollicitatietoepassing
KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres .
Sollicitatieprocedure
Arbeidsvoorwaarden
Loopbaanmogelijkheden
Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar
Solliciteer voor deze functie
Show more Show less