Opdracht
* Je beheert alle reis- en visumaanvragen van het ITG personeel. Je kan vlot overweg met onze boekingstool (training wordt voorzien) en je verzorgt reservaties van vluchten, treinen en accommodatie. Ook alle visumaanvragen verzorg je zelf en volg je nauwlettend op, in samenwerking met onze externe partner.
* Je bent het single-point-of-contact voor alle vragen of problemen rond reizen en visa. Hiervoor leer je ook werken met Zenya, het documentenbeheersysteem van het ITG.
* Je bent verantwoordelijk voor de reisverzekering van het ITG personeel en bent de contactpersoon voor onze verzekeringsmakelaar. Wanneer nodig, dien je een verzekeringsclaim in en volg je het dossier op tot het is afgerond.
* Je ondersteunt collega’s in het analyseren van mogelijke veiligheidsrisico’s tijdens hun dienstreizen.
* Bij incidenten in het buitenland verzorg je een vlotte doorstroming van informatie tussen onze veiligheidspartner Healix enerzijds en de verantwoordelijken binnen het ITG anderzijds.
* Je staat in nauw contact met onze boekings-, veiligheids- en visumpartners.
* Je houdt de ITG intranet pagina rond reizen up-to-date, net zoals de verschillende interne procedures.
* Samen met je collega’s help je mee aan allerlei leuke welzijnsactiviteiten die onze dienst organiseert, zoals de fietsdag, massage@work, …
Profiel
* Je hebt een Bachelor diploma of hebt door ervaring het relevante denkniveau verworven.
* Je kan goed zelfstandig werken, maar haalt ook plezier uit werken in teamverband.
* Je bent sterk in planning, time management en opvolging.
* Je bent flexibel en stressbestendig.
* Je communiceert vlot: je leest, schrijft en spreekt vloeiend Nederlands en Engels. Je kan je ook mondeling en schriftelijk uitdrukken in het Frans.
* Kennis van (reis)verzekeringen is een plus.
#J-18808-Ljbffr