Gestionnaire Polyvalent(e) en Administration Pharmaceutique (Achats, ADV & Réglementaire)
Résumé du poste
Nous recherchons un(e) Gestionnaire Polyvalent(e) et rigoureux(se) pour rejoindre notre équipe. Rattaché(e) au Pharmacien Responsable, vous jouerez un rôle central dans la gestion des achats, l'administration des ventes (ADV), le suivi réglementaire et la communication. Votre polyvalence sera la clé pour assurer la fluidité des opérations dans le respect strict des procédures qualité et des Bonnes Pratiques de Distribution (BPD).
Missions et Responsabilités Principales
1. Gestion des Achats et Relations Fournisseurs
Gestion des données : Créer et mettre à jour les fiches articles dans le logiciel W2 et gérer les fichiers pour la liste CEFIP.
Suivi des commandes : Assurer le suivi des commandes fournisseurs, gérer les back orders et entretenir une communication efficace avec les laboratoires.
Qualité et performance : Suivre la qualité et les performances des fournisseurs en partenariat avec le Pharmacien et le responsable du système documentaire.
Gestion des produits spécifiques : Rédiger les bons d'importations et les bons de destruction des psychotropes et stupéfiants pour validation par le Pharmacien.
2. Administration des Ventes (ADV) et Support Client
Gestion des Transfer Orders (TO) : Encoder, enregistrer, suivre et gérer la libération des Transfer Orders.
Suivi des réclamations : Traiter et enregistrer les réclamations des clients avec diligence.
Communication client : Gérer la communication des "actions spécifiques" (opérations commerciales, etc.) vers les clients via des mailings et autres canaux.
3. Affaires Réglementaires et Qualité
Vigilance : Enregistrer et assurer le suivi rigoureux des cas de rappel produit et de pharmacovigilance.
Relations avec les autorités : Gérer les formalités réglementaires, notamment les dépôts de dossiers d'AMM et les demandes de prix.
Conformité et archivage : Garantir la conservation, le suivi et l'archivage des documents clés (contrats, événements, TO) dans le respect des BPD.
Indicateurs Qualité : Analyser et suivre les indicateurs de performance (TO, rappel, vigilance).
Amélioration continue : S'impliquer activement dans le fonctionnement et l'amélioration du Système de Management de la Qualité.
4. Communication et Événementiel
Marketing : Encoder les informations relatives aux catalogues produits et aux cadeaux.
Organisation d'événements : Participer à l'organisation de conférences : demande de devis, réservation de salles, envoi et relance des invitations, et gestion des listes de présence.
Profil recherché
Formation : Formation supérieure (Bac+2/3) en gestion administrative, commerce international, assistanat de direction ou dans un domaine scientifique.
Expérience : Une première expérience dans un rôle similaire au sein de l'industrie pharmaceutique, d'un laboratoire ou d'un environnement réglementé est fortement souhaitée.
Compétences Techniques :
Excellente maîtrise des outils bureautiques (Suite Office). La connaissance d'un ERP (ex: W2) est un plus.
Connaissance indispensable des Bonnes Pratiques de Distribution (BPD).
Des notions en affaires réglementaires pharmaceutiques seraient très appréciées.
Qualités Personnelles :
Rigueur et grand sens de l'organisation.
Polyvalence et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.
Excellent sens de la communication et bon relationnel.
Proactivité, autonomie et esprit d'équipe.