Vacature: Office Manager (voltijds) – Schilde
Bij Au Pair Office geloven we dat menselijkheid en structuur hand in hand gaan.
We begeleiden gezinnen en au pairs in een warm, professioneel kader, waarin zorg, precisie en respect centraal staan.
Om onze groei verder te ondersteunen, zoeken wij een Office Manager die rust brengt in het administratieve proces, overzicht bewaart en voldoening haalt uit correct en zorgvuldig werk.
Jouw rol
Als Office Manager ben je de administratieve spil van het kantoor in Schilde.
Je werkt grotendeels zelfstandig, volgt de lopende dossiers nauwgezet op en zorgt dat elke aanvraag, mail en telefoon correct en tijdig wordt behandeld.
Je bewaakt de structuur, zorgt voor overzicht en creëert een kalme, professionele flow in het dagelijkse kantoorleven.
Je staat in voor:
* Het beheren en opvolgen van administratieve dossiers van A tot Z
* Professionele communicatie met gezinnen, au pairs en partners via mail en telefoon
* Het opstellen en bijhouden van documenten, schema's en rapporten
* Het plannen en organiseren van de dagelijkse administratie
* Het bewaken van deadlines en het tijdig afhandelen van taken
* Het beheren van inkomende mails, telefoons en kantoorbenodigdheden
Je werkt dagelijks met Microsoft 365 (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, Teams) en Zoho-toepassingen voor onze interne administratie.
Wie jij bent
We zoeken een stabiele, nauwgezette en loyale Office Manager die houdt van orde, duidelijkheid en structuur, maar tegelijk voldoende tempo en focus heeft om het ritme van een modern kantoor aan te kunnen.
Je bent iemand die:
* Planmatig werkt en overzicht houdt, ook bij piekmomenten
* Rustig, evenwichtig en professioneel blijft, zelfs onder lichte druk
* Loyaal en betrouwbaar is, met gevoel voor discretie
* Empathisch communiceert met gezinnen, collega's en externe partners
* Vlot werkt met digitale tools en systemen
* Zich goed voelt in zelfstandig kantoorwerk
* Graag werkt in een kleine, warme organisatie met internationale contacten
Talenkennis
* Nederlands: vloeiend
* Engels: vloeiend
* Frans: goed, zowel mondeling als schriftelijk
Wat wij bieden
* Een voltijdse functie (38 uur per week) met duidelijke structuur
* Twee mogelijke dagschema's:
*
1. 9u00 – 17u00 2. 8u30 – 12u30 en 13u00 – 17u00 (op vrijdag mogelijk tot 15u00)
* Eén vaste thuiswerkdag per week (in overleg)
* Collectieve vakantieperiodes: twee weken met Kerst en twee weken in de zomer
* Een warme, stabiele en internationale werkomgeving in Schilde
* Maaltijd- en Eco cheques, woon-werk- en telecomvergoeding
* Loon volgens ervaring en competenties (junior of ervaren administratief profiel)
Waarom werken bij Au Pair Office
Bij Au Pair Office kom je terecht in een organisatie die al meer dan tien jaar gezinnen en au pairs begeleidt met zorg, professionaliteit en menselijkheid. We werken in een rustige, ordelijke omgeving waar kwaliteit belangrijker is dan haast, maar waar het tempo van de dag wel klopt. Je krijgt de ruimte om zelfstandig te werken, overzicht te bewaren en een echte meerwaarde te bieden binnen een kleine, hechte organisatie die internationaal actief is.
Solliciteren
Klinkt dit als jouw ideale werkomgeving? Stuur dan je cv, met foto en motivatie per e-mail naar en beantwoord in enkele zinnen:
* Wat geeft jou voldoening in administratief werk?
* Hoe hou jij overzicht bij veel dossiers tegelijk?
* Hoe ga jij om met stressvolle momenten?
We kijken uit naar iemand die rust, precisie en hart combineert in ons kantoor in Schilde.
Dienstverband: Voltijds, Vaste Jobs
Voordelen:
* Ecocheques
* Elektronische maaltijdcheques
* GSM-vergoeding
Screeningsvragen:
* Wat geeft jou voldoening in administratief werk?
*
Hoe hou jij overzicht bij veel dossiers tegelijk?
*
Hoe ga jij om met stressvolle momenten?
Taal:
* Nederlands (Vereist)
* Engels (Vereist)
* Frans (Gewenst)
Werklocatie: Fysiek