Als onze Administratief Assistent speel je een sleutelrol in het vlot laten verlopen van de dagelijkse werking binnen het PMO. Je ondersteunt program-, project- en productmanagers, terwijl je processen stroomlijnt en documentatie foutloos bijhoudt. Je verantwoordelijkheden omvatten onder meer:
* Teamondersteuning: Ondersteunen van het Head of Program Management en het PMO-team met diverse administratieve taken; fungeren als eerste contactpunt voor alle administratieve processen.
* Document- & Rapportvoorbereiding: Opstellen, nalezen en finaliseren van documenten (ook vertrouwelijke); informatie verzamelen voor rapporten, briefings en klantpresentaties; ondersteuning bieden bij budget- en prestatieverslaggeving door gegevens te organiseren en samen te voegen.
* Informatie- & Dossierbeheer: Onderhouden en verbeteren van elektronische archiveringssystemen; dossiers actueel en toegankelijk houden; beheer van de PMO-SharePointsite.
* Vergader- & Eventbeheer: Vergaderingen organiseren, agenda's opstellen, gedetailleerde notities nemen en afspraken coördineren met teamleden.
* Project- & Procesondersteuning: Assisteren bij het plannen, opvolgen en rapporteren van projectbudgetten; helpen bij het verfijnen van kantoorprocessen en -procedures om de efficiëntie te verhogen.
* Back-up Ondersteuning: Back-up bieden aan andere administratieve assistenten en de receptie wanneer nodig.
Jouw Profiel
* Bachelor in een relevant domein
* 2–5 jaar ervaring in een administratieve functie; ervaring met projectplanning is een pluspunt
* Uitstekend Nederlands, zeer goed Engels, goed Frans; Spaans is een troef
* Sterke kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
* Zeer georganiseerd, sterk in plannen en discreet in het omgaan met gevoelige informatie
* Proactieve, hands-on en oplossingsgerichte mindset
* Uitstekende communicatieve vaardigheden en een echte teamspeler
* Flexibele en klantgerichte aanpak
Wat Wij Bieden
* Een competitief salarispakket, inclusief:
* Groeps- en hospitalisatieverzekering
* Maaltijdcheques
* De mogelijkheid om deel te nemen aan ons cafetaria plan (bv. fietslease)
* Flexibele werkuren & 30 vakantiedagen
* Mogelijkheid tot occasioneel telewerk
* Uitgebreide leer- en ontwikkelingsmogelijkheden
* Een inspirerende en hightech werkomgeving
* Deel uitmaken van een gemotiveerd en enthousiast team
* Groeikansen en professionele ontwikkeling in een hightech industrie