GL events Brussels fait partie du groupe GL events l'un des leaders du marché événementiel européen.
Le savoir-faire du Groupe GL events s'articule autour de 3 expertises : l'organisation d'évènements, la gestion opérationnelle de sites évènementiels et la fourniture des services logistiques nécessaires à la tenue de salons, foires et congrès.
A Bruxelles, le site de « SQUARE-Brussels Convention Centre » est situé au cœur du quartier historique de la capitale, à côté de la gare Centrale, au Mont des Arts. Le bâtiment iconique reconnaissable par son entrée magistrale, le Cube en verre, est un point de rencontre incontournable pour la destination du secteur MICE à Bruxelles.
Description de la fonction En tant qu'Assistant(e) au Directeur du Bâtiment, vous serez un pilier essentiel au bon fonctionnement de notre site. Vous serez en charge de l'assistance administrative et opérationnelle du Directeur du Bâtiment, afin d'assurer la gestion optimale des installations pour l'accueil des événements.
Missions principales :
* Coordination avec la direction du bâtiment des divers chantiers en tenant compte de l'occupation du bâtiment pour les évènements.
* Contact avec les techniciens et partenaires externes pour les commandes de matériel,
* Gestion des sinistres avec les assurances.
* Suivi et adaptations des contrats-cadres avec l'aval de la direction générale.
* Elaboration/adaptation des procédures en fonction des instructions du directeur du bâtiment.
* Assister à la préparation des budgets, à la gestion des commandes et au suivi des dépenses liées à la maintenance et à la gestion des installations.
* Gestion des agendas, organisation des réunions, rédaction des comptes-rendus et assurer le suivi des actions.
Tâches ponctuelles :
* Assister la direction générale dans la gestion d'agendas, réservations lors des déplacements, préparation des réunions internes.
* Gestion des achats de fournitures de bureau.
Profil
* Bachelier en gestion administrative, secrétariat de direction.
* Minimum 10 ans d'expérience en tant qu' « executive assistant » ou « facility assistant », idéalement dans le secteur e l'événementiel ou de la gestion d'infrastructures.
* Parfaite maîtrise du français avec une bonne connaissance du néerlandais et de l'anglais.
* Excellente organisation et gestion des priorités.
* Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, Excel avancé, etc.).
* Sens du service, autonomie et capacité à travailler en équipe.
* Discrétion et rigueur.
* Aisance relationnelle, capacité à gérer des interlocuteurs divers (clients, fournisseurs, équipes internes).
Offre Un poste varié et intéressant dans un environnement dynamique et très collégial:
* un contrat à durée indéterminée,
* chèques-repas (8€),
* assurances hospitalisation, ambulatoire et collective,
* 13e mois,
* remboursement à 100% des frais de transport en commun,
* un congé entre Noël et Nouvel An.