Ben jij onze Management assistant die uitkijkt naar een volgende stap in je loopbaan? VUB is steeds op zoek naar nieuw talent om samen mee te groeien. De Vrije Universiteit Brussel staat al meer dan 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral mensen die 100% hun authentieke zelf zijn. Met zo'n 4000 medewerkers zijn we de grootste Nederlandstalige werkgever, in de privésector, in Brussel; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn. De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden. Als Management assistent kom je terecht in het team van het secretariaat van de Grote Onderzoeksgroep Sustainable Materials Engineering. In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan de vakgroep voorzitter Prof. Iris De Graeve, en werk je nauw samen met de collega's van het secretariaat, de professoren, assistenten, onderzoekers en VUB-administratie. Je staat in voor de coördinatie en uitvoering van de administratieve taken ter ondersteuning van de vakgroep. Je treedt op als lokaal aanspreekpunt voor zowel studenten als personeel en bewaakt de vlotte werking van de vakgroep. Een greep uit je takenpakket: Personeelsadministratie: administratief afhandelen en opvolgen van aanstellingen van nieuwe medewerkers in ons SAP systeem. Onderwijs- en onderzoeksadministratie: opstellen van de agenda, verslaggeving en opvolging van verslaggeving tijdens vergaderingen, actualiseren van de onderzoeksdatabase voor wetenschappelijke prestaties. Financiële administratie: opmaken van bestellingen, terugbetalen onkosten, facturatie, overzicht en opvolging budgetten. Ondersteuning bij de organisatie van evenementen zoals symposia, ceremonies, doctoraatsverdedigingen, onthaalmomenten voor nieuwe studenten en andere organisatie van de vakgroep/faculteit, teambuilding. Boeken van les- en vergaderlokalen; voorzien van catering voor activiteiten buiten het uurrooster. Kortom, je bent verantwoordelijk, samen met je collega's, voor de uitvoering van een breed administratief takenpakket. Voor deze functie zal Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus (Elsene) je thuisbasis worden. Wat verwachten wij van jou? We zoeken iemand met een Bachelor diploma (vb. Organisatie en Management, Management Assistant) of gelijkwaardig door ervaring; Bij voorkeur heb je een 5-tal jaren relevante werkervaring, maar we staan ook open voor gemotiveerde starters sterk in administratie; Je bent communicatief vaardig en legt vlot contacten; Je bent zeer professioneel en klantgericht; Je beschikt over een ‘can-do' mentaliteit; Je kunt vlot werken met courante ICT-toepassingen zoals vb. MS Office, databases, etc.; Je spreekt en schrijft vlot in het Nederlands en Engels, kennis van het Frans is een meerwaarde; Je kunt zelfstandig en planmatig te werk gaan; Het naleven van strakke deadlines en de druk door operationele opvolging gaan je goed af; Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en werkethiek. VUB wil een weerspiegeling zijn van de maatschappij waar ieders talent wordt gewaardeerd, ongeacht het gender, geslacht, leeftijd, religie, huidskleur, migratieachtergrond, functiebeperking en neurodiversiteit. Word jij onze nieuwe collega? Dan bieden we je een voltijds contract (1 VTE) van onbepaalde duur aan met een bruto maandsalaris gekoppeld aan graad 4-5 (de salarisschalen kan je raadplegen op onze jobsite). Een deeltijds contract van minstens 50% is eveneens bespreekbaar. Het salaris is afhankelijk van je competenties en het aantal jaren relevante werkervaring. Bij de VUB garanderen we een open, betrokken en diverse werkplek en geven we je kansen om je loopbaan (verder) uit te bouwen. Daarnaast geniet je van voordelen als: Een open informele werkomgeving met aandacht voor je work-life balance, een uitzonderlijke verlofregeling met 35 verlofdagen, sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar en 3 extra verlofdagen (voor een voltijdse tewerkstelling); Een kosteloze hospitalisatie- en zeer mooie groepsverzekering met gewaarborgd inkomen; Maximale terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding; Gevarieerde maaltijden in onze campusrestaurants aan een aantrekkelijk tarief; Voordelige sportmogelijkheden, een gamma aan kortingen via Benefits@Work (in allerlei winkels, op vluchten, in tankstations, pretparken...) en Ecocheques; Kinderdagverblijf vlak bij de campus, korting op vakantiekampen; De ruimte om je job-inhoud mee te vormen en voortdurend bij te leren via onze VUB-leerplatformen en opleidingen; En tot slot: toffe collega's met een gezonde drive en een goed gevoel voor humor. 5 - Ge nteresseerd? Spreekt deze job je aan? Stel je dan kandidaat vóór 31/08/2025 via jobs.vub.be en laad volgende documenten op: cv, motivatiebrief en diploma. Ons sollicitatieproces ziet er als volgt uit: Stap 1: CV-screening door een van onze recruiters Stap 2: Een vergelijkende proef, waar we naar je aanpak en inzicht peilen en waarmee we in kaart willen brengen wat al goed gaat en wat je nog moet leren. Deze staat gepland in september. Stap 3: Een jobinterview in samenspraak. Contacteer ons! Vragen over de job zelf? Contacteer katrien.van.hecke@vub.be of anne.de.coninck@vub.be Vragen over de selectieprocedure en/of het aanbod? Contacteer annelies.jongert@vub.be Wil je graag weten hoe het is om te werken bij de VUB en wil je meer info over EUTOPIA? Ga dan naar jobs.vub.be en ontdek alles over o.a. onze campussen, voordelen, strategische doelen en collega's. Lees ook verder over eutopia-... Database, Engineering, Facturering, Rapporteren, TAL, Management, Teamsecretariaat, Administratie, IRIS, Onderwijs, Uitvoering, Budget, Catering, Wetenschap, Administratie, Engelse taal, MS Office Suite, Frans, Nederlands, SAP, Teambuilding Originele vacature is te vinden op StepStone.be – Maak nu een Jobagent aan op StepStone en vind je droombaan! https://bit.ly/2jPYsZC Vind gelijkaardige jobs, informatie over werkgevers en carrièretips op StepStone.be!
Original job ad is published on StepStone.be - Set up a Jobagent at StepStone now and find your dream job! https://bit.ly/2jPYsZC For similar jobs, information on employers and career tips visit StepStone.be!
La version originale de cette offre d'emploi est disponible sur stepstone.be – Créez maintenant votre Job Agent sur StepStone et trouvez le job de vos rêves ! https://bit.ly/2jPYsZC Trouvez des jobs similaires, des informations sur les employeurs qui recrutent et des conseils de carrière sur stepstone.be!