Ben jij een organisatorisch talent met een hands-on mentaliteit en een passie voor ontzorgen? Dan is deze veelzijdige functie iets voor jou!
Als Office Manager / PA ben je de administratieve spil van het bedrijf en ondersteun je de bestuurder / CEO op diverse vlakken.
Jouw takenpakket
Office Management:
* Je staat in voor het vriendelijk onthaal van bezoekers in ons nieuw Experience Center te Kampenhout. Je beheert de receptie en zorgt voor een vlekkeloze afhandeling van inkomende communicatie.
* Je neemt een breed scala aan administratieve taken op, van verzekeringsopvolging tot het bijhouden van kantoormateriaal en postverwerking. Daarnaast voer je eenvoudige analyses en dataverwerking uit in Excel en Hubspot.
Facility & Event Management:
* Je beheert de praktische opvolging van de vastgoedportefeuille van de groep: van contractbeheer tot het onderhouden van contacten met huurders en kopers.
* Je organiseert en coördineert kleinschalige bedrijfsevents en beheert de verhuur van een zakelijke eventruimte.
* Je werkt ondersteunend in facility gerelateerde zaken, in de breedste zin van het woord (denk aan laadpalen, toegangsbeheer, opvolging en controle van orde en netheid, etc.).
Personal Assistant:
* Je beheert de agenda van de CEO, plant afspraken, boekt zakenreizen en woont vergaderingen bij voor notulering en opvolging van actiepunten.
* Je fungeert als administratieve wingman/woman van de bestuurder om alle administratieve taken en verplichtingen tot een goed einde te brengen (zoals het archiveren van contracten en het bijhouden van onkostennota's).
Flexibiliteit zit in je DNA; je speelt snel in op veranderende situaties en neemt moeiteloos uiteenlopende ad-hoc taken op.
* Je hebt een sterk organisatorisch vermogen en bij voorkeur ervaring in een vergelijkbare functie.
* Je balanceert tussen assertiviteit en discretie.
* Je werkt vlot zelfstandig en ziet meteen waar je nodig bent; je neemt zelf het initiatief en zorgt dat alles soepel verloopt.
* Je beschikt over een juridisch basisinzicht inzake contracten en verzekeringen.
* Je bent administratief vaardig en nauwkeurig en weet hoe je data overzichtelijk en bruikbaar maakt in Excel. Dankzij jouw vaardigheden ontzorg je de bestuurder volledig en weet je complexe informatie moeiteloos om te zetten in heldere overzichten.
* Je werkt vlot met Microsoft-toepassingen (Word, Outlook, Excel, etc.) en hebt een scherp oog voor verbetering. Met jouw proactieve aanpak zoek je steeds naar manieren om (digitale) processen te optimaliseren en maak je het de bestuurder makkelijker om zijn werk efficiënt uit te voeren.
* Je hebt een goede beheersing van het Nederlands, Frans en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
* Je beschikt over een rijbewijs B.
Onthaal, Verzekeringen, Polisbeheer, Outlook, Analyse, Management, Assertiviteit, Post sorteren, DNA, Scala, Administratie, Discretie, HubSpot, Communicatie, Archive, Engelse taal, Frans, Onthaal, MS Excel, Toegangsbeheer, Nederlands, Kantoormateriaal, Office-Management