Statut : Employé de l'État
Qui recrute ?
Ministère des Affaires intérieures - Direction générale de l'immigration
Missions
* En tant qu'assistant administratif vous intègrerez le Service "Support administratif" du Département Etrangers de la Direction générale de l'immigration qui est en charge de l'accueil du public et du support des gestionnaires de dossiers.
* Accueil physique du public au sein des guichets d'enrôlement et de délivrance:
* Vous assurez l'enrôlement des données biométriques au sein des guichets;
* Vous gérez la délivrance des documents de séjour et de voyage;
* Vous assurez la bonne gestion du back-office au sein des guichets;
* En cas de besoin, garantir un support aux autres services du Département Etrangers:
* Vous gérez le courrier entrant (demandes, pièces complémentaires, rapports, etc.) en assurant l'encodage et le transfert aux gestionnaires de dossiers ainsi que le courrier sortant;
* Vous soutenez l'équipe des Archives.
Profil
Compétences techniques
* Afin de pouvoir mener à bien la mission qui lui incombe, l’assistant administratif doit:
* Maîtriser les outils de bureautique courant (suite logicielle Microsoft Office);
* Maîtriser les langues luxembourgeoise, française, allemande et anglaise: expression écrite et orale.
Compétences comportementales
* Analyser : Vous évaluez les informations, données et contenus de manière critique, le cas échéant dans un environnement digital, vous identifiez les liens logiques et restituez l’information dans une synthèse complète et cohérente;
* Mettre en œuvre des solutions : Vous prenez l’initiative de résoudre les problèmes, vous mettez en oeuvre les solutions et vous agissez pour améliorer les processus et les méthodes de travail en tenant compte des évolutions technologiques;
* Soutenir : Vous agissez comme référence, vous accompagnez les collègues, vous les guidez et les soutenez en stimulant la coopération autour de l’objectif commun;
* Servir le client-usager : Vous accompagnez le client-usager de manière personnalisée, vous entretenez des contacts réguliers et constructifs, vous appliquez les lignes de bonne conduite administrative;
* Faire preuve d'ouverture : Vous êtes ouvert au changement et à l’innovation, vous vous ouvrez à la diversité et vous vous intéressez à d’autres disciplines que les vôtres;
* Gérer le stress : Vous gardez votre calme face à la pression, vous restez constructif face à la critique et vous agissez de façon constante malgré les difficultés;
* S'autodévelopper : Vous vous remettez en question de façon régulière, vous apprenez de vos erreurs et vous apprenez continuellement;
* S'impliquer : Vous vous engagez pour générer des résultats, vous assumez la responsabilité et la qualité des actions entreprises, vous vous engagez pour le bien commun.
Conditions d’admission
Poste d'employé de l'État
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Diplômes
Vous avez :
* Soit accompli avec succès 5 années d’études dans l’enseignement secondaire (classique ou général) ou dans le régime de formation du technicien, ou vous présentez un certificat reconnu comme équivalent ;
* Soit obtenu un diplôme DAP.
Le grade ou diplôme requis doit correspondre au moins au niveau 3 tel que défini par le Cadre luxembourgeois des qualifications.
Langues
Vous répondez aux exigences des connaissances de 3 langues administratives pour le groupe d'indemnité C1.
Nationalité
Vous avez la nationalité luxembourgeoise.