Voor de ondersteuning van de operationeel directeur en gedelegeerd bestuurder zoeken we een personal assistant die rust, overzicht en vertrouwen brengt in een dynamische werkomgeving.
Je komt terecht in een context waar veel tegelijk beweegt en snel geschakeld wordt. Net daar maak jij het verschil: je zorgt voor structuur, bewaakt het overzicht en neemt werk uit handen zodat alles vlot blijft lopen.
Je staat dicht bij de kern en wordt een echte rechterhand, met een brede rol die verder gaat dan klassieke ondersteuning.
Admin
Beheren van agenda's en planning
Bewaken van prioriteiten en deadlines
Beheer van centrale mailboxen
Contact met externe partijen zoals advocaten (GDPR, contracten, dossiers)
Opvolging van verzekeringsdossiers en -contracten
Administratieve opvolging van o.a. FSMA-gerelateerde zaken
Beheer van het wagenpark
Ondersteuning bij communicatie en LinkedIn
Facility
Opvolgen van gebouwen, onderhoud en herstellingen
Offertes opvragen, vergelijken en opvolgen
Coördineren van renovaties en werken
Zoeken en aansturen van leveranciers
Vergelijken van bestaande leveranciers
Beheer van laadinfrastructuur
Opvolging van verhuur
Contact met steden en gemeentes
Aanvraag en opvolging van vergunningen
Opvolging van keuringen en regelgeving, inclusief milieuluik
Coördinatie met externe instanties
Zorgen dat alles operationeel vlot blijft draaien
Persoonlijke ondersteuning
Praktische ondersteuning (zoals droogkuis en afspraken)
Versturen van uitnodigingen
Ondersteuning bij events
Opvolgen en organiseren van verplaatsingen
Voorbereiden, opvolgen en verslaggeving van meetings.
Organiseren van events en afspraken
Opvolging van bestellingen en praktische zaken (zoals geschenken en reservaties)
Je werkt gestructureerd en nauwkeurig
Je denkt proactief en meerdere stappen vooruit
Je neemt initiatief en verantwoordelijkheid
Je bent discreet en betrouwbaar
Je communiceert helder en professioneel
Je blijft rustig en behoudt overzicht in een omgeving met tempo
Je schakelt vlot tussen verschillende taken en verantwoordelijkheden
En vooral: je zorgt dat alles blijft draaien, ook wanneer het druk is.
Een gevarieerde functie met verantwoordelijkheid
Nauwe samenwerking op directieniveau
Veel vertrouwen en autonomie
Een dynamische werkomgeving waar geen dag hetzelfde is
Ruimte om initiatief te nemen en mee te denken
Administratie, Film, Rapporteren, Planning, Communicatie, Management, Arbeidsvoorwaarden, SEN, Onderhoud