Jobinhoud
Draag bij aan de operationele effectiviteit van onze strijdkrachten terwijl je je vaardigheden ontwikkelt in een stimulerende en lonende omgeving. Jouw administratieve expertise zal een essentiële schakel zijn in het soepel laten verlopen van onze gevarieerde activiteiten.
Sluit je nu bij ons aan en smeed je toekomst in het hart van de actie bij het Ministerie van Defensie!
Je maakt deel uit van een administratief team bestaande uit militairen en burgerpersoneel. Je bent verantwoordelijk voor de volgende taken:
1. Je beheert de administratieve dossiers
2. Je draagt bij tot de goede organisatorische en administratieve werking
3. Je beantwoordt verzoeken van klanten
4. Je ondersteunt het personeel met administratieve voorschriften op een specifiek gebied: personeelsbeheer, veiligheidsbeheer, opleidingsbeheer, logistiek beheer, public relations beheer, IT-systeembeheer, budgetbeheer, infrastructuurbeheer, enz.
Voor het uitvoeren van je taken kun je vertrouwen op gedetailleerde procedures en richtlijnen, maar ook op je ervaren collega's en je teammanager.
Wij zoeken administratieve assistenten voor verschillende eenheden over heel Vlaanderen. Hieronder vind je per regio meer informatie:
Regio Evere (Brussel)
5. Algemene Directie Materiële Middelen (DG MR)
Je staat in voor het beheer van de fysieke en elektronische briefwisseling, het verdelen van foutief bezorgde post en het beheer van handtekeningen voor specifieke dossiers. Je bent verder verantwoordelijk voor het dagelijks controleren van vergaderzalen en het beheren van de stock bureaumateriaal.
6. Algemene Directie Juridische Steun (DG Jur)
Je ondersteunt het dienstshoofd Budget bij de dagelijkse administratieve taken, met een focus op de verwerking en opvolging van aankoopopdrachten en facturen. Je staat in voor het opvragen van prijsoffertes, het correct invoeren en opvolgen van gegevens in informaticasystemen, en het archiveren van dossiers.
7. Algemene Directie Human Resources (DG HR)
Je ondersteunt het sociaal secretariaat voor de reservisten door administratieve taken uit te voeren en digitale personeelsdossiers correct te verwerken volgens de geldende procedures. Daarnaast kan je instaan voor het beheer van dossiers van rosettas (startbaanovereenkomsten) en contractuele medewerkers. Je blijft op de hoogte van relevante wetgeving en fungeert als aanspreekpunt voor dossiergerelateerde vragen.
8. -
Algemene Directie Budget & Financiën (DG BF)
Je ondersteunt de eenheid met uiteenlopende administratieve taken en draagt actief bij aan het administratief beheer.
Regio Brugge
9. Navy Academy (NAC)
Je bent verantwoordelijk voor de planning van opleidingen voor bemanning en leerlingen. Je onderhoudt contacten met vormingsinstanties, volgt lestrajecten op en verwerkt aanpassingen in de planning.
Regio Zeebrugge
10. Groep Naval Mine Warfare (Gp NMW)
Je biedt secretariaatsondersteuning via postverwerking, klassement en databeheer. Je onderhoudt verder contacten met interne en externe klanten.
11. Group Coastal Security & Harbour Protection (Gp CS&HP)J
Je bent verantwoordelijk voor het beheer en de verspreiding van informatie binnen en buiten de eenheid. Je maakt gebruik van digitale tools en werkt actief mee aan het verbeteren ervan.
12. Directie Navy Logistics & Support (DNLS)
Je ondersteunt de dienst contracten zodat collegas zich kunnen concentreren op het opstellen en nakijken van contracten. Verder kan je instaan voor administratieve en technische ondersteuning. Tot slot kan je instaan voor een correcte verwerking van financiële vergoedingen, verlof en andere personeelsgegevens in het HRM-systeem.
Regio Leopoldsburg/ Peer
13. HQ Gemotoriseerde Brigade (HQ MOT Bde)
Je bent verantwoordelijk voor het verwerken van facturen, het kasbeheer en het opstellen van financiële rapporten. Daarnaast beheer je het budget, analyseer je financiële gegevens en voorzie je het management van advies. Je ziet toe op de naleving van interne controles en financiële procedures om risicos tijdig te signaleren. Ook onderhoud je contacten met financiële instellingen en ondersteun je bij de financiële planning en het opstellen van beleidsrapporten.
14. 10de Tactische Wing (10 W Tac)
Je bent verantwoordelijk voor de opvolging van functionele trainingen, inclusief het verwerken van inschrijvingen en het bijhouden van aanwezigheden. Je coördineert en plant medische afspraken in voorbereiding van operaties, waarbij je zorgt voor een vlotte afstemming tussen alle betrokken partijen. Je houdt dossiers nauwkeurig bij en volgt deze proactief op.
Belangrijk: Je bent bereid in een militair milieu te werken en een veiligheidsverificatie te ondergaan (wet van 11 december betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten, veiligheidsadviezen en de publiek gereguleerde dienst).
Door bij het Ministerie van Defensie te gaan werken, erken en aanvaard je dat op elk moment tijdens jouw dienstverband een veiligheidscontrole vereist kan zijn, afhankelijk van de vereisten van de nationale veiligheid. Je verbindt je ertoe je te onderwerpen aan deze veiligheidsonderzoeken, met inbegrip van die van periodieke aard, overeenkomstig de geldende wet- en regelgeving, met name de wet van 11 december betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten, veiligheidsadviezen en de publiek gereguleerde dienst, zoals gewijzigd bij de wet van 3 mei .
Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de regelgeving (artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober ) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten.
Het personeel (militairen en burgers) moet het neutraliteitsprincipe naleven en dus geen opvallende religieuze symbolen dragen of tonen.