Fonction
Sous la direction de la secrétaire responsable de secteur médical, vous contribuerez avec vos collègues à :
* Gérer les dossiers des patients : rapports des patients/résidents, protocoles, lettres de sortie pour les médecins traitants, formulaires de transfert, formulaires d'admission, …;
* Vérifier si les dossiers sont complets et si tous les documents sont correctement remplis ;
* Assurer la coordination du trajet de patients à profil spécifique : centralisation des données patients, création et gestion d'une base de données, suivi étape par étape, coordination des examens complémentaires en fonction du résultat des examens précédents selon les directives médicales;
* Mise à jour des différentes bases de données patients et rédaction régulière de statistiques pour différents aspects de l'activité médicale (chiffres, pourcentages, graphiques sur Excel);
* Classer et archiver les rapports et dossiers en concertation avec le service archives ;
* Trier, répartir et assurer l'envoi du courrier interne et externe ;
* Gérer les appels téléphoniques ;
* Suivre les conventions si existantes dans le département médical ;
* Gérer l'administration du service (les courriers et la boîte mail, les demandes extérieures d'impression des dossiers médicaux, etc.) ;
* Organiser ponctuellement des évènements ;
* Gérer l'économat ;
* Encadrer des stagiaires et jobistes.
Profil
* Vous êtes titulaire d'un graduat en secrétariat de direction option médicale et vous justifiez d'une expérience de minimum 3 ans dans une fonction similaire.
* Vous maîtrisez la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
* Vous possédez des notions en anglais et néerlandais (lu, écrit et parlé).
* Vous possédez une aisance relationnelle et êtes polyvalent(e).
* Vous êtes ponctuel(le), efficace, autonome, organisé(e), discret(e), vous avez toujours le sourire, et vous êtes fiable tant au niveau de l'exécution des tâches, qu'en matière de confidentialité.
Langue
Vous avez de bonnes connaissances de la seconde langue nationale ou vous êtes disposés à les acquérir (cours de langues organisés en interne sur le temps de travail, possibilité d'obtenir une prime de bilinguisme SELOR de 150€ brut sous réserve de la remise du Selor Art. 10)
Offre
Un contrat de remplacement en 30h40 par semaine.
Classification IFIC: CAT 12 (charte sociale B)
* Des avantages extra légaux :
* Des chèques repas de 7,30€
* Une prime de fin d'année
* Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau (pour vous et pour toute personne inscrite sur votre composition de ménage)
* Avantages mobilité :
* Une intervention dans les frais de transport en commun
* Une indemnité dans les frais km vélo
* Transports en commun à proximité
* Intervention employeur dans le prix de la carte riverain
* 29 jours de congé
* Avantages complémentaires :
* Avantages restauration
* Catalogue d'avantages du personnel (loisirs, mode, ...)
* Un parcours d'intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
* Un programme de formations qui vous permettra d'évoluer tout au long de votre carrière
* De multiples opportunités de carrières au sein d'un grand réseau
* Une politique bien-être et santé au travail
* Mission Interne possible : Pour les candidats déjà salariés de l'H.U.B, le contrat de travail (CDI) est maintenu.
Modalités d'introduction des candidatures
Veuillez-vous rendre sur le site internet ou intranet de l'hôpital et introduisez votre candidature en ligne directement via l'offre concernée (CV et lettre de motivation).