Bordet - Secrétaire médicale assistante chef de service (h/f/x) - CDI - 38h
La société
LHôpital Universitaire de Bruxelles (H.U.B) regroupe lHôpital Erasme, lInstitut Jules Bordet et lHôpital Universitaire des Enfants Reine Fabiola (HUDERF). Créé en à linitiative de la Ville de Bruxelles et de lUniversité Libre de Bruxelles (ULB), ce grand pôle hospitalier universitaire garantit à la fois des soins de santé de haute qualité et accessibles à tous ainsi que lexcellence dans la formation et la recherche. LH.U.B compte 1. lits dhospitalisation et plus de 6. membres du personnel, dont ETP médecins et 3. ETP non médicaux. LH.U.B a pour ambition doffrir à lensemble de ses équipes un cadre de travail épanouissant et attractif, avec des possibilités de formation et dévolution professionnelle, tout en garantissant la pérennité et donc la viabilité financière de lensemble.
Fonction
Objectifs:
Effectuer des travaux de secrétariat et assurer un rôle de relais afin d'apporter un soutien administratif maximal au(x) membre(s) de la direction.
Assurer la bonne gestion du secrétariat dun ou plusieurs médecins afin que les consultations et examens soient réalisés dans les meilleures conditions et que les protocoles et résultats soient transmis dans les délais impartis.
Tâches:
Sous la responsabilité opérationnelle du Médecin Chef de Service, et fonctionnelle de la Secrétaire Responsable de Pôle :
- Se charger du secrétariat du responsable hiérarchique
1. Répond aux appels téléphoniques entrants, les filtre, donne les renseignements d'ordre courant et transfère les appels si nécessaire;
2. Gère l'agenda, assure le suivi des rendez-vous et gère les priorités;
3. Etablit les compte-rendus des réunions qui peuvent avoir un caractère technique;
4. Accueille les visiteurs et les patients, les oriente et répond à leurs questions;
5. Fait le classement du courrier, de la documentation et des archives de la direction ainsi que les dossiers médicaux patients;
6. Assure l'organisation de réunions internes et externes (réservation de salle, invitation, etc.);
- Préparer des dossiers
7. Prépare des rapports et des dossiers de manière autonome, rassemble le cas échéant les informations nécessaires à leur préparation et en assure le suivi;
- Autres activités
8. Organise des évènements internes ou externes;
9. Gère l'économat: commande le matériel de bureau suivant le stock et après approbation;
10. Parraine des stagiaires/jobistes.
11. Effectuer des tâches administratives
12. Gère les dossiers des patients : Dactylographie différents documents transcrits sur base écrite ou orale (ex. dictaphone): rapports des patients/résidents, protocoles, lettres de sortie pour les médecins traitants, formulaires de transfert, formulaires dadmission,; Vérifie si les dossiers sont complets et si tous les documents sont correctement remplis, par ex. en cas dune mise sous protection, et rapporte les problèmes à ce propos au supérieur; Classe et archive les rapports et dossiers en concertation avec le service archives; Trie, répartit et assure l'envoi du courrier interne et externe; Reçoit les appels téléphoniques, les transmet aux personnes concernées ou prend note d'un message si nécessaire; Suit les conventions si existantes dans le département médical ; Gère ladministration du service (les courriers et la boîte mail, les demandes extérieures dimpression des dossiers médicaux, etc.) Assiste la résolution de problèmes bureautiques avec laide du helpdesk
Profil
Formation:
13. Niveau secondaire supérieur ou bachelier en secrétariat, gestion administrative, ou formation équivalente.
14. Compétences techniques
Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Outlook, Excel, logiciels médicaux ou hospitaliers).
Très bonne rapidité et précision en dactylographie, y compris sous dictée audio.
Maîtrise des règles de confidentialité et du secret médical.
Capacité à gérer des documents techniques et médicaux.
Organisation dagendas complexes et coordination logistique.
Compétences comportementales
Sens élevé de la discrétion et de la confidentialité.
Rigueur, précision et sens du détail.
Capacité à prioriser et à gérer plusieurs tâches simultanément.
Aisance relationnelle et sens de laccueil.
Autonomie tout en travaillant en coordination avec léquipe médicale.
Gestion du stress et réactivité.
Esprit dinitiative et polyvalence.
Langue
Vous avez de bonnes connaissances de la seconde langue nationale ou vous êtes disposés à les acquérir (cours de langues organisés en interne sur le temps de travail, possibilité dobtenir une prime de bilinguisme SELOR de brut sous réserve de la remise du Selor Art. 10)
Offre
15. Un contrat à durée indéterminée de 38h semaine.
16. Des avantages extra légaux :
17. Des chèques repas dune valeur de 7,30
18. Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau (pour vous, votre conjoint, vos ascendants ou descendants à charge)
19. Le remboursement à % de labonnement annuel stib, une intervention de 80% dans les frais de transport en commun et/ou des indemnités vélo
20. Une prime annuelle dattractivité
21. Une allocation mensuelle de bilinguisme de brut (sous réserve de la remise du brevet Selor Art. 10)
22. 29 jours de congé
23. De multiples opportunités de carrières au sein dun grand réseau
24. Un parcours dintégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
25. Un programme de formations qui vous permettra dévoluer tout au long de votre carrière
Modalités dintroduction des candidatures