De Business Unit Logistieke en Financiële middelen (BILOG) staat in voor de coördinatie van de informaticabehoeften met betrekking tot de logistieke en financiële processen. Dat doet ze in samenwerking met de Algemene directie van het middelenbeheer en de informatie (DGR) / Directie van de Logistiek (DRL) en Directie van de Financiën (DRF), evenals met alle diensten die betrokken zijn bij logistiek en financieel beheer.
De actueel aanwezige beheerstool is SAP(FedCom/LogisPol), een geïntegreerd ERP-pakket aangeboden door FOD BOSA voor het beheren en opvolgen van financiële en logistieke processen. Daarnaast zijn er enkele interne ontwikkelingen zoals een puntenbeheersysteem voor de verdeling van het basisuniform en wenst men voor financiën en logistiek tevens een centrale informatie/rapporteringstool (= project SAP2MIS in samenwerking met de Business Unit Police Management Accounting). Onze Business Unit staat binnen onze directie ook in voor de coördinatie rond extern aangekochte tools (bijv. SafeQ, CartaID, intelligente sleutelkasten enz.), ontwikkelingen buiten DRI, facility dossiers enz.
Als Product Consultant and Support/Quality controller ondersteun je je collega's (Project Managers) en de Business Unit Manager bij het opleveren van verschillende projecten.
Het grootste deel van het werk zal echter gebeuren na de oplevering van een project/tool. Je staat dan in voor de support/maintenance, het verzamelen van eventuele change requests, het uitvoeren van kwaliteitscontroles op het correct gebruik van de tool/volgen van de procedures, uitvoeren van monitoring op bepaalde interfaces enz.
Monitoring vertegenwoordigt bijgevolg een groot deel van de uit te voeren taken. Die taken omvatten onder andere de volgende acties:
· verwerken van foutlogs;
· verwerken van helpdesktickets;
· contact opnemen met gebruikers;
· gebruikers ondersteunen (n.a.v. issues in de dagelijkse werking van SAP);
· monitoring & kwaliteitscontrole van de vattingen in SAP op basis van een vooraf bepaalde interne lijst;
· ondersteuning bieden bij de jaarlijkse verplichte inventaris van de magazijnen in samenwerking met de financiële dienst;
· rapportering: aanpassen van fouten in rapporten, hertesten van rapporten en creatie van nieuwe rapporten (volgens klantbehoeften);
· testen van gevraagde aanpassingen in de testomgevingen vooraleer deze in productie worden geïmplementeerd;
· controleren of de memofiches nog overeenstemmen met de gevraagde verbeteringen/aanpassingen en deze aanpassen op de SharePoint;
· opsporen van aanpassingen in SAP of de webmodule waarvan de business unit niet in kennis werd gesteld;
· beheren van masterdata van de module onderhoud (infrastructuur, werkplekken enz.);
· voor de verschillende modules samen met de manager bepalen wat de te nemen maatregelen zijn voor de eindejaarsverrichtingen en zorgen voor de overdracht van de aanvragen tot bestellen van de module onderhoud naar een volgend boekjaar;
· maandelijks testen of SAP nog correct werkt na doorgevoerde aanpassingen in MS Office 365.
Er is mogelijkheid tot initiatief, zoals voor het optimaliseren van bovenstaande taken. Bijvoorbeeld: als er veel gelijksoortige fouten zijn, zoeken waarom dat zo is en een (pedagogische) oplossing uitwerken.
Er zijn geen nieuwe projecten in de nabije toekomst, met uitzondering van het project FedCom 2.0 waarbij de huidige versie van SAP naar S/4HANA zal worden gemigreerd (04.2025 - 31.12.2027).
Daarnaast is het belangrijk te weten dat SAP geen eigen product is, maar ter beschikking is gesteld door FOD BOSA, waardoor we niet volledig vrij zijn in wat we ermee doen.
Binnen DRI zijn er ook bepaalde standaarden te volgen en kan men in tegenstelling tot in de privésector niet vrij ontwikkelen of tools aankopen.