Functieomschrijving Administrative Assistant
Als Administrative Assistant ben jij een onmisbare schakel binnen het team. Je bent verantwoordelijk voor:
1. Het bieden van administratieve ondersteuning aan het Procurement-departement
2. Het actief ondersteunen bij prijsvragen en contractbeheer in samenwerking met de aankoper Opvolgen van orderverwerking en -bevestiging Controleren van verzekeringsattesten en opstellen van dossiers en klassement Samenstellen van prijsvergelijkingstabellen op basis van offertes
3. Het zelfstandig beheren van eenvoudige dossiers, inclusief contact met interne klanten en leveranciers
4. Fungeren als aanspreekpunt voor interne klanten en leveranciers via telefoon, e-mail en schriftelijke correspondentie, met een sterke focus op klantvriendelijkheid
5. Het opstellen van rapporten aan de hand van sjablonen en het controleren van de resultaten op coherentie
6. Bijdragen aan de verbetering van processen en samenwerking binnen het backoffice team
7. Klassieke administratieve taken zoals postverwerking en archivering
8. Het opstellen van interne en externe documenten op basis van richtlijnen
Profiel Administrative Assistant
Opleiding: Bachelor diploma, bij voorkeur in een administratieve richting, met minimaal 2 jaar relevante ervaring
Vaardigheden:
9. Teamplayer, nauwkeurig, georganiseerd en stressbestendig
10. Sterke communicatieve vaardigheden en discreet
11. Grondige kennis van MS Office; ervaring met COUPA en/of SAP is een pluspunt
Talenkennis: Nederlands of Frans als moedertaal, met een goede kennis van de tweede taal en basis Engels
Aanbod
12. Een dynamische werkomgeving in het hart van Brussel
13. Een uitdagende en gevarieerde functie waarin je je administratieve en communicatieve talenten optimaal kunt inzetten
14. Samenwerking in een professioneel en collegiaal team