Profil
Connaissances :
Bonne connaissance de la 2ème langue
Diplôme : CESS ou Bachelier (Engagement en tant que niveau C)
Connaissances informatiques :
Excel, word, outlook, intranet communal
Compétences :
Avoir une bonne connaissance du milieu et du fonctionnement des clubs sportifs (constitue un réel atout).
Être capable de comprendre et d’appliquer les dispositions règlementaires en lien avec le fonctionnement du Centre sportif.
Savoir prioriser en fonction des urgences et des contraintes de service.
Sens des responsabilités.
Savoir travailler avec une équipe.
Etre flexible pour son horaire : prestations régulières en soirée ou les week-ends selon les besoins du service.
Horaire : 9H45 à 17H45 avec une pause de midi.
Attitudes :
Accueillir avec courtoisie et disponibilité le public.
Communiquer efficacement avec différents publics : agents communaux, usagers, associations sportives, autorités communales.
Être capable d’écouter activement et de reformuler pour éviter les malentendus.
Adapter son langage selon l’interlocuteur (sportif, parent, élu, partenaire externe).
Être autonome.
Avoir le sens de l’accueil.
Veiller à l’amélioration continue des infrastructures, de l’accueil et de la pratique sportive.
Faire preuve de dynamisme et d’esprit d’initiative.
Faire preuve d’adaptabilité proactive.
Identifier les problèmes et proposer des solutions.
Sens de l’organisation.
Réagir rapidement à un problème technique, une absence de personnel ou un incident avec un usager.
Garder son calme dans les situations tendues (matchs houleux, plaintes d’usagers).
Faire preuve de flexibilité.
Faire preuve d’ouverture et d’engagement responsable.
Offre
2.1. Mission du service :
Le Service des Sports initie et organise la vie sportive quotidienne et ponctuelle de la commune. Il permet le bon fonctionnement des infrastructures sportives et le bon déroulement des évènements liés au sport. Il permet à la commune de pouvoir planifier et développer une politique à long terme visant à offrir au plus grand nombre de citoyens une pratique sportive accessible et de qualité.
2.2. Mission de la fonction :
La mission du secrétaire administratif consiste dans la gestion des infrastructures sportives communales tant au niveau de la gestion du personnel et de l’entretien que dans les relations avec les clubs et les particuliers fréquentant les infrastructures.
Il a également pour mission d’assurer le suivi administratif de tous les dossiers concernant le sport au sein de la commune.
Responsabilités et tâches
Assurer l’accueil au sein du centre sportif et au téléphone.
Rédaction et suivi des délibérations (évènements, occupations de salles, etc.) du service des sports. (en soutien du gestionnaire du centre sportif).
Assurer le suivi de la boîte mail générique.
Gérer les chèques sport (via les site internet de la commune).
Organiser des évènements sportifs et non sportifs (journée portes ouvertes, commune olympique, compétition intercommunale, journées de compétition et de démonstration).
Gérer le personnel du centre sportif (horaire, congé, évaluation) en cas d’absences du gestionnaire du centre sportif.
Venir en soutien au niveau des achats (en cas d’absence du responsable) – Recherches de fournisseurs dans le cadre d’achats de matériels de sport.
Gérer les stocks et le matériel sportif en bon père de famille.
Assurer une communication externe : rédiger et publier des articles faisant la promotion du sport (KK news, Internet, publications sous forme de flyers).
Planifier les réservations et faire le suivi des payements via l’application BigCaptain.
Organiser les réunions du Conseil consultatif des sports. (gestion des convocations, réservation de la salle, rédaction du PV, … Développer de nouvelles activités afin de diversifier l’offre sportive.
Informer, orienter les citoyens sur tous les aspects du sport au sein de la commune et des communes avoisinantes.
Assurer une bonne collaboration avec la direction de la piscine de Ganshoren et gérer les réservations des écoles et des associations.
Réagir rapidement à un problème technique, une absence de personnel ou un incident avec un usager et relayer tous problèmes d’infrastructures et/ou techniques auprès des services concernés.