L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de 6000 employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38.000 étudiant·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.
Au sein du département des Infrastructures, le service « Projets & Constructions » a en charge plusieurs projets de construction et de rénovation sur divers campus de l’ULB.
Pour mener à bien les missions qui lui sont confiées, le service est composé d’une équipe pluridisciplinaire de 10-15 personnes veillant à couvrir la plupart des domaines de compétences nécessaires à l’accomplissement de ses objectifs. Le Service projets et Constructions collabore également avec les autres services du Département et les autres Départements de la Communauté Universitaire. Les projets sont gérés individuellement ou en équipe selon les besoins et nécessitent dans ce cas une complémentarité des profils. Dans le cadre de ce recrutement, la personne choisie sera désignée comme « chef·fe de projets », de développement du plan immobilier
Le/La chef·fe de projet sera affecté·e au projet du « Palais Collectif » sur le campus de la Plaine, nouveau complexe d’auditoires, foyer polyvalent et centre de recherches. Il s’agit d’un projet à développer sous forme d’un Design and Build et partiellement financé par des fonds extérieurs
Dans le cadre du développement de ce projet, le maitre d’ouvrage (l’ULB) a désigné un Bureau d’études qui assure la mission d’assistance à la maitrise d’ouvrage sous la direction du fonctionnaire dirigeant : directeur du département des infrastructures.
La/le chef·fe de projet bénéficiera de l’expertise et de la collaboration de l’AMO, qui coordonne l’ensemble de l’opération du développement du projet jusqu’à l’attribution du marché public du design and build. Ensuite, la/le chef·fe de projet assurera l’entière coordination de l’exécution du projet sous la supervision de la responsable du service projets et constructions.
Cette fonction relève de la famille de valorisation F (ARCHI) ou INGE2 dans la cartographie interne de l'ULB. Cela sera dépendant du diplôme du/de la candidat·e choisi·e.
Le Département des infrastructures - service projets et constructions recrute Un·e chef·fe de projet « plan immobilier » Pour un CDI contractuel à temps plein Missions essentielles Mission 1 – montage et pilotage global du projet Participer, aux côtés du service Planification, à la programmation des projets, à la définition d’opportunités et d’autres projets spécifiques à inclure dans le périmètre du projet global
Réaliser des études de faisabilité et des études de cas.
Développer suivre et gérer les projets de la phase conception à la phase réalisation. Ce développement peut se dérouler soit en interne (établissement de dossier complet d’exécution par le/la collaborateur·trice, soit en externe par désignation d’auteurs de projet).
Elaborer et/ou participer à la structuration des marchés publics (service et/ou travaux) permettant de développer le projet (pour le projet « palais collectif », sous la forme d’un Design & Build), établir et accompagner la finalisation des documents de marché.
Contribuer aux étapes de publication, à la procédure de sélection, à l’analyse des offres et au processus d’attribution.
Assurer le pilotage contractuel du marché après attribution.
Veiller au respect des engagements des adjudicataires en matière de programme, budget, qualité et planning.
Respecter et faire respecter les plannings et les budgets alloués au projet.
Analyser de manière critique les livrables (études, estimations, planning, variantes).
Identifier les risques contractuels et proposer des mesures de sécurisation.
Analyser, synthétiser et préparer des outils d’aide à la décision.
Préparer et structurer les décisions stratégiques nécessaires à l’avancement du projet.
Accompagner et/ou collaborer avec l’AMO dans le cadre des réunions de pilotage.
Représenter la maîtrise d’ouvrage en réunions de chantier.
Assurer la continuité du pilotage en l’absence de la direction de projet.
Assurer, le cas échéant en collaboration avec les auteurs de projets externes, la réception des travaux, tests de mise en service et accompagner l’écolage des ouvrages pour les équipes d’exploitation du département.
Vérifier et valider le décompte final du projet et présenter un rapport de fin de projet.
Vérifier et transmettre les dossiers as-built et d’interventions ultérieures.
Le poste implique un niveau d’expertise élevé et une autonomie affirmée avec une grande capacité de collaboration, et de coordination d’intervenants multiples, internes comme externes.
Mission 2 - Coordination des parties prenantes internes et intégration des exigences d’exploitation Assurer l’intégration des plans directeurs de l’ULB dans tous les projets (Plan Climat, Plan Cap 2030, Plan guide…etc.), et suivre les plans de développement régionaux et locaux.
Assurer la coordination structurée des services internes impliqués dans le projet (Exploitation, BETS, SIPP, SLCI, CAV, IT, SEM, etc.) afin de garantir l’intégration cohérente et anticipée de leurs exigences dans le cadre des projets à développer.
À ce titre, le/la chef·fe de projet :
Organise et anime les réunions d’interface avec les services internes concernés.
Recueille, formalise et hiérarchise leurs besoins fonctionnels et techniques.
Traduit ces exigences en prescriptions à intégrer au projet, de façon appliquée.
Veille à l’intégration effective des contraintes d’exploitation, de maintenance, de sécurité et d’infrastructure dans les études et propositions.
Identifie les incompatibilités éventuelles entre demandes internes et contraintes budgétaires ou calendaires.
Prépare les arbitrages nécessaires et en assure la traçabilité.
Garantit la cohérence globale des décisions prises et leur compatibilité avec les objectifs du projet.
Mission 3 - Reporting financier, stratégique et appui à la décision Assurer la structuration, la formalisation et la communication des éléments nécessaires à la prise de décision des autorités, et garantir une vision claire et consolidée de l’avancement du projet.
À ce titre, le/la chef·fe de projet :
Élabore et met à jour les tableaux de bord du projet (planning, budget, risques, jalons décisionnels) ;
Produit des notes de synthèse structurées à destination des autorités ;
Prépare les supports nécessaires aux comités de pilotage et instances décisionnelles ;
Identifie les points sensibles ou structurants nécessitant arbitrage ;
Formule des analyses et recommandations étayées ;
Assure la traçabilité des décisions prises et leur déclinaison opérationnelle ;
Contribue à la cohérence globale du discours institutionnel relatif au projet ;
Etablit ou contribue à l’établissement de document de communication interne et externe sur l’évolution des projets, de leurs ambitions.
Le cas échéant, cette mission comprend également le reporting nécessaire vis-à-vis des autorités subsidiantes du projet (Feder ou autres le cas échéant).
Être titulaire d’un master en architecture, Ingénieur·e civil·e, ingénieur·e architecte, reconnu par la FWB ou une expérience équivalente de 10 à 15 années dans le secteur de la construction.
Avoir une expérience significative de 10 à 15 ans en développement et gestion de projets immobiliers complexes.
Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (Demander une équivalence de diplôme en Fédération Wallonie-Bruxelles - Equivalences de diplômes).
Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier Piloter un projet immobilier complexe dans le respect des objectifs de qualité, budget et planning.
Structurer et coordonner les interventions de multiples parties prenantes.
Analyser de manière critique des études techniques, estimations financières et plannings.
Identifier, anticiper et gérer les risques d’un projet.
Organiser et animer des réunions de travail et en assurer le suivi.
Structurer l’information et produire des outils de suivi clairs (tableaux de bord, indicateurs, reporting).
Préparer des notes de synthèse et supports d’aide à la décision.
Assurer une représentation crédible de la maîtrise d’ouvrage en réunion technique ou chantier.
Connaissances / compétences Capacité à gérer de façon autonome un projet ou un portefeuille de projets de minimum 5M€.
Bonne compréhension du cadre réglementaire des marchés publics.
Expérience dans la préparation, l’analyse ou le suivi de marchés publics de travaux.
Capacité à évoluer dans un environnement institutionnel.
Excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse.
Maîtrise des outils de suivi de projet (planning, suivi budgétaire, reporting).
Connaissance et pratique d'Autocad.
Connaissance des notions de durabilité, de résilience climatique et d’économie circulaire.
Autonomie et sens des responsabilités.
Rigueur et capacité d’organisation.
Esprit d’analyse et de synthèse.
Capacité à prioriser et à gérer une charge de travail importante.
Aisance relationnelle et capacité à interagir avec des interlocuteurs variés.
Posture professionnelle adaptée à un environnement institutionnel.
Discrétion et sens de la confidentialité.
Atouts Expérience dans le cadre d’un marché Design & Build.
Expérience en maîtrise d’ouvrage ou en assistance à maîtrise d’ouvrage.
Expérience de projets en site occupé.
Expérience en coordination de services d’exploitation, maintenance ou infrastructure.
Connaissance du processus BIM.
Enthousiasme et flexibilité.
Capacité à formuler des recommandations argumentées.
Sens politique et compréhension des enjeux institutionnels.
Assertivité mesurée et capacité à poser un cadre.
Orientation solution et pragmatisme.
Capacité à travailler en appui stratégique d’une direction de projet.
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