Temps complet
Département: Administration & ICT
Description de l'entreprise
Au cœur de Bruxelles, nous prenons soin de tout un chacun. La Clinique Saint-Jean est un lieu d'écoute et de respect des différences. Cela vaut pour nos plus de patients et pour nos 1.800 collègues. Ensemble, nous nous engageons à offrir les meilleurs soins, en utilisant des traitements de pointe et des nouvelles technologies. Et ensemble, nous créons un environnement où tout le monde se sent chez soi.
Description du poste
En tant que du secrétariat de la Radiologie, vous supervisez une équipe dynamique de 15 équivalent temps plein répartie sur deux sites (Botanique et Méridien). Vous veillez à garantir un accueil professionnel de nos patients tout en garantissant la bonne gestion administrative des dossiers et la coordination avec les différents acteurs hospitaliers.
Fonction :
Encadrement et organisation
* Superviser l'équipe de façon à garantir un fonctionnement optimal du secrétariat et soutenir l'équipe dans ses tâches quotidiennes
* Planifier les horaires en fonction des besoins du service pour en garantir la continuité et gérer le flux des patients
* Gérer les tâches administratives relatives à l'organisation de l'équipe (changement d'horaire, congés…)
* Répartir les tâches, veiller à la bonne communication interne et à la mise à jour des procédures
* Former et accompagner les nouveaux collaborateurs ou stagiaires
* Mettre à jour et gérer la paramétrisation informatique des agendas des médecins
Accueil et gestion administrative du patient
* Accueillir et orienter les patients et les aidez à se préparer pour leur échographie
* Gérer les rendez-vous, inscriptions et dossiers administratifs via les outils informatiques (WISH, Cliniweb, Medes…).
* Assurer le suivi des dossiers (assurances, mutuelles, Fedasil, etc.) et garantir l'exactitude des informations
Facturation et gestion financière
* Encoder les paiements, assurer la facturation des prestations et le suivi avec les mutuelles
* Tenir le journal de caisse et garantir la conformité des opérations
Support administratif et communication
* Participer activement aux projets de service et à l'amélioration continue des processus
* Gérer le courrier entrant et sortant, la rédaction et la transmission des protocoles médicaux
* Commander et gérer le matériel du secrétariat
Qualifications
* Vous détenez un diplôme d'enseignement supérieur (secrétariat médical ou secrétariat de direction) ou d'une expérience professionnelle équivalente
* Vous avez idéalement une première expérience en gestion d'équipe
* Vous possédez de bonnes capacités de jugement et gérez les situations rencontrées de façon juste, équitable et humaine
* Vous disposez de réelles capacités organisationnelles et gérez vos tâches avec rigueur et autonomie
* Vous possédez d'excellente compétences en communication et vous vous exprimez avec professionnalisme
* Vous savez établir des priorités et gérer les situations stressantes tout en veillant à maintenir un.e approche juste et bienveillante
* Vous êtes dynamique, accueillant.e et empathique
* Vous possédez de bonne connaissance des outils bureautiques et des logiciels hospitaliers
* Vous êtes bilingue (FR-NL) voire trilingue (EN)
Informations complémentaires
NOUS VOUS OFFRONS
* L'opportunité de contribuer à un secteur porteur de sens
* Un salaire conforme au secteur
* Un environnement de travail accueillant où l'aspect humain est primordial et où vous serez entouré.e d'une équipe formidable
* Avantages extralégaux :
* Assurance hospitalisation après 6 mois et assurance accidents vie privée
* Prime de fin d'année conformément au secteur
* Un lieu de travail facilement accessible par les transports en commun
* Indemnités de transport (remboursement intégral des transports en commun, indemnités vélo et kilométriques, possibilité de leasing vélo)
* 25 jours de congé/an
* Restaurant d'entreprise à tarif préférentiel
* Consultations médicales à la Clinique Saint-Jean au tarif mutuelle
* Réductions pour le personnel via « Benefits at Work
Intéressé(e)? Adressez votre candidature accompagnée d'un CV détaillé et une lettre de motivation au département des Ressources Humaines via – JOBS