We zoeken een veelzijdige Office Manager / Personal Assistant die houdt van structuur, initiatief neemt en graag deel uitmaakt van een ondernemend team.Jouw rol Als office Manager ben je een centrale schakel in het bedrijf, je ondersteunt de dagelijkse werking van de organisatie en zorgt voor een vlotte administratieve opvolging van projecten van verkoop tot oplevering. De functie combineert administratieve organisatie, dossierbeheer en algemene office ondersteuning. Daarnaast biedt de Office Manager ondersteuning aan het management bij praktische en organisatorische taken. De Office Manager fungeert als centraal aanspreekpunt voor interne administratie, coördineert de opvolging van dossiers en bewaakt dat alle administratieve processen correct en tijdig verlopen. Takenpakket 1. Administratieve opvolging verkoopdossiers Beheren en administratief verwerken van verkoopsdossiers. Registreren en opvolgen van verkopen in interne systemen en administratieve overzichten. Aanvullen en archiveren van documenten in digitale en fysieke dossiers. Coördineren van communicatie met notarissen, kopers en interne collega's. Opvolgen van belangrijke mijlpalen zoals aktedatums en bijhorende documentatie. 2. Ondersteuning uitvoering projecten Administratieve opvolging van projecten tijdens de uitvoeringsfase. Beheren en archiveren van projectdocumentatie en ondertekende documenten. Up-to-date houden van interne overzichtstabellen en facturatieoverzichten. Ondersteunen bij de opvolging van meerwerken en projectkeuzes van kopers. Inplannen van praktische afspraken tussen kopers en projectleider. 3. Administratieve coördinatie opleveringen Organiseren en administratief voorbereiden van voorlopige opleveringen. Inplannen van de voorlopige oplevering. Opstellen en beheren van opleveringsdossiers. Registreren en archiveren van opleveringsdocumenten en processen-verbaal. Afstemmen met interne diensten voor facturatie en verdere administratieve afhandeling. 4. Algemene office management taken Ondersteunen van de algemene kantoorwerking en administratie. Mee organiseren van interne activiteiten en events. Boeken van vluchten en hotels voor zaakvoerders voor afdeling in Slowakije. Ondersteunen van praktische afspraken voor wagenpark. Opvolgen van algemene kantooradministratie zoals post en telefonie. Oplossen van ad-hoc organisatorische of praktische problemen. 5. Personal assistant Ondersteunen bij praktische en organisatorische taken voor familie De Nil. Mee organiseren van reizen en privé-gerelateerde planning. Coördineren van onderhoud en praktische zaken rond privépatrimonium. - Hands-on en flexibel ingesteld - Sterk in organiseren en prioriteiten stellen - Discreet en betrouwbaar - Probleemoplossend en zelfstandig - Vlot met PC: Excel, Word, PDF en algemene digitale tools- Ervaring als office manager, PA of gelijkaardig is een plus, geen must Facturering, Planning, Management, Documentbeheer, Administratie, Onderhoud, Uitvoering, Administratie, Verkoop, Archive, Communicatie, Telefonie, MS Excel, Problemen oplossen, Office-Management