Functieomschrijving
Ben jij een organisatorisch talent met een scherp oog voor detail en uitstekende communicatieve vaardigheden? Heb je ervaring met het beheren van een kantoor én wil je daarnaast de CEO direct ondersteunen? In deze gecombineerde functie van Office Manager & Personal Assistant bij Grant Thornton ben jij het kloppend hart van het kantoor en zorg je dat alles soepel verloopt, terwijl je de CEO proactief ondersteunt in een dynamische en afwisselende werkomgeving.
Wat ga je doen?
Jij runt het kantoor met een glimlach:
1. Je ontvangt bezoekers op een vriendelijke manier, regelt hun registratie, beheert bezoekersbadges en wijst hen de weg binnen het kantoor
2. Ook inkomende en uitgaande oproepen worden professioneel afgehandeld, met correcte doorverbindingen
3. Daarnaast beheer je de inkoop en administratie van kantoorartikelen en fungeer je als aanspreekpunt voor praktische vragen over kantoortools
4. Verder houd je toezicht op alles rond het kantoorgebouw, van apparatuur en digitale systemen (badges, lockers) tot catering en algemene orde en netheid.
5. Inkomende en uitgaande post wordt nauwkeurig verwerkt en correct gedistribueerd
6. Tot slot plan en coördineer je interne evenementen, vergaderingen en sociale activiteiten, zodat het kantoor soepel en georganiseerd functioneert.
Jij ondersteunt de CEO in dagelijkse werkzaamheden:
7. Je beheert de agenda van de CEO en plant afspraken en vergaderingen zorgvuldig.
8. Bereidt meetings volledig voor, inclusief documentatie en achtergrondinformatie, zodat de CEO altijd goed geïnformeerd is.
9. Stelt presentaties en rapportages op en zorgt dat deze tijdig beschikbaar zijn voor het senior management.
10. Filtert en prioriteert e-mails en telefoongesprekken en fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
11. Noteert vergaderingen en volgt actiepunten proactief op, zodat alles vlot wordt opgevolgd.
12. Organiseert (internationale) zakenreizen en coördineert de logistiek rond meetings en evenementen.
13. Biedt ad-hoc ondersteuning en lost problemen zelfstandig en proactief op.
Vereisten
Ben jij de Office Manager & Personal Assistant die we zoeken?
14. Je bent energiek, georganiseerd en een echte teamspeler
15. Relevante ervaring in een vergelijkbare functie of in een combinatie van Office Manager en Personal Assistant
16. Je beheerst Nederlands en Engels vlot; kennis van het Frans is een mooie plus
17. Je bent vlot in de omgang, assertief en kan zelfstandig werken
18. Je blijft kalm in drukke situaties, werkt probleemoplossend en behoudt overzicht
19. Flexibiliteit, multitasking en vertrouwelijkheid zijn voor jou vanzelfsprekend
20. Je kunt professioneel omgaan met vertrouwelijke informatie
21. Je behoudt overzicht bij complexe agenda’s, vergaderingen en projecten en weet prioriteiten effectief te stellen
Wat krijg je van ons?
Bij Grant Thornton krijg je fijne collega’s en een toffe werksfeer. En het is niet voor niets dat we trots het Great Place to Work-certificaat dragen!
Dit is wat we jou nog meer te bieden hebben:
22. Een aantrekkelijk loonpakket met aanvullende vakantiedagen, een telefoonabonnement, verzekeringen en een cafetariaplan, waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen wens kunt aanpassen, zoals een fietsplan, multimedia of andere voordelen die aansluiten bij jouw persoonlijke voorkeuren.
23. Een organisatie in volle groei, waar je mee bouwt aan de toekomst en écht impact kan maken.