Votre mission
Dans le cadre du Master conjoint SMACCs (SMArt Cities and Communities, ), organisé conjointement par l’UMONS, l’Université du Pays Basque Espagnol (Espagne), l’Université de Vaasa (Finlande) et l’International Hellenic University (Grèce) et financé par l’Agence Exécutive Européenne pour l’education et la Culture (EACEA), et des activités liées à la mobilité étudiante internationale, la Faculté Polytechnique et la Faculté Warocqué d’Économie et de Gestion recherchent un·e assistant·e administratif·ve pour renforcer leur équipe.
Au sein de celle-ci, vous assurerez notamment la charge administrative liée à l’organisation du master SMACCs.
Vos responsabilités
1. Création, gestion et mise à jour de documents administratifs (courriers, tableaux Excel, dossiers, archivage, PV de réunions, etc.), planification de réunions.
2. Gestion de la boîte email SMACCs et des appels téléphoniques.
3. Gestion administrative des candidatures reçues pour le Master SMACCs.
4. Interactions avec le personnel administratif des partenaires SMACCs.
5. Premier point de contact pour les étudiants internationaux : aide à l’installation, au logement et aux formalités administratives, relais auprès des services internes de l’UMONS et des services externes à l’UMONS relatifs à l’accueil des étrangers (Office des Etrangers, etc.).
6. Encodage et suivi des étudiants.
7. Coordination avec le Service des relations internationales pour la conception des programmes individuels et le suivi des étudiants en mobilité (IN/OUT).
8. Participation aux tâches du Secrétariat des études.
9. Liste des tâches non-exhaustive et susceptible d’être complétée tout au long de la prise en fonction.
Votre profil
10. Vous êtes en possession d’un diplôme de bachelier, idéalement en secrétariat de direction, ou faites valoir une expérience équivalente.
11. Excellentes compétences organisationnelles et rédactionnelles.
12. Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, etc.).
13. Aisance relationnelle, en particulier avec un public étudiant.
14. Capacité à travailler de manière autonome tout en s’intégrant dans une équipe.
15. Très bonne connaissance de l’anglais (écrit et oral).
16. Une expérience préalable en gestion de la mobilité internationale ou dans l’enseignement supérieur est un atout.
Notre offre
17. Un contrat à durée à durée déterminée de 6 mois, renouvelable en contrat à durée indéterminée à temps plein (38h/semaine), au grade de 1er agent spécialisé.
18. Une rémunération mensuelle brute minimum de 2.839,27 € (avec possibilité de valorisation de l’expérience acquise, notamment, dans le secteur privé).
19. Le remboursement de votre abonnement de transport en commun ainsi qu’une indemnité vélo.
20. Des horaires de travail variables (arrivée entre 07h30 et 09h00 et départ entre 16h00 et 18h00).
21. Flexibilité encouragée en terme de télétravail.
22. 27 jours minimum de congé par an (à adapter selon votre contrat).
23. L’affiliation à une assurance-groupe.
24. Des possibilités de formation et d’évolution.
25. Votre bien-être au centre de nos préoccupations (crèche, activités sportives et culturelles, etc.).