Ce poste s'inscrit dans le cadre de l'administration d'une faculté universitaire.
Détails du poste
* Titre du poste : Gestionnaire administratif·ve
* Fonction : Assistant·e administratif·ve
* Objectif principal :
L'assistant·e administratif·ve apporte un support administratif à l'enseignement, principalement pour l'organisation des masters en enseignement. En effet, il/elle est responsable de la gestion des programmes, du suivi des contrats et des horaires des cours.
Pour les Masters en enseignement des sections 4 et 5, l'assistant·e administratif·ve a pour tâche :
* Rôle d'interface entre la faculté EDUC, les Hautes Ecoles, les facultés associées et les services centraux pour l'organisation des cours ;
* Service d'informations pour les Hautes Ecoles ;
* Suivi des contrats des collaborateurs·trices pédagogiques intervenant dans les cours transversaux ;
* Support administratif pour l'école et la gestion des programmes ;
* Horaires des cours et examens.
Pour les Masters en enseignement des sections 1 à 3, l'assistant·e administratif·ve a pour tâche :
* Support administratif pour l'école et la gestion des programmes ;
* Support pour les horaires cours et examens.
Pour la faculté, l'assistant·e administratif·ve a pour tâche :
* Suivi de la maintenance du catalogue des formations et l'encodage de cahiers de charge et fiches descriptives de cours ;
* Mise à jour des mandats des responsables académiques et des jurys restreints.
Compétences requises
* Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) en secrétariat de direction ou expérience équivalente ;
* Parfaite maîtrise du français (à l'oral et à l'écrit) ;
* Maîtrise des outils bureautiques : aisance dans l'utilisation des outils courants (Word, Excel, SharePoint) et des applications informatiques administratives (ADE Expert, EPC, OSIS) ou disposition à en acquérir la maîtrise ;
* Aptitude à la planification et à l'organisation : anticipation, autonomie, gestion des priorités, gestion simultanée de plusieurs dossiers ;
* Capacité d'anticipation mais aussi d'adaptation aux situations nouvelles ;
* Qualité du travail, fiabilité et rigueur ;
* Qualités d'accueil, de communication et de contact ;
* Intérêt pour le travail en équipe et sens de la solidarité ;
* La connaissance du fonctionnement de l'institution et de ses organes est un atout.
Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.
Comment postuler
Veuillez envoyer votre candidature à [Adresse e-mail].
Nous vous remercions de votre intérêt pour ce poste et nous vous contacterons prochainement.