De Universiteit Antwerpen is een dynamische, toekomstgerichte universiteit. We bieden vernieuwend academisch onderwijs aan meer dan 20 000 studenten, verrichten baanbrekend wetenschappelijk onderzoek en spelen een belangrijke dienstverlenende rol in de maatschappij. Met meer dan 6 000 medewerkers uit 100 verschillende landen bouwen we dagelijks aan de wereld van morgen. Samen verleggen we grenzen en geven we de richting aan. De richting van de toekomst. En die kan jij mee bepalen.
Het Departement Fysica van de Universiteit Antwerpen zoekt een deeltijdse (25%) dossierbeheerder-expert voor het Departementaal Secretariaat Fysica.
Functieomschrijving
De functie omvat onder andere volgende opdrachten:
* Je werkt nauw samen met de office manager, en staat in voor vervanging in diens afwezigheid. In dit kader notuleer je vergaderingen en sta je in voor de opvolging van personeelsdossiers.
* Je verzorgt voornamelijk taken binnen het departementaal secretariaat Fysica behorende tot het toegewezen domein financiën, waarbij je instaat voor de voorbereiding, opvolging en uitvoering van financiële, administratieve en logistieke taken van projecten.
* Je bewaart het overzicht van de verschillende projecten, en kan financiële implicaties inschatten. Dit doe je in nauwe samenspraak met de budgetbeheerder.
* Je verstrekt correct informatie aan collega’s, klanten en opdrachtgevers op mondelinge, schriftelijke of elektronische wijze.
* Je staat mee in voor de analyse, evaluatie en ondersteuning van het beleid en/of beleidsvoering vanuit jouw specifieke deskundigheid eigen aan het toegewezen domein financiën: overleg initiëren, organiseren, bijwonen en notuleren, op peil houden van eigen vakkennis, ontwikkelen, aanpassen en introduceren van nieuwe technieken. Je bouwt je eigen netwerk uit binnen de organisatie.
* Daarnaast sta je samen met je collega’s in voor de dagelijkse werking van het secretariaat: je volgt bestellingen en onkosten op, beantwoordt vragen van collega’s, verzorgt de postbedeling, etc.
Bij het realiseren van de doelstellingen hou je rekening met de voorziene instructies en de regelgeving.
Profiel
* Je bezit een diploma van professionele/academische bachelor of hoger onderwijs van het korte type/lange type of gelijkwaardige competenties door ervaring.
* Ervaring in het gebruik van ERP-programma’s zoals SAP of Oracle is een pluspunt
* Je kan vlot overweg met MS Office. Kennis van Excel is noodzakelijk: je werkt gemakkelijk met formules en kruistabellen. Verdere gevorderde kennis van Excel is een pluspunt.
* Je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en het Engels. Kennis van het Frans is een pluspunt.
* Je werkt goed in team, en gaat klantvriendelijk, oplossingsgericht, integer, creatief, kwaliteitsgericht en samenwerkingsgericht te werk.
* Je kan goed plannen en organiseren.
Aanbod
* We bieden je een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur van 1 jaar (met mogelijkheid tot verlenging).
* Je ontvangt een bruto maandwedde binnen de gradenvork 5.1-7.1 van de loonschalen van het Administratief en Technisch Personeel. Je aanvangsgraad (doorgaans graad 5) hangt af van je relevante professionele ervaring. Bij een deeltijdse aanstelling wordt je salaris pro rata berekend op basis van het tewerkstellingspercentage.
* Je krijgt maaltijdcheques, ecocheques, internet-connectiviteitsvergoeding ,een groepsverzekering, een verzekering gewaarborgd inkomen, en een fietsvergoeding of volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.
* Je kan volgens een flexibele arbeidstijdregeling werken. In samenspraak met het team en je diensthoofd, is deels thuiswerk mogelijk.
* Je hebt 40 vakantiedagen en een week collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar.
* Je werkt grotendeels op Campus Drie Eiken, en indien vereist voor de werking van de dienst op Campus Groenenborger, in een dynamische en stimulerende werkomgeving.
* Lees hier meer over werken bij de Universiteit Antwerpen en ontdek alle andere voordelen.
Solliciteren?
* Je kan tot en met 1 december 2025 voor deze vacature solliciteren via het online sollicitatieplatform van de Universiteit Antwerpen. Klik op de knop ‘solliciteren’, vervolledig het online sollicitatieformulier en voeg zeker de volgende bijlage toe: motivatiebrief.
* De selectiecommissie zal zo snel mogelijk na de sollicitatiedeadline alle sollicitaties bekijken. Zodra er een beslissing genomen is, brengen we je op de hoogte en informeren we je over de eventuele volgende stap(pen) in de selectieprocedure.
* Bij vragen over het online sollicitatieformulier kan je de Frequently Asked Questions raadplegen of mailen naar jobs@uantwerpen.be. Bij inhoudelijke vragen over de functie kan je contact opnemen met Tessa Debilde (office manager, tessa.debilde@uantwerpen.be, +32 3 265 91 71).
De Universiteit Antwerpen is een duurzame, gezinsvriendelijke organisatie die maximaal in de groei van medewerkers investeert. We stimuleren diversiteit en hechten veel belang aan een inclusieve werkomgeving met gelijke kansen - ongeacht gender, functiebeperking, afkomst, levensbeschouwing, seksuele oriëntatie of leeftijd. Wij moedigen mensen met een diverse achtergrond en diverse eigenschappen aan om te solliciteren.