Assistant(e) de Direction
Rôle principal :
1. Traitement et diffusion d'informations : filtrer, traiter les communications téléphoniques, les courriers et les mails de manière à assurer une circulation optimale des informations entre l'équipe directionnelle, le personnel et/ou les relations externes.
2. Gestion administrative : rédiger, dactylographier, synthétiser, mettre en page, traduire et diffuser les documents, réaliser des tableaux statistiques et des tableaux de bord administratifs (tableaux Excel, rapports Word, présentations PowerPoint, etc.), préparation de dossiers divers, gestion des attestations (initiales, renouvellements, …), des documents de fin de chantiers.
3. Gérer l'agenda du Directeur Général et de son équipe : rendez-vous, convocations, ..., organiser les réunions (réservation, intendance, dossiers et documentation, accueil visiteurs, ...). Prise de notes et rédaction des procès-verbaux de réunion.
4. Classer et archiver l'ensemble des documents (papier et électronique) du bureau ou des services. Apporter un soutien administratif à l'équipe directionnelle ainsi qu'aux autres services si nécessaire.
5. Organisation d'événements pour la Direction, les équipes et/ou la totalité du personnel selon les circonstances : proposition d'activité(s), réservation(s), communication, invitations, débriefing.
6. Communication interne / externe : collaboration avec l'équipe marketing et communication pour les mises à jour d'informations internes – liste téléphone, calendrier, contacts … - et annonces internes ou externes, relais en interne des demandes issues de l'entreprise et/ou du groupe. Gestion sponsoring et publicités.
7. Collaboration avec les équipes internes : gestion ou participation à la gestion de projets pour mise en place de processus, procédures, documents, … internes selon les demandes, en collaboration avec les équipes Comptabilité, RH, Etudes, QHSE, Production, Admin, Achats, Contrôle de gestion, … de l'entreprise et/ou d'autres entités du groupe.
8. Gestion courante du bureau : commandes de matériel de bureau, gestion du courrier entrant, gestion des salles de réunion partagées, imprimés internes (agendas, cartes visite, …).
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Compétences et qualifications requises :
* De formation supérieure en secrétariat, vous disposez d'une première expérience dans une fonction d'Assistant(e) de Direction.
* Vous avez des excellentes capacités de rédaction et de synthèse, un bon sens des priorités et un excellent relationnel.
* Vous faites preuve d'une grande discrétion.
* Vous travaillez avec rigueur et avez un grand sens des responsabilités.
* Certification en MS-Office est requise.
* La connaissance approfondie de l'allemand, ainsi que la maîtrise du luxembourgeois sont un atout. Toute autre langue étrangère est bienvenue.
* Une maîtrise parfaite du français à l'oral comme à l'écrit est indispensable.
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Bénéfices :
* Salaire attractif.
* Des avantages extra-légaux.
* Des opportunités de formation continue interne/externe.
* Fonction polyvalente au sein d'un environnement dynamique de travail.
* Entreprise attentive à l'humain.
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Détails supplémentaires :
* Toute connaissance ou expérience du monde de la construction au Luxembourg constitue un atout.