Le CIN & l'AIM RECRUTE un PROCUREMENT & FINANCE OFFICER
Fonction
En tant que Procurement & Finance Officer, vous jouez un rôle clé dans le soutien administratif de nos processus d'achats et de facturation. Vous assurez la création correcte et le suivi des Purchase Orders (PO), une gestion précise des factures sortantes, ainsi qu'un flux administratif fluide entre les services internes et les fournisseurs. Vous faites partie de l'équipe Corporate Services, qui constitue le moteur de soutien des deux organisations.
Vous aimez la structure, travaillez avec précision et tirez de l'énergie de processus administratifs bien organisés et professionnels.
Administration des achats
- Traitement administratif des demandes d'achat selon les règles des marchés publics.
- Préparation et soutien administratif des petits marchés publics (demandes d'offres, comparaisons, rapports).
- Création, enregistrement et suivi des Purchase Orders (PO).
- Conservation de toute la documentation pour audit, inspection ou contrôle interne.
- Contact avec les fournisseurs pour les demandes de prix, documents manquants ou exigences formelles liées aux marchés publics.
- Soutien administratif à la politique d'achat.
Facturation
- Vérification des factures par rapport aux PO, contrats, prix, etc.
- Suivi des circuits d'approbation pour permettre à la comptabilité de payer dans les délais.
- Signalement et résolution des écarts en concertation avec les achats et la comptabilité.
- Transmission d'une documentation correcte au service finance pour les paiements, audits et rapports.
- Premier point de contact pour la comptabilité concernant PO, fournisseurs, documentation et délais de paiement.
- Constitution des documents justificatifs pour les refacturations.
- Soutien à l'établissement de factures externes basées sur l'enregistrement de temps.
Gestion documentaire et suivi des processus
- Structuration et archivage de tous les documents liés aux marchés publics (offres, décisions, contrats, rapports d'attribution).
- Mise à jour des tableaux de suivi (marchés en cours, fournisseurs, échéances contractuelles, statut des factures…).
- Soutien au procurement et finance pour les rapports de suivi.
- Participation à l'optimisation des processus internes d'achat et de facturation.
Profil
Vous êtes le candidat idéal si vous disposez de :
- Un diplôme secondaire ou supérieur en administration, finance, office management ou domaine similaire.
- Une expérience en administration des achats, marchés publics ou facturation (atout).
- Une approche précise, structurée et une aisance avec les réglementations et procédures.
- Une affinité avec le gestion du temps, la refacturation ou l'administration de projets (plus).
- Une capacité de communication professionnelle avec collègues, fournisseurs et partenaires externes.
- Une bonne maîtrise de MS Office (surtout Excel).
- La connaissance ou l'expérience avec Adfinity (Easi) est un très grand plus, mais pas obligatoire.
- Une excellente communication en néerlandais et en français.
Ce que nous offrons
- Un emploi fixe passionnant au sein d'une organisation engagée socialement.
- Un salaire compétitif, complété par des avantages extra-légaux attractifs.
- Une localisation idéale : au cœur de Bruxelles (Place Rogier), facilement accessible.
- Un environnement de travail enrichissant, avec une équipe collaborative et un esprit ouvert.
Intéressé(e) ?
Envoyez votre candidature par mail à :
Het NIC & IMA WERFT een PROCUREMENT & FINANCE OFFICER aan
Functie
Als Procurement & Finance Officer speel je een sleutelrol in de administratieve ondersteuning van onze aankoop‑ en facturatieprocessen. Je zorgt voor een correcte opmaak en opvolging van Purchase Orders (PO's), een nauwkeurige verwerking van uitkomende facturen, en een vlotte administratieve workflow tussen interne diensten en leveranciers. Binnen deze functie maak je deel uit van het team Corporate Services, dat de ondersteunende motor vormt achter beide organisaties.
Je houdt van structuur, werkt nauwkeurig en haalt energie uit administratieve processen die goed georganiseerd en professioneel verlopen.
Aankoopadministratie
- Administratieve verwerking van aankoopaanvragen volgens de regels van overheidsopdrachten.
- Voorbereiden en administratief ondersteunen van kleine overheidsopdrachten (offertes opvragen, vergelijking, verslaggeving) .
- Opmaken, registreren en opvolgen van Purchase Orders (PO's) .
- Bijhouden van alle documentatie voor audit, inspectie of interne controle.
- Contact met leveranciers over prijsaanvragen, ontbrekende documenten of formele vereisten betrokken bij overheidsopdrachten.
- Administratief ondersteunen van het aankoopbeleid.
Facturatie
- Controleren van facturen t.o.v. PO's contracten, prijzen, ..
- Opvolgen van goedkeuringsflows zodat boekhouding tijdig kan betalen.
- Melden en oplossen van afwijkingen in overleg met zowel aankoop als boekhouding.
- Aanleveren van correcte documentatie aan finance voor betalingen, audits en rapportering.
- Fungeren als eerstelijnscontact voor boekhouding m.b.t. PO's, leveranciers, documentatie en betalingstermijnen.
- Samenstellen van onderliggende documenten voor doorfacturatie.
- Ondersteuning bij opmaak van externe facturen op basis van tijdsregistratie.
Documentbeheer en procesopvolging
- Structureren en archiveren van alle documenten gelinkt aan overheidsopdrachten (offertes, beslissingen, contracten, gunningsverslagen).
- Bijhouden van overzichten (lopende opdrachten, leveranciers, contracttermijnen, facturatiestatus…)
- Ondersteunen van procurement & finance met rapporteringen.
- Meewerken aan optimalisatie van interne aankoop- en facturatieprocessen.
Profiel
Je bent de ideale kandidaat als je:
- Diploma secundair of hoger in administratie, finance, office management of een vergelijkbare richting.
- Ervaring met aankoopadministratie, overheidsopdrachten of facturatie is een troef.
- Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en vindt vlot je weg in regelgeving en procedures.
- Affiniteit met tijdsregistratie, doorfacturatie of projectadministratie is een pluspunt.
- Je kan professioneel communiceren met collega's, leveranciers en externe partners.
- Goede kennis van MS Office (vooral Excel).
- Kennis van of ervaring met Adfinity (Easi) is een groot voordeel, maar geen vereiste.
- Je communiceert zeer goed in zowel Nederlands als Frans.
Wat bieden wij aan?
Een boeiende vaste job in een maatschappelijk geëngageerde organisatie.
Een competitief salaris, aangevuld met aantrekkelijke extralegale voordelen.
Ideale ligging: in het hart van Brussel (Rogierplein), gemakkelijk bereikbaar.
Een verrijkende werkomgeving, met een samenwerkend team en een open geest.
Interesse ?
Stuur je kandidatuur per mail naar