Beschrijving van het bedrijfBrik - Student in Brussel vzw is het aanspreekpunt voor studenten in Brussel. We helpen ze aan een kot, geven informatie over leven in Brussel en organiseren evenementen op maat. Dat doen we samen met VUB, EhB, Odisee, LUCA en KU Leuven campussen Brussel.Brik beheert en verhuurt meer dan 400 studentenkoten in Brussel. Dat vraagt een sterke administratieve en financiële opvolging: van huurcontracten en waarborgen tot facturen, betalingen en eindafrekeningen. Om deze processen correct en vlot te laten verlopen én tegelijk een warm onthaal te garanderen voor onze kotstudenten, zoeken we een onthaalmedewerker Studentenhuisvesting met een duidelijke focus op administratie, facturen en betalingen.Beschrijving van de functieAls onthaalmedewerker Studentenhuisvesting & Administratie combineer je een studentgerichte frontdeskrol met een nauwkeurige administratieve en financiële opvolging. Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor student-huurders, zowel bij hun zoektocht naar een kot als tijdens hun verblijf. Daarnaast zorg je mee voor een correcte verwerking van huurcontracten, betalingen en dossiers.Je werkt samen met collega's onder leiding van de celverantwoordelijken Studentenhuisvesting en Algemeen Beheer. Je krijgt daarbij ondersteuning van het onderhoudsteam.Dankzij jouw zorgvuldige aanpak hebben studenten steeds een duidelijk overzicht van hun saldo en worden facturen van leveranciers correct en tijdig verwerkt.Frontdesk & Verhuur- Je informeert toekomstige studenten en student-huurders over op kot gaan in Brussel en begeleidt hen doorheen het aanbod van Brik.- Je bent samen met een collega en jobstudenten het eerste aanspreekpunt aan de onthaaldesk, telefonisch en via mail.- Je organiseert bezoeken aan de studentenkoten en begeleidt studenten in hun keuzeproces.- Je stelt huurovereenkomsten op, verwerkt opzeggingen en volgt dossiers correct op.- Je ontvangt studenten bij aankomst en vertrek, controleert de betaling van de waarborg en overhandigt de sleutels.- Je licht procedures toe (bij technische problemen, voortijdig vertrek ...) en informeert studenten over hun rechten en plichten.- Je registreert technische storingen en klachten en koppelt terug naar de student.- Je plant herstellingen in samen met het onderhoudsteam of externe partners.- Je denkt actief mee na over manieren om de woonbeleving in onze studentenhuizen te verbeteren.Administratie & Financiën- Je verwerkt aankoopfacturen en zorgt voor een correcte en tijdige betaling van leveranciers.- Je boekt bankuittreksels in en wijst betalingen toe aan de juiste huurder of leverancier.- Je controleert huurcontracten op volledigheid en vraagt ontbrekende documenten op.- Je geeft studenten heldere uitleg bij vragen over hun saldo, betalingen of eindafrekeningen.- Je stelt eindafrekeningen op en coördineert de terugbetaling van huurwaarborgen.- Je houdt dossiers overzichtelijk en ondersteunt bij archivering, digitalisering en administratieve opvolging.- Je ondersteunt de verantwoordelijke financiën bij analyses, rapportering en opvolging.- Je neemt enkele taken op binnen officemanagement en secretariaat.- Als secretaris van de vzw bereid je de vergaderingen voor en zorg je voor verslaggeving van vergaderingen van het bestuursorgaan en houd je officiële documenten up-to-date.Je draagt bij aan het vlot verloop van de werking van de cel Algemeen Beheer. Dit houdt in dat je de collega's tijdens piekmomenten bijstaat in het dagelijks financieel en administratief beheer.Jouw profielJe bent nauwkeurig, klantgericht en servicegericht. Je combineert graag contact met studenten met gestructureerd administratief werk. Je houdt het hoofd koel, ook wanneer er veel tegelijk gebeurt, en zorgt voor duidelijkheid en vertrouwen.Vereisten- Je hebt een goede kennis van boekhouding en klantenadministratie.- Je beschikt over sterke communicatieve en sociale vaardigheden.- Je bent vlot aanspreekbaar voor studenten, collega's en leveranciers.- Bij klachten blijf je rustig en werk je oplossingsgericht.- Je werkt graag samen met collega's aan een gemeenschappelijk resultaat- Je neemt je verantwoordelijkheid om jouw taken correct en precies tot een goed einde te brengen- Je kan goed plannen en opvolgen en neemt verantwoordelijkheid voor je dossiers.- Nederlands is je werktaal en je kan studenten ook in het Engels te woord staan.- Je kan vlot met MS Office werken en met MS Excel in het bijzonder.Pluspunten- Je hebt kennis van btw-wetgeving of ervaring met btw-aangiftes.- Je hebt basiskennis van de vzw-wetgeving.- Je begrijpt Frans en kan je er verstaanbaar in maken.Taalvaardigheden- Nederlands (vereist)- Begrijpen : Vaardig - (C1)- Schrijven : Vaardig - (C1)- Lezen : Vaardig - (C1)- Spreken : Vaardig - (C1)- Engels (vereist)- Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)- Schrijven : Onafhankelijk - (B1)- Lezen : Onafhankelijk - (B1)- Spreken : Onafhankelijk - (B1)- Frans (troef)- Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)- Schrijven : Onafhankelijk - (B1)- Lezen : Onafhankelijk - (B1)- Spreken : Onafhankelijk - (B1)Voordelen van de betrekkingEen voltijdse tewerkstelling voor onbepaalde duur met een aantrekkelijk verloningspakket en extralegale voordelen, volgens bediendecontract. Je werkt 38u per week volgens een vast uurrooster van 8u45 tot 17u15 (15u15 op vrijdag). Aangepaste werkomstandigheden zijn bespreekbaar onder bepaalde omstandigheden.Je brutoloon wordt bepaald door de nuttige beroepservaring die je eerder hebt verworven. Dit wordt tijdens je carrière bij Brik verhoogd op basis van interne barema's. Het bruto maandloon voor een voltijdse werknemer in deze functie met 0 jaar ervaring bedraagt € 2.620,90.Bijkomende voordelen- Een stimulerende werkomgeving met geëngageerde collega's- 100% vergoeding woon-werkverkeer (openbaar vervoer/fiets)- Maaltijdcheques- Hospitalisatieverzekering- Eindejaarspremie- Gsm-toestel en -abonnement- Structureel telewerk mogelijk- Fietsleasing- Onmiddellijke indiensttredingBrik - Student in Brussel vzw investeert actief in haar medewerkers en hecht belang aan zelfontplooiing en levenslang leren. We bieden opleidingen aan op basis van de functievereisten en de individuele ambities van onze medewerkers.Het kantoor van Brik bevindt zich in het centrum van Brussel, vlak bij de Kruidtuin en het Barricadenplein en is goed bereikbaar met het openbaar vervoer (haltes NMBS, MIVB, De Lijn op wandelafstand). Tijdens de lunch kan je genieten van onze binnentuin.Extra informatieStuur jouw cv en motivatiebrief ten laatste op 01-03-2026 naar vacature@brik.be t.A.V. dhr. Koen Verbert, verantwoordelijke financiën en zakelijk beheer. Vermeld ¿vacature medewerker administratie en verhuur¿ in het onderwerp. We laten je voor 09-03-2026 via mail weten of je kandidatuur weerhouden wordt voor een eerste kennismakingsgesprek.Licht in je motivatiebrief toe waarom je profiel matcht met deze vacature. Als je jezelf niet in al onze functievereisten herkent mag dat aan bod komen - we appreciëren dat je een eerlijk beeld geeft van jezelf.Brik streeft ernaar om de Brusselse samenleving in al haar diversiteit te weerspiegelen. Daarom moedigen wij iedereen aan te solliciteren, ongeacht afkomst, huidskleur, geslacht, gender, leeftijd, seksuele geaardheid, filosofische overtuiging, handicap, enz.Alles wat je wil weten over Brik vind je op brik.Be. Vragen over de vacature of de selectieprocedure? Contacteer ons via vacature@brik.be.