Missions
Au sein de la faculté de droit, vous aurez pour missions :
Administration
• La gestion administrative courante (courrier, téléphone, mailings, économat, photocopies, demande de devis et analyse des offres, planning des tâches/évènements à venir, classement des archives) ;
• L’organisation logistique des réunions, la participation, la prise de notes et la rédaction des rapports ;
• La conception des horaires de cours/TP/examens (et surveillance des examens) ;
• La gestion de l’offre de cours des étudiant.e.s en horaire de jour, en particulier la constitution des PAE, les EBS (étudiant.e.s à besoins spécifiques), la constitution des groupes de TP/monitorats, les inscriptions aux examens et le suivi des cas de force majeure, l’encodage des résultats, la délivrance des diplômes et des attestations diverses, etc.
• Le suivi administratif des doctorant.e.s ;
• Le support administratif du conseiller pédagogique ou du programme Erasmus Bac ;
• La rédaction, la mise en page et la vérification des documents officiels (au niveau de la forme, orthographe …) ;
• La transmission des communications administratives internes à la faculté (encodage et diffusion via valves papiers et électroniques, site web, …) et la mise à jour des informations reprises sur le site internet (notamment l’offre d’enseignement HJ) ;
• La réponse aux demandes administratives du décanat ;
• La réponse aux demandes administratives ponctuelles des académiques et des scientifiques.
Accueil et accompagnement
• La permanence physique et téléphonique de l’accueil ;
• Le conseil aux étudiants, aux enseignants ou tout autre visiteur sur le fonctionnement de l’université, les décrets, les locaux, etc.
Organisation d’événements et logistique
• L’organisation et la prise en charge des aspects logistiques (commandes, billets, trajet, hôtel, repas, etc.) ;
• La réservation des salles et des auditoires en interne et externe ;
• L’organisation des événements facultaires (ex. : cérémonie de diplomation, rentrée académique, journées portes ouvertes, etc.) ;
• La participation aux services communs (gestion des locaux, de la cafétéria…).
Profil
Diplôme
Vous êtes titulaire d’un baccalauréat/graduat en secrétariat de direction (ou équivalent)
Expérience
Une expérience de 2 ans (pour les personnes titulaires d’un bachelier) dans une fonction administrative est souhaitée.
Connaissances et compétences requises
• Connaissance des logiciels de bureautique courants (mails, Word, encodage Excel) ;
• Bonne maîtrise de l’orthographe ;
• Bonnes aptitudes relationnelles au contact de différents publics (ex. : professeur.e.s, étudiant.e.s, etc.), en ce compris la capacité de travailler en équipe ;
• Autonomie (en ce compris la priorisation des tâches et la gestion du temps) ;
• Sens du service.
Atouts
• Connaissance de base en anglais
• Connaissance du fonctionnement de l’université, des différentes fonctions et services.