Description de l'entreprise
L'Administration communale de Saint-Gilles est à la recherche d'un(e) gestionnaire de l'organisation du service Assemblées
du Département Affaires Générales
Notre Administration publique locale bruxelloise emploie tous types de profils d'agents répartis en divers services.
Elle a le désir d'optimaliser la gestion de son personnel tant dans une perspective d'évolution des carrières que d'amélioration du service à la population.
L'Administration œuvre actuellement pour sa modernisation et souhaite dans cette optique engager des agents proactifs et ouverts au changement.
Description de la fonction
Mission du département
Le département des Affaires générales regroupe des services clés en matière de support à l'ensemble des branches de l'administration communale.
Ses missions ont une visée transversale : affaires juridiques, affaires néerlandophones, Archives, Informatique et stratégie numérique, Assemblées et participation citoyenne, logistique, marchés publics, sanctions administratives communales, simplification administrative.
Fonction
Le/la
gestionnaire de l'organisation des Assemblées
(h-f-x)
a pour mission principale de recueillir et traiter et coordonner les informations nécessaires au fonctionnement administratif des assemblées (Collège des Bourgmestres et Echevins/Conseil communal).
Tâches principales:
- Planifier et organiser les convocations des séances des organes décisionnels communaux, et assurer le suivi de ces réunions (encodage BOS, présences, publication d'extraits, signatures, etc) ;
- Suivre les demandes des différents services en lien avec le fonctionnement des organes communaux ;
- Analyser et actualiser les procédures existantes en matière de gestion et de suivi des séances des assemblées communales ;
- Élaborer un processus de contrôle des dossiers conçus dans le cadre des séances des organes décisionnels communaux (notamment du respect des lois linguistiques) et de leur envoi vers la Tutelle régionale (le cas échéant) ;
- Veiller à l'actualisation et au suivi des dossiers des Intercommunales et des asbl dans lesquelles la Commune est représentée ;
- Former et sensibiliser le personnel communal à l'utilisation de l'outil BO-secrétariat ;
- Participer activement au développement de l'outil BO-Secrétariat et Tutelle Xchange et superviser l'analyse et la mise en place d'une Gestion Electronique des Documents (GED);
- Mettre en œuvre la législation en matière de transparence et de publicité active des documents administratifs (déclaration à la cour des comptes, publication sur internet,...)
- Organiser et répartir le travail entre les collaborateurs en fonction de leurs compétences ;
- Collaborer avec le service juridique lorsque des questions de légalité se posent (fonctionnement des organes communaux, répartition des compétences collège/conseil, suivi tutelle, etc)
Profil
Exigences pour le poste :
- Etre en possession d'un Bachelier / Graduat dans un domaine utile à la fonction
* Si vous avez obtenu votre diplôme dans un pays en dehors du Benelux, vous pouvez participer à la sélection à condition que vous ayez obtenu une équivalence de diplôme délivrée par la Communauté française ou flamande. Veuillez annexer l'équivalence de diplôme à votre candidature.
Atout:
- Une expérience au sein d'une administration publique constitue un atout.
Connaissances techniques
- Connaissance générale du fonctionnement d'une administration communale ;
- Compréhension du fonctionnement du Collège et du Conseil, de l'environnement et du management des services.
- Connaissance des outils informatiques Excel, Word, etc.
Connaissances linguistiques
- Vous maîtrisez les deux langues nationales. Le brevet SELOR est un atout
Compétences comportementales
- Rigueur, autonomie, flexibilité et esprit d'équipe ;
- Communication aisée avec le public;
- Orientée solutions
- Assertivité ;
- Aptitude à la gestion des conflits ;
- Bonne gestion du stress ;
- Polyvalence et disponibilité (possibilité de vous libérer occasionnellement en soirée ou le week-end selon les nécessités du service) ;
Diplôme
-
Supérieur non universitaire
Compétences linguistiques
-
Français (requis)
- Comprendre : Indépendant + (B2)
- Écrire : Indépendant + (B2)
- Lire : Indépendant + (B2)
- Parler : Indépendant + (B2)
-
Néérlandais (requis)
- Comprendre : Indépendant + (B2)
- Écrire : Indépendant + (B2)
- Lire : Indépendant + (B2)
- Parler : Indépendant + (B2)
Avantages du poste
- Un contrat de remplacement à temps plein (37h/semaine), renouvelable
- Un salaire à l'échelle barémique B : 31.607,94€ bruts indexés sans ancienneté.
- Une valorisation des années d'expérience dans la même fonction : jusqu'à 6 ans pour le secteur privé (dans une fonction liée) et sans limite pour le secteur public.
- Une prime de fin d'année et un pécule de vacances.
- Une prime linguistique (sous réserve du brevet Selor).
- Un remboursement des frais de transport (abonnement STIB) et mobilité douce (vélo, trottinette).
- Des chèques-repas (valeur 8€).
- Tarif préférentiel dans les hôpitaux IRIS Sud.
- Une assurance hospitalisation (formule étendue).
- Un régime complémentaire de pension.
- Une large possibilité formations.
- Un environnement de travail dynamique, diversifié et bienveillant.
- Attention portée à un bon équilibre entre vie privée et professionnelle.