Notre partenaire est une PME belge en pleine croissance, active dans le secteur du chauffage et de la climatisation. Avec près de 15 collaborateurs et sous-traitants impliqués, l’entreprise gère de nombreux chantiers, dépannages et projets en parallèle.
Dans ce contexte de développement, nous recherchons un(e) Secrétaire / Assistant(e) de Direction polyvalent(e) pour soutenir directement le gérant dans la gestion quotidienne : administratif, facturation, plannings, clients, suivi interne et coordination générale.
Un rôle central, clé pour structurer et accompagner la croissance de l’entreprise.
Vos responsabilités
Administration & Secrétariat
* Gérer la facturation via Vertuoza : émission de factures d’acompte, suivi des paiements, clôture des chantiers.
* Assurer le suivi administratif des dossiers (Plan Sesam, certificats médicaux, assurances, documents véhicules, etc.).
* Organiser les rendez-vous du gérant (clients, devis, partenaires).
* Suivi budgétaire des chantiers et préparation de bilans mensuels.
Gestion des plannings & équipes
* Établir et actualiser les plannings (entretiens, dépannages, devis, chantiers).
* Suivre les absences, retards ou imprévus et adapter le planning en conséquence.
* Coordonner avec les sous-traitants et les techniciens terrain.
* Gérer la flotte de véhicules (entretiens, assurances, suivi des sinistres, rendez-vous garages).
Relation clients & service après-vente
* Répondre aux appels et emails entrants.
* Assurer le service clients de premier niveau : filtrer, répondre aux demandes simples, gérer les mécontentements.
* Faire le relais entre le gérant et les clients pour les sujets non techniques.
Support au gérant
* Être le point de contact administratif et organisationnel, afin de dégager le gérant de l’opérationnel quotidien.
* Proposer et mettre en place des améliorations dans les méthodes de travail et la gestion interne.
Profil recherché
* Minimum 5 ans d’expérience dans un rôle similaire (secrétariat de direction, office manager, gestion administrative en PME).
* Excellentes compétences en organisation, gestion des priorités et rigueur.
* Capacité à être ferme et carré, tout en gardant un bon relationnel avec l’équipe et les clients.
* Aisance dans la communication écrite et orale.
* Sens du service client et diplomatie.
* Bonne maîtrise d’Excel et des outils informatiques (un plus : connaissance de Vertuoza).
* Autonomie, fiabilité, polyvalence et esprit PME.
Conditions & avantages
* Contrat CDI – temps plein (38h/semaine).
* Présentiel requis 3 jours par semaine minimum (lundi, mardi, jeudi) + possibilité de télétravail le reste du temps.
* Salaire attractif en fonction de l’expérience.
* Chèques-repas (7€/jour).
* Mise en place future d’une assurance hospitalisation.
* PME familiale en forte croissance, avec une ambiance jeune et dynamique.
* Poste central, évolutif, avec un vrai impact sur l’organisation et le développement.
Pourquoi rejoindre ?
* Un rôle clé et polyvalent, avec des responsabilités variées (admin, planning, facturation, clients).
* L’opportunité de structurer et de professionnaliser une entreprise en plein essor.
* Une fonction en contact direct avec la direction, avec une grande autonomie.
* Un environnement dynamique, où votre rigueur et vos compétences feront une vraie différence.
Ici, on ne cherche pas un simple “assistant administratif”, mais bien un(e) Secrétaire / Assistant(e) de Direction qui saura prendre les choses en main, gérer les priorités, et être le véritable bras droit du gérant.