1. Je hebt een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring.
2. Ervaring is niet nodig, een can do attitude is essentieel.
3. Je houdt van een uitdaging en vindt ook oplossingen als die niet pasklaar zijn.
4. Je bent slim lui: als je drie keer dezelfde taak moet doen, zoek je naar automatiseringmogelijkheden
5. Je werkt efficiënt en nauwgezet.
6. Je bent stressbestendig en proactief.
7. Je kan je zowel mondeling als schriftelijk goed uitdrukken in Engels en Nederlands.
8. Je hebt een goede pen en spoort tekstuele fouten op als de beste.
9. Je denkt crossmediaal mee. Je beschikt over een inwendige digitale bibliothecaris die graag ordent en sorteert.
10. Je bent collegiaal en springt bij waar nodig, ook al past de taak niet strikt in je functie.
11. Je hebt een klantgerichte houding en ziet een ‘win’ voor de klant
12. Je kan vlot werken met MS Office. Je verdiept je graag in andere software en leert er graag en vlot mee werken. Kennis van Notion is mooi meegenomen.
Je beheert de website en de opleidings-, experten- en organisatiedatabank van VAIA:
13. Je controleert en publiceert nieuwe opleidingen, experts en organisaties.
14. Je voegt zelf opleidingen, experts en organisaties toe.
15. Je zorgt ervoor dat de website er altijd pico bello uitziet.
16. Je doet de coördinatie met de IT-ondersteuning bij STATIK.
17. Je monitort de resultaten.
18. Je meet en monitort de bezoekersaantallen en voert acties uit om het bezoekersaantal te verhogen.
19. Je denkt actief mee na over optimalisaties en processen die het werk efficiënter kunnen maken.
Je beheert het projectmanagementsysteem van VAIA
20. Je verdiept je in de functionaliteiten en optimaliseert waar nodig.
21. Je controleert de datakwaliteit.
22. Je leert collega’s om dit systeem maximaal te benutten.
23. Je denkt actief mee na over optimalisaties en processen die het werk efficiënter kunnen maken.
Je maakt de driewekelijkse nieuwsbrief in samenwerking met de communicatieverantwoordelijkeJe bent het eerstelijnsaanspreekpunt voor (toekomstige) deelnemers aan onze opleidingen, mensen die op zoek zijn naar opleidingen en opleidingsaanbieders die hulp vragen:
24. je leidt hen op weg en bezorgt de nodige inhoudelijke informatie.
25. Je stuurt de relevante vragen door naar de juiste collega’s
26. Je monitort dat alle vragen binnen een redelijke termijn beantwoord worden.
Je beheert de agenda’s en doet de verslaggeving van de teamvergaderingen. Je houdt een administratie agenda bij en denkt aan de nodige voorbereidingen, verslagen...Soms organiseren we zelf opleidingen, in dat geval sta jij in voor de administratieve opvolging van de opleidingen: mailings opstellen en versturen (bevestigingsmails, herinneringen…), certificaten maken, aanwezigheidslijsten opmaken…Je ondersteunt de opleidingscoördinatoren bij de organisatorische en logistieke aspecten van opleidingen: locaties boeken, catering en andere benodigdheden bijeenzoeken bij de universiteiten, hogescholen en externe partners.Je doet bestellingen en zoekt de beste weg om dit te regelen.Je organiseert de halfjaarlijkse teambuilding.Je zorgt ervoor dat nieuwe collega’s zich een weg vinden in het “VAIA-systeem” en zorgt voor een nette afsluiting als collega’s vertrekken.VAIA is een jonge kleine organisatie. Niet alle taken zijn daardoor vastomlijnd en werkwijzen worden vaak aangepast. Dit vraagt veel flexibiliteit en een behoorlijke portie zelfredzaamheid, maar het maakt de functie tegelijkertijd ook boeiend. VAIA, de Vlaamse AI Academie, is een samenwerking van alle Vlaamse universiteiten en hogescholen, Agoria, Voka en UNIZO en heeft tot doel om Vlaamse professionals en onderzoekers over artificiële intelligentie in te lichten en bij te scholen. We doen dit door opleidingsaanbieders aan te moedigen om meer, betere, doel- en doelgroepgerichte opleidingen over AI te organiseren en obstakels die zij ervaren weg te halen. We doen dat ook aan de hand van een opleidingenhub op vaia.be. We willen ons team van 9 personen graag versterken met een multi-inzetbare voltijdse medewerker voor administratie en communicatie. De aansturing van VAIA bevindt zich bij Prof. Bart De Moor (voorzitter VAIA), departement ESAT binnen de groep Wetenschap en Technologie van de KU Leuven.
We beogen een voltijdse arbeidsovereenkomst (100%) van één jaar met mogelijkheid tot verlenging naar onbepaalde duur in een innovatieve Vlaamse omgeving waar je veel kans krijgt om je talenten en vaardigheden verder te ontwikkelen. De werkplek bevindt zich in heel Vlaanderen, maar je vaste kantoor is in ESAT, Heverlee (Leuven). Daar word je twee keer per week verwacht. Eén keer per week ga je naar Brussel voor de vaste VAIA-cowerkdag.
Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4. Bovendien biedt KU Leuven extra-legale voordelen zoals hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis of tegen gunsttarief pendelen met het openbaar vervoer, bedrijfsfiets, samenaankoop…
27. De selectiegesprekken gaan door op maandag 15 september 2025 in de namiddag.