Contexte
:
L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38. étudiant·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.
Au sein du Département des relations et ressources humaines, le Service du personnel enseignant et scientifique (SPES) a pour mission la gestion administrative des carrières des membres des personnels enseignant et scientifique ayant un statut « ULB » ainsi que ceux issus des Hautes Ecoles intégrées à l’Université (environ 5. personnes).
Les membres de ce service (11.5 ETP) analysent, conseillent et apportent leur expertise sur tout domaine relatif au personnel enseignant et scientifique et veillent au respect des contraintes statutaires et légales concernant tout évènement de carrière (titre, fonction, pourcentage d’occupation, cumuls entre mandats et différents corps, …).
Ce service sert de relais entre les Facultés et le pouvoir de décision, c'est à dire, le Conseil académique.
Missions essentielles :
Ce poste d’assistant·e administratif·ve SPES porte plus particulièrement sur la gestion administrative des dossiers des membres du corps académique et scientifique de l’ensemble des facultés. Il a pour mission principale d’être l’un des interlocuteurs entre le Service du personnel enseignant et scientifique (SPES), le membre du personnel et les autorités facultaires.
Le poste est en contact direct avec l’ensemble des membres de l’équipe du SPES : les autres gestionnaires de dossiers, la cellule gérant les dossiers administratifs ainsi que les adjoints et la responsable du service, ….
Ce poste est également en contact régulier avec plusieurs interlocuteurs externes au service dont notamment les gestionnaires de dossiers en faculté, les Directeurs·trices des administrations facultaires, les personnes en charge de la gestion du cadre académique et scientifique, les membres de l’équipe du Service traitement (Département financier), le service du Greffe. Même s’ils sont peu fréquents, ce poste est également amené à avoir des contacts avec les membres du personnel enseignant et scientifique.
1. Instruire les dossiers individuels, parfois compliqués, du personnel enseignant et scientifique sur base des éléments communiqués par les facultés en vue de les rendre conformes aux dispositions règlementaires et de les soumettre ensuite à l’approbation du Conseil académique (source de financement, vacance de poste, respect de la procédure facultaire, ….).
2. Important travail d’encodage dans les bases de données (SAP) des données relatives au mandat en vue, notamment, du paiement des rémunérations.
3. Valider mensuellement et de manière définitive les décisions soumises à l’approbation des autorités.
4. Réaliser les attestations de fonctions à la demande des intéressés.
5. Soutenir les facultés et les informer de tout évènement de carrière lié au personnel enseignant et scientifique (nomination, renouvellement, promotion, pension, …) afin de s’assurer qu’ils disposent en temps et en heure des informations adéquates en vue de la formalisation de la relation de travail.
6. Assurer le suivi administratif de demandes en lien avec la carrière du personnel académique et scientifique : calcul des anciennetés des agents (pécuniaires, scientifiques, …), reconstitution d’une carrière théorique et fixation de l’échelon de recrutement, fixation du barème de recrutement.
7. Analyser et suivre toute demande émanant du personnel académique et scientifique lui-même ou des Facultés : fixation des conditions de nominations, occupation du cadre, cumul de mandats, congés, pension, …. S’assurer, dans le plus grand respect de la vie privée, que l’information ait bien été communiquée aux intéressés.
Profil :
8. Être titulaire d’un bachelier reconnu par la FWB dans le domaine administratif ou être titulaire d’un CESS avec une expérience pertinente dans le domaine administratif.
9. Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
10. Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (
Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :
Requises :
11. Intérêt pour la gestion administrative des dossiers
12. Parfaite maîtrise du français et bonne orthographe
13. Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excell)
14. Capacité d’allier la technicité de la matière à l’aspect humain
15. Être orienté·e service et solution
16. Capacité à gérer des dossiers dans un environnement complexe
17. Résistance au stress
18. Esprit d’initiative et sens des responsabilités
19. Capacité d’adaptation et esprit d’équipe
20. Envie d’apprendre
21. Assertivité
22. Discrétion
Atouts :
23. La connaissance de SAP
24. La connaissance de l’anglais (Niv b1)
25. Capacité d’analyse de dossiers et de données
26. Faire preuve de rigueur et du respect des procédures
27. Grandes compétences organisationnelles
28. Capacités rédactionnelles
Nous offrons :
29. Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes
30. Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe
31. Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…)
32. L’accès à une formation permanente
33. Possibilité de télétravailler (sous conditions et pour certaines fonctions - à aménager selon les impératifs du service)
34. Des restaurants universitaires éthiques et durables
35. Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives
A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.
Nous croyons en la richesse de toutes les différences.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.
Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.
Décision administrative