Contexte
:
L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38. étudiant·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.
Au sein du Département des Services à la Communauté (DSC), le Service Social Etudiants (SSE) a pour objectifs d’aider les étudiant·es à obtenir leur premier diplôme universitaire et de démocratiser l’accès aux études.
Réunissant 12 assistant·es sociaux·ales et assistant·es administratif·ves, le SSE peut être sollicité par tout étudiant de l'Université confronté à des problèmes financiers, familiaux, juridiques, administratifs. Les étudiants sont principalement en quête d'informations, de conseils et d’aides financières pour faciliter leur intégration au sein de l'université. En -, il a ainsi soutenu quelque étudiant·es en difficultés, chiffre en croissance depuis 5 ans.
Également rattaché au DSC, le Service Social des Personnels (SSP) met en œuvre la politique sociale de l’Université à l’égard de ses salariés. Composé d’une équipe de 2 agentes de première ligne, le SSP conseille, accompagne et soutient les quelque membres des personnels administratifs, scientifiques et académiques dans leurs difficultés financières, familiales, administratives…
Ces deux services travaillent en synergie et en partenariat avec d’autres équipes du DSC et contribuent à l’élaboration et à la mise en œuvre des politiques sociales de l’Université.
Missions essentielles :
Sous la supervision de la responsable des deux services et dans le respect des règles de confidentialité propres aux services sociaux, l’assistant·e administratif·ve :
1. Participe quotidiennement et première ligne, à l’accueil, l’information, l’écoute et l’orientation des usager·es (étudiant·es, agent·es actif·ves ou pensionné·es) par mail, téléphone et en présentiel ; dans ce cadre, en sus d’une présence majoritaire au Solbosch, l’agent·e tient des permanences régulières sur le campus d’Erasme et peut être amené·e à se déplacer sur d’autres campus de l’Université.
2. Contribue à la gestion et au suivi administratif des dossiers : Traitement, dans les meilleurs délais et avec empathie, des demandes liées aux avantages sociaux (SSP) et aux aides financières (SSE) Préparation des dossiers d’aides financières des étudiant·es en amont de la prise de rendez-vous avec l’assistant·e social·e Contribution au suivi des demandes « priorité logement » (SSE) Préparation, encodage, mise à jour et archivage (papier et numérique) Encodage et suivi des remboursements (SSP)
3. Participe au suivi statistique et au reporting administratif, financier et comptable
4. Met à jour et diffuse les informations relatives aux activités et dispositifs des services (documents, affichages, communication interne et externe), et contribue à la visibilité des services
5. Oriente vers d’autres services compétents lorsque nécessaire et se tient donc à jour sur les compétences et missions de ces autres services (RH ULB, équipes bien-être, service des inscriptions etc…)
6. Est force de proposition pour l’amélioration des procédures et outils
Par ailleurs, selon les besoins, l’assistant·e administratif·ve contribue aux missions transversales du Département des services à la communauté.
Profil :
7. Être titulaire d’un diplôme de bachelier en secrétariat, assistanat de direction, assistant de psychologie ou tout autre diplôme en lien avec le secteur social
8. Avoir une expérience de minimum 3 ans dans une fonction similaire est souhaitée.
9. Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
10. Les personnes possédant un diplôme étranger et/ou ayant une équivalence de la Communauté flamande, devront obtenir une équivalence de leur diplôme par la Fédération Wallonie Bruxelles : (Accueil - Diplômes de l'Enseignement Supérieur)
Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :
Requises :
11. Excellente maîtrise du français oral et écrit
12. Compétences en secrétariat et en administratif
13. Notion de comptabilité
14. Maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et capacité d’apprentissage rapide de nouveaux outils (SAP, logiciels métiers internes)
15. Capacité à produire et analyser des statistiques (Excel)
16. Compréhension passive du néerlandais (lecture de documents administratifs)
17. Sens de l’accueil, de l’orientation et du service public
18. Empathie, écoute active, diplomatie, respect et discrétion
19. Intérêt pour les politiques sociales et les missions de l’enseignement supérieur
20. Rigueur, fiabilité et bonne gestion du temps et des priorités
21. Aisance avec les chiffres
22. Capacité de travail en équipe et autonomie
Nous offrons :
23. Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes
24. Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe
25. Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…)
26. L’accès à une formation permanente
27. Possibilité de télétravailler (2jours/semaine au bout de 6 mois, susceptibles d’être suspendus ponctuellement selon les besoins du service - à aménager selon les impératifs du service)
28. Des restaurants universitaires éthiques et durables
29. Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives
A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.
Nous croyons en la richesse de toutes les différences.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.
Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.
Décision administrative