Heb je zin om mee te bouwen aan kwaliteitsvol onderwijs in een warme, academische omgeving ? Solliciteer dan snel en maak deel uit van een gedreven en collegiaal team
De Groep Biomedische Wetenschappen en de Faculteit Geneeskunde aan de KU Leuven Campus Kulak staan in voor de vorming van Bachelors in Geneeskunde en Biomedische Wetenschappen. Voor het onderwijssecretariaat zoeken we een enthousiaste medewerker die zich wil inzetten voor de onderwijsadministratie, met focus op de les- en examenplanning en aanvullende administratieve ondersteuning.
Functieomschrijving
* Opmaken, opvolgen en communiceren van de lesroosters.
* Voorbereiden, plannen en opvolgen van de examenregelingen en -supervisies.
* Mee instaan voor het onthaal van studenten en medewerkers, verzamelen van informatie en verzorgen van communicatie, zowel mondeling als schriftelijk (o.a. via email en Toledo).
* Lokaalreservaties beheren.
* Ondersteunen van infodagen en startersmomenten voor nieuwe studenten.
* Opstellen van vergaderverslagen.
* Contact onderhouden met de collega's campus Leuven.
* Bereid zijn om in te springen bij andere administratieve taken binnen het secretariaat.
* Actief deelnemen aan teamoverleg en kennisdeling.
Profiel
* Je hebt bij voorkeur een bachelordiploma of je bent gelijkwaardig door ervaring. Ervaring in een soortgelijke functie of in een administratieve omgeving is een pluspunt.
* Je bent vlot met Excel, Teams en leert snel nieuwe software. Ervaring met SAP en TimeEdit is een troef.
* Je staat open voor bijscholing, ook op verplaatsing.
* Je bent een goede planner en hebt ervaring in het organiseren van informatiestromen en het optimaliseren van administratieve processen. Je bent analytisch ingesteld en kan probleemoplossend denken.
* Je bent discreet, steeds vriendelijk en hulpvaardig, zowel voor studenten als voor collega's.
* Je kan zowel zelfstandig als in team werken.
* Je beschikt over een grote verantwoordelijkheidszin, kan vlot werken met onvoorziene opdrachten of omstandigheden en je bent bereid je flexibel op te stellen tijdens piekperiodes.
* Je communiceert helder en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk, in het Nederlands en Engels. Je hebt minstens een basiskennis Frans.
* Je kunt om 8u aanwezig zijn op het secretariaat.
Aanbod
* We beogen een deeltijdse of voltijdse aanstelling (minimum 70%) van onbepaalde duur.
* Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten, die nog niet meteen alle opdrachten kunnen opnemen, starten in graad 4.
* KU Leuven biedt heel wat extralegale voordelen zoals hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis pendelen met het openbaar vervoer, (elektrische) bedrijfsfiets, fietsvergoeding, mogelijkheid tot telewerk, samenaankoop,…
* Bovendien beschik je over uitgebreide opleidings- en ontwikkelmogelijkheden, zowel jobinhoudelijke opleidingen als interpersoonlijke ontwikkeling.
* Startdatum is voorzien voor september 2025, maar bespreekbaar.