Studieniveau
Hoger secundair
Graad
Assistent
Plaats van tewerkstelling
CGI - BI- EN MULTILATERALE SAMENWERKING
Kruidtuinlaan 50, 1000 Brussel
Uiterste inschrijvingsdatum
Max. aantal inschrijvingen
5
Referentienummer
126172/S6T
Jobomschrijving
Als administratieve ondersteuning, administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten te beschikking te stellen.
Voorbeelden van taken:
* Brieven opstellen.
* Het verslag maken van de vergaderingen (bv.: dienstvergaderingen, vergaderingen met externen, …).
* Documentatie verzamelen en de werkdossiers voorbereiden.
* Zorgen voor de lay-out van de documenten.
* Dossiers beheren en volgen op administratief vlak.
* De inkomende en uitgaande briefwisseling (op papier, via mail, …) beheren (invoer in RIO, verspreiding naar de betrokken personen/diensten, …).
* Kopieën maken en documentatiedossiers samenstellen.
* De administratie afhandelen van de verplaatsingen naar het buitenland.
* …
Als logistieke ondersteuning, logistieke taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om de logistieke middelen die de entiteit ter beschikking worden gesteld optimaal te beheren.
Voorbeelden van taken:
* Bijdragen tot de praktische organisatie van vergaderingen ten behoeve van de verschillende diensten van de directie en van gezamenlijke vergaderingen.
* De agenda's van de leden van de dienst beheren.
* Vergaderingen plannen, de uitnodigingen versturen, de zaal reserveren en eventueel het informaticamateriaal en de catering.
* Het logistieke materiaal voor de dienst reserveren en voorzien.
* …
Als contactpersoon, antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.
Voorbeelden van taken:
* De telefoon beantwoorden en de oproep doorschakelen naar de gespecialiseerde personen of diensten.
* Telefonisch of via mail antwoorden op verzoeken om informatie van interne of externe klanten.
* De klanten doorverwijzen naar de bevoegde personen/diensten.
* Zorgen voor het onthaal en de begeleiding van bezoekers.
* De nodige documenten/brochures/inlichtingen bezorgen aan de verzoekende personen/diensten.
* Informatie vragen en/of documenten raadplegen om de klanten te helpen.
* Opzoekingen verrichten in de gegevensbanken of archieven voor de interne of externe klanten.
* Gestructureerde uitleg geven aan de klanten.
* …
Als dossierbeheerder, dossiers opstellen en/of analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.
Voorbeelden van taken:
* Documenten invullen volgens de geldende regelgeving of procedures.
* De behandelde dossiers controleren.
* Conclusies formuleren in de dossiers en die conclusies voorleggen aan het bevoegde beslissingsorgaan.
* Alternatieven voorstellen voor de verdere behandeling van het dossier.
* De administratieve opvolging van de dossiers van de dienst verzekeren (naleving van de termijnen, …).
* Verbanden leggen tussen de verschillende stukken van een dossier.
* …