Hr & admin officer

Dog Chef est une entreprise de nourriture fraîche pour chiens 🐶 qui conçoit, prépare et livre des repas, frais, sains et sur-mesure. Chaque mois, Dog Chef cuisine et expédie plus de 500.000 repas pour des milliers de chiens comblés en France, au Benelux en Allemagne t aux Pays-Bas 🚀


Dog Chef, c’est une équipe d’environ 80 collaborateurs engagés, passionnés et animés par l’envie de faire la différence chaque jour.

En Belgique, nos équipes sont réparties sur deux sites :

* notre site de production et nos bureaux administratifs à Huldenberg (près de Wavre)
* notre centre logistique situé à Zaventem

Et parce que notre aventure dépasse les frontières, nous comptons également des collaborateurs basés en France et au Portugal.

Plusieurs lieux, une seule équipe, un objectif commun : offrir le meilleur à nos clients… et à leurs compagnons à quatre pattes. 🐾


Quelle sera ta mission ?


En tant que HR & Admin Officer, tu joues un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien de Dog Chef. Ton poste est hybride, avec une répartition équilibrée entre 50 % de soutien RH et 50 % support administratif/comptable.

Tu es un point de contact central pour les collaborateurs et tu contribues activement à une expérience employé fluide, professionnelle et chaleureuse.

Tu rapportes à la Head of HR et travailles en étroite collaboration avec l’équipe Finance.


Plus concrètement ?


💰 Payroll

* Tu exécutes le payroll pour la Belgique et la France en collaboration avec le secrétariat social
* Tu prends en charge l’ensemble des tâches liées à la paie : suivi des certificats médicaux, déclarations diverses, gestion des documents sociaux, suivi des congés thématiques, réconciliations comptables, etc.


📁 Administration RH

* Tu coordonnes les on- et offboardings
* Tu prépares les contrats de travail et les avenants
* Tu mets à jour les données dans les différents logiciels RH
* Tu es le point de contact des collaborateurs pour leurs questions liées aux fiches de paie, aux congés, aux règlements, aux absences, aux maladies, etc
* Tu réalises le reporting mensuel (masse salariale, absentéisme, etc.)
* Tu contribues à la mise en place et à l’optimisation des procédures RH


🎁 Support Compensation & Benefits

* Tu assures la gestion opérationnelle des voitures de société
* Tu gères la flotte de téléphones mobiles et le matériel informatique mis à disposition des collaborateurs
* Tu apportes un support administratif dans la gestion des avantages extra-légaux tels que l’assurance hospitalisation, l'établissement des différents plans bonus (CCT90, warrants) ainsi que les autres avantages liés au package salarial


🏢 Support opérationnel

* Tu participes à l’office management et au bon fonctionnement administratif quotidien des bureaux
* Tu facilites le quotidien de notre CEO en coordonnant différents besoins administratifs et logistiques (réservations, organisation de réunions, etc.)


📅 Soutien administratif (partie finance)

Tu contribues au bon fonctionnement administratif et financier de l’entreprise en assurant un suivi rigoureux des factures et des obligations administratives :

* Tu gères la boîte mail invoices et vérifie l'encodage des factures belges et étrangères
* Tu encodes et assures le suivi des factures de vente et des notes de crédit
* Tu recherches les factures fournisseurs manquantes et veilles à leur bonne intégration en comptabilité
* Tu encodes les décomptes Visa, mets à jour les paiements dans le système comptable et l’ERP, et effectues les rappels si nécessaire
* Tu prépares la déclaration Statbel


Qui recherchons-nous ? 👀


* Tu disposes d’une formation professionnelle, d’un Bac+3 ou d’une expérience équivalente
* Tu as entre 3 et 5 ans d’expérience dans un rôle similaire, incluant l’administration du personnel et le payroll (critère indispensable)
* Tu apportes une énergie positive et une attitude naturellement engageante
* Tu as une forte affinité pour le Hard HR et ses aspects opérationnels
* Tu fais preuve d’une grande discrétion et gères avec professionnalisme des données sensibles et confidentielles
* Tu es organisé(e) et capable de structurer tes priorités
* Tu es proactif/proactive et prends facilement des initiatives
* Tu es rigoureux/rigoureuse, débrouillard(e) et animé(e) par l’envie d’offrir un service d’excellence
* Les chiffres et l’organisation administrative font naturellement partie de ton terrain de jeu préféré


Compétences linguistiques

* Français (lu, parlé, écrit)
* Néerlandais (usage professionnel)
* Anglais (usage professionnel)


Compétences informatiques

* Suite Office : usage professionnel de base d’Excel, Word, Outlook & PowerPoint
* Aisance avec les outils digitaux (Dog Chef étant une Digital Native Vertical Brand)
* Familiarisé(e) à un/des outils de gestion de la paie


Tu ne coches pas toutes les cases ? No worry, nous sommes ouverts et regardons le potentiel d'une personne et son agilité d'apprentissage !


Que mettrons nous dans ta gamelle ? 😋


* Un environnement de travail ouvert et bienveillant où les animaux sont les bienvenus !
* Une culture HAPI avec des team buildings et évènements, lunch d'équipe
* Une flexibilité en termes de télétravail et remote
* Un package salarial compétitif avec des chèques repas, une assurance hospitalisation, des frais net, etc.