Pour l'Institut de recherche en mathématique et physique (IRMP), du Secteur des sciences et technologies (SST) Site principal : Louvain-la-Neuve Contrat à temps plein, pour une durée indéterminée Entrée en fonction : dès que possible Contexte / Mission La mission s’effectue au sein de l’institut de recherche en mathématique et physique (IRMP) en support à l’administration et à la communication de la composante Physique de l’IRMP. La composante Physique de l’IRMP est constitué par le centre de recherche en Cosmologie, Physique des Particules et Phénoménologie (CP3) et le groupe Cosmology, Universe and Relativity at Louvain (CURL). Globalement elle comprend environ 90 personnes de plus de 10 nationalités différentes. Pour plus d’informations à ce sujet, voir https://www.uclouvain.be/fr/instituts-recherche/irmp/cp3 et https://curl.group/. Le/la titulaire assurera un service de proximité aux scientifiques et aux académiques (actuellement 16) des deux centres de recherche, dont les principales activités expérimentales sont délocalisées, en tant que secrétaire de recherche. Notre équipe administrative étant de petite taille, nous cherchons une personne faisant preuve de proactivité, polyvalence et d’initiative. En contrepartie, elle intégrera une structure dans laquelle l’autonomie dans les tâches est encouragée, tout en bénéficiant d’un esprit d’entraide fort au sein de l’équipe motivée. Fonction Cette fonction s’exerce sous la responsabilité hiérarchique de la/du président·e d’institut IRMP. Dans le cadre d’une fonction de secrétaire de recherche, le/la titulaire sera amené·e à assurer un soutien administratif, logistique et organisationnel essentiel au bon fonctionnement des centres de recherche et de l’institut. Ce poste s’articule autour de plusieurs grandes missions : - Gestion administrative : Prise en charge des formalités d’engagement auprès des sources de financement et de l’université, incluant le suivi des dossiers et la signature des documents officiels ; Vérification des demandes de paiement des visiteurs·euses et collaborateurs·trices scientifiques des centres, en collaboration avec la CLC des centres ; Engagement et gestion des jobistes. - Soutien logistique et organisationnel : Accueil et accompagnement des chercheur·es, visiteurs·euses étrangers·ères, doctorant·es et postdoctorant·es, notamment dans leurs démarches d’installation en Belgique (suivi du permis unique, obtention et traduction de documents, recherche de logement, etc.) ; Planification, organisation et support logistique d’événements scientifiques (séminaires, conférences, colloques), incluant la réservation des locaux, du matériel et la préparation des documents nécessaires ; Gestion des stocks de consommables et fournitures de bureau ; Gestion des locaux (bureaux, laboratoires), des clés et des deux logements du centre ; Gestion des contacts (courrier, e-mail, téléphone) et permanence d’accueil ; Mise en ligne et suivi de l’agenda des activités et réunions ; Maîtrise des règles administratives en vigueur. - Gestion de l’information et communication : Collecte, classement, archivages et mise à jour des documents administratifs, contrats, procès-verbauxet vade-mecum relatifs aux procédures internes ; Soutien à la préparation et à la rédaction des comptes-rendus de réunions ; Production, collecte et édition de contenus multimédias (son, vidéo, images) pour les supports de communication (sites web, brochures, écran) ; Création et mise en page de documents officiels et supports variés, en français et en anglais, ainsi que communications quotidiennes aux centres en anglais. - Support aux équipes scientifiques : Assistance administrative aux chercheur·es dans la gestion de leurs projets, leur mobilité et leur séjour au centre ; Support administratif pour l’envoi de matériel scientifique, gestion des assurances, …. Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité. Qualifications et aptitudes requises - Diplôme de niveau bachelier (graduat) en secrétariat ou equivalent. - Gestion de l'information : Aptitude à gérer l'information, écrite et orale, avec compétence et fiabilité, en utilisant les technologies et les procédures appropriées ; Bonne connaissance des outils bureautiques standard tels que Word, Excel et Powerpoint, et capacité à apprendre de nouveaux outils informatiques ou logiciels en fonction de l’évolution des besoins des centres. - Organisation et planification des tâches : Aptitude à mener de front plusieurs tâches ; Capacité de hiérarchiser soi-même les tâches en fonction de leur priorité ; Aptitude à travailler dans des conditions d’intense activité et à faire face à la pression ; Autonomie dans la gestion des tâches administratives et des activités courantes du centre. - Esprit d'équipe : Capacité de participer efficacement à un travail collectif dans un contexte international multiculturel ; Volonté de partager ses informations, ses connaissances et son expérience avec ses collègues ; Détermination à aider autrui et à faciliter son travail. - Communication : Aptitude à s'exprimer clairement avec des collègues de toutes nationalités ; Excellente connaissance écrite et orale du français ; Bonne connaissance écrite et orale de l’anglais (équivalent B1). - Esprit d’initiative : Dynamisme et énergie pour l’obtention de résultats ; Faire preuve de créativité et de proactivité afin de simplifier les tâches et augmenter l’efficacité du travail en fonction des ressources disponibles. Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.