Greenyard is een van de grootste groenten- en fruitleveranciers ter wereld. We bieden gezonde producten voor iedere levensstijl, leeftijdscategorie of consumptie. Vers, diepgevroren of verwerkt. Traditionele of nieuwe soorten. Exotisch of lokaal. Voorverpakt of in bulk.
Voor het hoofdkantoor in Sint-Katelijne-Waver zijn we op zoek naar een gemotiveerde en ervaren Management Assistant voor de ondersteuning van ons management.
De functie
Je zorgt voor strak agendabeheer en vlekkeloze organisatie van (inter)nationale zakenreizen, en ondersteunt de CEO, CHRO en CTO bij planning, coördinatie en communicatie, zodat tijd optimaal wordt benut en reisactiviteiten efficiënt en compliant verlopen.
Kernverantwoordelijkheden
1) Agendabeheer & Vergadercoördinatie (primair)
* Proactief agendabeheer, rekening houdend met situaties van urgentie en impact
* Voorbereiden van vergaderingen (agenda, stukken, deelnemers, logistiek)
* Actiepunten opvolgen met duidelijke deadlines en verantwoordelijken
* Organisatie van de Raden van Bestuur van de onderneming
* Beheren van vertrouwelijke informatie en strikt omgaan met discretie
2) Zakenreizen & Travel Management (primair)
* End-to-end organisatie van zakenreizen & opstellen van reisschema's
* Afstemming met travel agency; naleving van travel policy en budgetten
* Reisdocumenten, verzekeringen, … beheren
* Coördinatie van last-minute wijzigingen, omboekingen en incident management
* Voorbereiden en controleren van onkosten/declaraties
3) Operationele ondersteuning
* Planningen en deadlines bewaken voor projecten en operationele activiteiten
* Algemeen documentbeheer
4) Communicatie & Stakeholdermanagement
* Aanspreekpunt voor interne teams/externe contacten (travel, hospitality, office, …).
* Professionele interne & externe correspondentie (NL/EN)
Competenties en vaardigheden
* Planning & organisatie (expert): strak timemanagement, anticiperen en prioriteren
* Nauwkeurig & detailgericht werken
* Communicatief sterk (NL/EN): schriftelijk en mondeling & diplomatisch
* Stressbestendig & wendbaar: kalmte en oplossingsgericht bij wijzigingen of incidenten, snel kunnen en durven schakelen
* Ervaring in vlot stakeholdermanagement
* Digitale vaardigheden:
o Outlook/Teams/SharePoint (agenda, vergaderingen, documenten)
o Excel (kostenoverzicht, rapportage); PDF/Word (reisschema's, vergaderstukken)
o Basiskennis van ERP/Finance-principes voor kostenallocatie
o Travel tools
o Meeting room technologie
Opleiding en ervaring
* Bachelor werk- en denkniveau
* Minimaal 5 jaar ervaring in een managementondersteunende rol met complex agendabeheer en (inter)nationale travelorganisatie
* Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels; andere talen zijn een plus
* Ervaring met corporate travel policies en samenwerken met travel agencies
Persoonlijke eigenschappen
* Proactief, servicegericht en discreet
* Hands-on, pragmatisch en oplossingsgericht
* Teamspeler en toch zelfstandig
* Hoge mate van verantwoordelijkheid en betrouwbaarheid
Ons aanbod
* Een uitdagende rol in een internationale organisatie
* Marktconform salaris en een mooi aanbod aan secundaire arbeidsvoorwaarden
Als deze vacature helemaal aansluit bij jouw profiel en verwachtingen, solliciteer dan zeker.
Bezorg ons je CV en een kort woordje over je motivatie voor deze rol.
Het sollicitatieproces zal bestaan uit 1 online gesprek, 1 of 2 persoonlijk(e) gesprek(ken) op kantoor en een online assessment.
#LI-LD1