Contenu de la fonction
Le/la secrétaire de direction assure la gestion administrative et le soutien à la Direction, avec notamment les responsabilités suivantes :
1. Gérer le secrétariat : agenda, correspondance, classement, courriers entrants et sortants, accueil des visiteurs ;
2. Préparer et suivre les réunions, notamment du Comité exécutif et du Comité stratégique (ordres du jour, documents, invitations, planning annuel) ;
3. Assurer le suivi administratif des notes, projets darrêtés et directives générales, en lien avec le SPF Finances et la Cour des comptes ;
4. Mettre en page et suivre les réponses aux questions parlementaires ;
5. Gérer les roadshows et missions à létranger : réservations, suivi budgétaire et notes de frais ;
6. Coordonner et organiser les événements internes (réunions déquipe, moments conviviaux, célébrations, etc.) ;
7. Organiser les OLO calls et diffuser les documents associés ;
8. Gérer la boîte mail fonctionnelle et collaborer avec les différents services pour un fonctionnement fluide.
Employeur
LAgence assiste également lorganisme de droit public Hedera dans la gestion dactifs qui seront investis sur les marchés financiers afin de couvrir à très long terme les besoins financiers liés à la gestion des déchets nucléaires. Les moyens déployés seront ceux de Hedera et seront strictement scindés de la caisse du Trésor public.
LAgence fédérale de la Dette opère sur les marchés internationaux des capitaux, en utilisant un groupe de Primary Dealers composé de banques internationales de premier plan.
LAgence, qui compte 40 personnes, souhaite recruter un/une secrétaire de direction qui rapportera au responsable RH.
Compétences
Conditions dadmission et de diplômes
9. Être titulaire d'un diplôme de bachelier ;
10. Avoir au moins 3 ans dexpérience pertinente en tant que secrétaire, assistant(e) administratif(ve) ou de direction. ;
11. Avoir une bonne compréhension du néerlandais.
Compétences comportementales
12. Travailler en équipe et de manière autonome ;
13. Gérer le stress et faire preuve de la flexibilité nécessaire ;
14. Accompagner les clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, fournir un service personnalisé et entretenir des contacts constructifs ;
15. Agir avec intégrité conformément aux attentes de lAgence, respecter la confidentialité, tenir ses engagements et éviter toute forme de partialité ;
16. Communiquer de manière claire et fluide, en garantissant la confidentialité ;
17. Faire preuve dengagement et dorientation résultats.
Compétences techniques
18. Avoir une bonne connaissance de Microsoft office (Word, Excel, Powerpoint,) ;
19. Avoir une bonne capacité rédactionnelle.
Atouts
20. Connaissance approfondie du néerlandais et de langlais (rédaction des e-mails, répondre aux appels téléphoniques) dans un environnement trilingue et international ;
21. Connaissance des produits financiers.
Offre
Vous êtes engagé(e) comme membre du personnel contractuel de lÉtat au sein de lAgence fédérale de la Dette (contrat à durée indéterminée) :
22. Vous recevez une rémunération attractive et une évolution de traitement aux échelles salariales B. Votre expérience peut être valorisée ;
23. Allocation de fin dannée et pécule de vacances ;
24. Chèques-repas;
25. Possibilité dobtenir une prime de bilinguisme ;
26. Assurance hospitalisation à un tarif avantageux ;
27. Assurance groupe (pension et invalidité) ;
28. Possibilité de télétravailler jusquà 3 jours par semaine (pour une occupation à temps plein) ;
29. 26 jours de vacances par an, auxquels peuvent s'ajouter jusquà 12 jours de compensation;
30. Déplacements entre le domicile et le lieu de travail gratuits avec les transports en commun.
Postuler
31. Un curriculum-vitae ;
32. Une lettre de motivation ;
33. Une copie du diplôme et annexes (liste des points ECTS). Les diplômes étrangers doivent être accompagnés dune attestation déquivalence.