Description du poste
Principales responsabilités
* Savoir vendre une réservation pour son propre hôtel ou pour les hôtels du groupe Accor.
* Accueillir le client (tant au téléphone qu’à l’hôtel) et effectuer le check-in.
* Renseigner le client sur les conditions de séjour, les formalités et les services proposés par l'hôtel.
* Garantir la qualité de la prestation proposée au client.
* Fidéliser le client.
* Etre responsable du fond de caisse qui lui est confié pendant son service.
* Encaisser les séjours des clients et préparer les facturations « débiteurs ».
* Tenir toutes les statistiques et les informations disponibles pour les autres services.
* Connaître et respecter les règles d'hygiène et de sécurité.
* Assurer toutes autres tâches demandées par la direction.
Activités
1. Commercial
* Accueillir le client.
* Connaître les prestations offertes par l'hôtel, en informer le client et l'encourager à les utiliser.
* Connaître et appliquer la politique tarifaire de l'hôtel.
* Connaître l'environnement de l'hôtel : situation géographique, concurrence, ...
* Etre constamment à l'écoute du client, chercher à répondre le plus rapidement possible aux demandes émanant de ce dernier.
* Etablir d'excellentes relations avec la clientèle.
* Etre soucieux de la qualité de son travail et de la prestation proposée au client.
2. Production
* Constituer le dossier client à son arrivée (check-in) à l'aide de l'outil informatique.
* Assurer l'encaissement.
* Assurer l'acheminement des messages reçus pour le client.
* Assurer le service téléphone, e-mail et fax ainsi que coffres de sécurité.
* Etablir la facturation selon les éléments fournis par tous les services de l'établissement.
* Enregistrer les arrivées et les départs des individuels et des groupes.
* Assurer les réveils demandés par le client.
* Renseigner le client sur les conditions de séjours, les formalités et les services.
* Transmettre les informations nécessaires aux autres services.
* Vérifier à sa prise de service les départs restants et s'assurer que les factures correspondantes sont prêtes, justes avec les justificatifs à l'appui.
* Veiller à la propreté de son lieu de travail.
* Veiller à la disponibilité et à l'actualité des documents mis à la disposition du client.
3. Gestion
* S'assurer de la solvabilité du client.
* Préparer les listes d'arrivées, de départs, de résidents, de VIP attendus, ...
* Préparer la répartition des groupes.
* Préparer les dossiers débiteurs pour le service comptable.
* Suivre les réservations afin de connaître les disponibilités éventuelles.
* Suivre les grands comptes.
* Préparer les réservations pour le blocage des chambres.
* Etablir le rapport journalier hébergement et le faire cadrer avec les encaissements.
* Contrôler à sa prise et à sa fin de service son fond de caisse et en effectuer l'audit à partir des documents informatiques.
* Traiter les "check-out express".
* Donner, en l’absence du concierge, les instructions opérationnelles au personnel d'accueil (portier, bagagiste, chasseur, voiturier).
4. Divers
* A caractère exceptionnel, le réceptionniste tournant devra se rendre disponible pour les remplacements d’un réceptionniste Night (maladie, ou autres).
5. Ressources Humaines
* Participer à la formation des stagiaires qui sont accueillis dans son service.
* Participer aux réunions de service, ainsi qu'aux réunions de formation interne.
Informations supplémentaires
* CDD de 4 mois - Remplacement Congés maternité
* Capacité rester calme et concentré dans toutes les situations
* Maitriser plusieurs langues (Anglais et Français obligatoire, néerlandais ou/et allemande est un plus)
* Préférence pour le candidat ayant un diplôme en hôtellerie
* Minimum 6 mois d’expérience en stage ou emploi dans un hôtel, de préférence en réception, réservations ou Housekeeping
* Capacité de travailler en équipe
* Capacité de répondre aux besoins des clients, agir et faire le suivi des plaintes
* Capacité de gérer une plainte provenant d’un client
* Ouverture d‘esprit
* Capacité d’utiliser un ordinateur et les logiciels de base