Lokaal bestuur Destelbergen gaat op zoek naar een TEAMCOACH beheer, planning en coördinatie De afdeling technische zaken is verantwoordelijk voor het opvolgen en uitvoeren van alle technische realisaties binnen de gemeente. Hieronder vallen het team wegen en water, het team gebouwen, het team groen en openbare reiniging en het team beheer, planning en coördinatie. Binnen het team beheer, planning en coördinatie verzamelen we de administratieve functies die de afdeling ondersteunen: planning, magazijn, uitleen, machine- en wagenpark, logistieke ondersteuning, signalisatie, evenementen en administratie & front-office. Het team beheer, planning en coördinatie bestaat uit 13 medewerkers en bevat volgende profielen: - Planner-coördinator - Magazijnier - Administratief medewerkers - Technisch assistenten logistiek en signalisatie - Chauffeurs en kraanmannen - Evenementencoördinator De teamcoach beheer, planning en coördinatie is verantwoordelijk voor de coördinatie en leiding van het team door o.a. in te staan voor de planning, organisatie, aansturing en opvolging van de werking van het team en deze te vertalen naar concrete doelstellingen. De teamcoach vormt de rechterhand van het afdelingshoofd en biedt administratieve en juridische ondersteuning ten aanzien van de afdeling. Kerntaak 1: Coördinatie en leiding van het team Instaan voor de planning, organisatie, aansturing en opvolging van de werking van het team en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de medewerkers. Doel : continuïteit en kwalitatieve werking van het team garanderen Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: » Duidelijk communiceren van de uit te voeren opdrachten naar de medewerkers (mondelinge en/of schriftelijke instructies geven) » Toezien op een gezonde, evenwichtige en gevarieerde verdeling over de verschillende medewerkers van het team » Zorgen voor de dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse planning van het team » Zorgen voor een projectmatige en gestructureerde aanpak van het werk » Opvolgen van opdrachten in eigen en extern beheer » Waken over het efficiënt en effectief gebruik van de werktijd » Bewaken van het naleven van de veiligheidsvoorschriften » Regelmatig rapporteren over de voortgang van de opdrachten aan het afdelingshoofd » Bewaken van een goede werksfeer en zorgen voor een goede verstandhouding binnen het team » Proactief meldingen signaleren en waar mogelijk oplossen » In samenspraak met de medewerkers en de magazijnier instaan voor de aankopen binnen het team Kerntaak 2: Coaching medewerkers Medewerkers van het team opvolgen, coachen en helpen in hun ontwikkeling binnen de functie. Doel: zorgen voor gemotiveerde en competente medewerkers Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: » Stimuleren en begeleiden van medewerkers m.b.t. hun ontwikkeling en ontplooiing » Opvolgen van de regels en afspraken van de organisatie en de afdeling » Functioneringsgesprekken voeren, hierbij staan taakplanning, opvolging, jobcoaching en resultaatgerichtheid centraal » Openstaan voor vragen van medewerkers » On-the-job coachen van medewerkers » Informeren van medewerkers rond wijzigingen » Signaleren van wervings- en vormingsbehoeften Kerntaak 3: Administratieve en juridische ondersteuning Bieden van administratieve en juridische ondersteuning aan de afdeling, in overleg met het afdelingshoofd. Doel: zorgen voor een correcte administratieve en juridische afhandeling van dossiers en projecten Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: » Adviseren, opvolgen en afhandelen van juridische dossiers » Adviseren, opstellen en opvolgen van verschillende soorten overeenkomsten, besluiten en andere regelgeving » Opvolgen van relevante wetgeving en bepalingen inzake de werking van de afdeling en de gevolgen ervan » Voorbereiden en nakijken van beslissingen voor de beleidsorganen » Verzamelen, analyseren en verwerken van kerncijfers over de werking van de afdeling in ondersteuning van het afdelingshoofd » Optreden als klankbord voor het afdelingshoofd en formuleren van adviezen » Mee verantwoordelijk voor het organisatiebeheersingssysteem binnen de afdeling » Continuïteit en kwaliteit van processen (werkopdrachten, stockbeheer, uitleen, zaalverhuur, evenementen,…) waarborgen. » Implementatie en adoptie van FMIS (Facility Management Information System) » Verder optimaliseren van het dienstverleningsmodel en de werking van de front- en back-office Kerntaak 4: Projectwerking Afgebakende en teamoverschrijdende (verbeter)projecten op een gestructureerde wijze aanpakken in ondersteuning van het afdelingshoofd. Doel: projectmatig werken in de structuur inbedden Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: » Coördineren en verbinden van teamoverschrijdende projecten in ondersteuning van het afdelingshoofd » Coördineren van interne verbeterprojecten » Mee coördineren van grote evenementen in samenwerking met de administratief en polyvalent medewerker(s) Kerntaak 5: Interne communicatie Instaan voor een open interne communicatie naar de medewerkers, het afdelingshoofd, de collega's van ander diensten en het bestuur. Doel: zorgen dat iedereen toegang heeft tot de informatie die noodzakelijk is om zijn taak optimaal te kunnen realiseren Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: » Meewerken aan een optimale interne communicatie binnen de afdeling » Informeren van de medewerkers van het eigen team over het strategisch beleid, veranderingsprocessen » Organiseren en opvolgen van intern overleg » Informeren van de afdeling over de projecten en werkzaamheden van het team » Afhandelen van binnenkomende vragen en opmerkingen » Signaleren van noden, behoeften en tekorten vastgesteld tijdens het werken met de diverse diensten en medewerkers » Helder en toegankelijk documenteren van processen en afspraken. » Zorgen voor kennisborging in het kader van de continuïteit van de dienstverlening. Kerntaak 6: Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor het team. Doel: het team voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken Dit omvat onder meer de volgende concrete taken: » De nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie » Vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van het eigen team » Briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden » Wetgeving en regelgeving kunnen toepassen » Vakgerichte informatie raadplegen Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de medewerker ondersteunende taken van het eigen team of van andere teams. Wat verwachten wij van jou? Je bent minstens in het bezit van een bachelordiploma gerelateerd aan de functie met minimum 2 jaar relevante praktijkervaring. Of Je kan, aan de hand van een capaciteitsproef, aantonen dat je beschikt over de nodige capaciteit om deze functie uit te oefenen. De aanstellende overheid kan beslissen om een preselectie te organiseren indien zich een groot aantal kandidaten inschrijven. Wat mag je van ons verwachten? Een job met impact en variatie Je krijgt een rol met inhoud. Je taken evolueren mee met nieuwe projecten en noden. Zo blijft je job boeiend. Zekerheid Je start in een contractuele functie met een vast maandloon. Kansen om te groeien Je volgt opleidingen en ontwikkelt je talenten. Zo haal je het beste uit jezelf. Sterke extra’s boven op je loon Maaltijdcheques Ecocheques Fietsvergoeding Terugbetaling abonnement openbaar vervoer Hospitalisatieverzekering Extra verlofdagen Een aantrekkelijke vakantieregeling Je ervaring telt Relevante anciënniteit uit de overheid én de privésector nemen we mee. FO TZ Team beheer planning coordinatie TEAMCOACH B4-B5 Deze vacature als PDF