Functieomschrijving
Als Operations Backoffice Coördinator ondersteun je de dagelijkse werking van de organisatie en zorg je ervoor dat operationele en administratieve processen correct en efficiënt verlopen.
Concreet sta je in voor:
1. Het opvragen en vergelijken van offertes bij leveranciers en het plaatsen van aankoopbestellingen
2. Het opvolgen van leveringen van materialen en grondstoffen en het onderhouden van contact met leveranciers bij afwijkingen of vertragingen
3. Het beheren en opvolgen van voorraden en het tijdig signaleren van tekorten
4. Het registreren van inkomende goederen en het correct verwerken van gegevens in het systeem
5. Het opvragen, opvolgen en bestellen van verpakkings- en labelmaterialen, inclusief de coördinatie van goedkeuringen zoals samples en digitale proefdrukken
6. Het correct verwerken en registreren van klantorders en het controleren en aanpassen van prijzen waar nodig
7. Het administratief ondersteunen van de productieplanning en het bewaken van praktische afspraken rond productie en leveringen
8. Het tijdig signaleren van operationele knelpunten en meedenken over efficiëntere processen
9. Het coördineren van levermomenten en transporten en het ondersteunen bij logistieke en administratieve documenten
10. Het verzorgen van praktische communicatie met klanten rond bestellingen en leveringen
11. Het ondersteunen bij administratieve taken zoals het opvolgen van voorschotfacturen, betalingen en openstaande facturen in samenwerking met finance
Vereisten
12. Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en zelfstandig
13. Je kan vlot schakelen tussen verschillende taken en prioriteiten
14. Je communiceert professioneel in Nederlands, Frans en Engels
15. Je bent stressbestendig en behoudt overzicht in een dynamische omgeving
16. Ervaring in een backoffice-, aankoop- of operationele functie is een troef
17. Kennis van ERP- of voorraadsystemen is een pluspunt
Talen
Je hebt een perfecte kennis van het Nederlands
Aanbod
18. Een afwisselende en verantwoordelijke rol binnen een groeiende organisatie
19. Een praktische, no-nonsense werkomgeving met korte beslissingslijnen
20. Samenwerking in een hecht team waar initiatief gewaardeerd wordt
21. Veel autonomie en verantwoordelijkheid binnen je functie
22. Werkplek in West-Vlaanderen