About VicinityAt Vicinity, we pursue a clear and committed mission: to develop and manage affordable, sustainable, and high‑quality rental housing. Through innovative residential projects, we place energy performance, digitalisation, and services tailored to tenants’ needs at the heart of our approach, with the aim of simplifying daily life and improving quality of living.Vicinity adheres to high ESG standards (Environmental, Social and Governance), officially recognised through its B CORP certification.Our investment strategy is built on three fundamental pillars: ✅ Financial accessibility ✅ Energy efficiency ✅ MobilityToday, Vicinity manages a portfolio of around 1,000 residential units, including 350 already operational and 650 under development, mainly located in Antwerp, Brussels, and Liège.As part of our growth, we are looking for an Accounts Payable Supervisor to strengthen our Finance team and actively contribute to structuring our internal processes.Vicinity Affordable Housing Fund is a regulated real estate fund in Belgium (GVBF/FIIS).---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Localisation Watermael‑Boitsfort, 1170 BruxellesType de contrat & modalités de travail Employé·e — mi‑temps (50%), idéalement étalés sur 4 ou 5 jours. Présence de minimum 3 jours/semaine au bureau.Début Dès que possible Votre missionEn tant qu’Accounts Payable Supervisor, vous supervisez l’ensemble du processus du traitement des factures fournisseurs pour un portefeuille d’environ 300 unités résidentielles opérationnelles, en garantissant :· L’exactitude comptable,· La fluidité opérationnelle dans une optique d’automatisation accrue,· La qualité des relations avec les Property Managers, les fournisseurs et l’ensemble des stakeholders impliqués dans le processus.Le poste peut évoluer en fonction de la croissance de la société et des ambitions du·de la candidat·e. Vos responsabilités Gestion complète du flux des facturesRéception et contrôle de toutes les factures adressées aux différentes entités du groupe.Vérification de la conformité : identité du fournisseur, n° de TVA, présence du bon de commande le cas échéant, bâtiment ou unité concernée, période.Imputation comptable et analytique : répartition charges propriétaire/locataires, charges communes, clés de répartition, périodes, codes TVA.Contrôle des obligations légales (retenues ONSS / SPF Finances) si applicable.Détection des anomalies : doublons, factures fictices, incohérences. Supervision des approbations de facturesEnvoi des factures à l’approbation des Property Managers et aux autres stakeholders.Suivi rigoureux des délais d’approbation.Gestion des factures rejetées : analyse des motivations du rejet, coordination avec les approbateurs, relances jusqu’à obtention des factures ajustées ou des notes de crédit.Support aux équipes opérationnelles (Property Management, Technical Manager, Projects, …) pour toute question sur les imputations, clés analytiques ou documents manquants.Reporting régulier sur les factures ouvertes / non validées. Mise en paiement & relation fournisseursPréparation des lots de paiement hebdomadaires selon les règles internes.Garantie du respect des délais de paiement et de l’image professionnelle de la société.Suivi de la qualité du lettrage automatique des factures et du traitement des anomalies éventuelles. Reporting mensuel – Déclaration TVARevue du reporting mensuel des factures en collaboration avec les Property Managers. Participation aux décomptes de chargesSupport aux Property Managers pour les décomptes de charges annuels et les décomptes de charges ponctuels (départs de locataires). Support au CFO, au Financial Analyst & à la fiduciaire du FondsParticipation active aux clôtures trimestrielles.Préparation des écritures de clôture en collaboration avec la fiduciaire du Fonds.Contribution aux projets ad hoc liés à la croissance du Fonds (amélioration des process, digitalisation, nouveaux outils, etc.).Votre profil Formation & expérienceBachelier en comptabilité.Minimum 3 ans d’expérience dans une fonction similaire. Compétences personnellesEngagement élevé et orientation résultats.Capacité à mener les dossiers à terme avec autonomie et fiabilité.Organisé·e et rigoureux·se.Passionné·e par la comptabilité et l’optimisation des processus, dont l’automatisation.Excellente communication interne et externe.Envie d’apprendre, polyvalence et ouverture — mindset PME.️ Compétences techniquesTrès bonne maîtrise d’Excel et d’Outlook.À l’aise avec les outils digitaux, avec un intérêt marqué pour l’IT et la digitalisation, et motivé·e par l’amélioration continue et l’automatisation des processus.Connaissance de bases comptables solides, TVA, imputations analytiques.Une expérience avec l’ERP Odoo est un plus. LanguesFrançais : bonne connaissance écrite et orale.Néerlandais : bonne connaissance écrite et orale.Pourquoi rejoindre Vicinity ? Travailler avec des collègues expérimentés et bienveillants dans une ambiance détendue. Contribuer au développement d’un portefeuille immobilier durable et de qualité en Belgique. Participer à la structuration et à la croissance d’une entreprise en pleine expansion. Prendre part à des projets concrets qui améliorent l’expérience des locataires et encouragent l’innovation. Comment postuler ? Envoyez votre CV et votre lettre de motivation à elise.vanderclausen@vicinity.be ainsi qu’à job@vicinity.be. Mentionnez “Accounts Payable Supervisor – (Nom Prénom)” dans l’objet de votre e‑mail. Toutes les candidatures seront traitées en toute confidentialité.---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Locatie Watermaal‑Bosvoorde, 1170 BrusselContract & werkregeling Bediende — deeltijds (50%), idealiter gespreid over 4 of 5 dagen. Minstens 3 dagen/week aanwezigheid op kantoor.Startdatum Zo snel mogelijkJe missieAls Accounts Payable Supervisor superviseer je het volledige proces van leveranciersfacturen voor een portefeuille van ongeveer 300 operationele wooneenheden, waarbij je zorgt voor:Boekhoudkundige nauwkeurigheid.Vlotte operationele werking met focus op automatisering.Kwalitatieve relaties met Property Managers, leveranciers en alle betrokken stakeholders.De functie kan evolueren naargelang de groei van het bedrijf en de ambities van de kandidaat.Je verantwoordelijkheden Volledige verwerking van het facturenprocesOntvangst en controle van alle facturen gericht aan de verschillende entiteiten van de groep.Controle van conformiteit: identiteit van de leverancier, btw‑nummer, aanwezigheid van een bestelbon indien van toepassing, betrokken gebouw of unit, periode.Boekhoudkundige en analytische codering: verdeling eigenaar/huurder, gemeenschappelijke kosten, verdeelsleutels, periodes, btw‑codes.Controle van wettelijke verplichtingen (RSZ / FOD Financiën) indien van toepassing.Opsporen van afwijkingen: dubbels, frauduleuze facturen, inconsistenties. Opvolging van goedkeuringsprocessenVerzending van facturen ter goedkeuring aan Property Managers en andere stakeholders.Strikte opvolging van goedkeuringstermijnen.Beheer van afgekeurde facturen: analyse van de reden, coördinatie met goedkeurders, opvolging tot ontvangst van aangepaste facturen of creditnota’s.Ondersteuning aan operationele teams (Property Management, Technical Manager, Projects, …) bij vragen over coderingen, analytische sleutels of ontbrekende documenten.Regelmatige rapportering over openstaande / niet‑gevalideerde facturen. Betalingen & leveranciersrelatiesVoorbereiding van wekelijkse betaalbatches volgens interne regels.Garantie van tijdige betalingen en bewaken van het professionele imago van de onderneming.Opvolging van de automatische afpunting en behandeling van eventuele afwijkingen. Maandrapportering – btw‑aangifteReview van de maandelijkse rapportering van facturen in samenwerking met de Property Managers. Bijdrage aan afrekeningen van lastenOndersteuning van Property Managers bij jaarlijkse afrekeningen en ad‑hoc afrekeningen (vertrek van huurders). Support aan de CFO, Financial Analyst & de fiduciaire van het FondsActieve deelname aan kwartaalafsluitingen.Voorbereiding van afsluitboekingen in samenwerking met de fiduciaire van het Fonds.Bijdrage aan ad‑hoc projecten gelinkt aan de groei van het Fonds (procesverbetering, digitalisering, nieuwe tools, enz.).Jouw profiel Opleiding & ervaringBachelor in boekhouding.Minstens 3 jaar ervaring in een gelijkaardige functie. Persoonlijke vaardighedenSterke betrokkenheid en resultaatgericht.Vermogen om dossiers autonoom en betrouwbaar te behandelen.Georganiseerd en nauwkeurig.Gepassioneerd door boekhouding en procesoptimalisatie, inclusief automatisering.Uitstekende interne en externe communicatie.Leergierig, flexibel en open — KMO‑mentaliteit.️ Technische vaardighedenZeer goede kennis van Excel en Outlook.Vertrouwd met digitale tools, sterke interesse in IT en digitalisering, en gemotiveerd door continue verbetering en automatisering.Solide kennis van boekhoudprincipes, btw en analytische coderingen.Ervaring met Odoo ERP is een pluspunt. TalenFrans: goede mondelinge en schriftelijke kennis.Nederlands: goede mondelinge en schriftelijke kennis.Waarom kiezen voor Vicinity? Werken met ervaren en zorgzame collega’s in een ontspannen sfeer. Bijdragen aan de ontwikkeling van een duurzaam en kwalitatief vastgoedportfolio in België. Meebouwen aan de structuur en groei van een snelgroeiend bedrijf. Deelnemen aan concrete projecten die de huurderservaring verbeteren en innovatie stimuleren.Hoe solliciteren? Stuur je CV en motivatiebrief naar elise.vanderclausen@vicinity.be en job@vicinity.be. Vermeld “Accounts Payable Supervisor – (Naam Voornaam)” in het onderwerp van je e‑mail. Alle kandidaturen worden vertrouwelijk behandeld.