Recrutement d'un.e secrétaire de direction à mi- temps (H/F/X)
La Cité de l'Espoir recrute un.e secrétaire de direction à mi-temps pour une durée d'un an (renouvelable). Il s'agit d'un poste clé au sein de notre organisation : vous serez au cœur de la gestion administrative et contribuerez directement à la fluidité et au bon fonctionnement de l'institution. Ce poste sera disponible à partir de janvier 2026.
Horaire : du lundi au vendredi, 4h chaque matin
Lieu : Andrimont
Votre mission
En collaboration étroite avec la Direction, vous serez amené(e) à assurer des tâches variées telles que :
Organisation des agendas et réunions
* Gestion des agendas de la Direction, planification et suivi des rendez-vous
* Organisation logistique des réunions (réservations de salles, invitations, matériel)
* Préparation et diffusion des ordres du jour, documents de travail et convocations
* Rédaction des procès-verbaux, mise en page et archivage des comptes rendus
Coordination et suivi des projets
* Suivi administratif des chantiers et projets en cours
* Encodage et suivi de dossiers liés aux subsides, agréments, demandes officielles
* Gestion et traçabilité des dons et legs
* Collaboration avec différents services internes et interlocuteurs externes (instances administratives, juridiques, partenaires)
Gestion administrative et organisationnelle
* Réception, encodage, distribution et suivi du courrier entrant
* Rédaction et mise en forme de courriers, notes de service, support lors de diffusion des communications internes et externes
* Gestion des mails et transmission efficace des informations à la Direction
* Classement, archivage et mise à jour régulière des documents et dossiers
Evénementiel
* Support aux collègues dans l'organisation de manifestations internes et externes : participation aux réunions préparatoires, gestion logistique, envoi des invitations, coordination avec les partenaires, suivi administratif
La richesse de vos missions implique une grande polyvalence, un sens de la priorité et une capacité d'adaptation dans un environnement en constante évolution.
Prérequis
* Vous disposez obligatoirement d'un Bachelier en secrétariat de direction ou d'assistant.e de direction et/ou une expérience équivalente ;
* Une première expérience probante en tant que secrétaire de direction est vivement souhaitée.
Profil recherché
* Vous êtes une personne organisée, rigoureuse et attentive aux détails
* Vous maîtrisez parfaitement la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
* Vous possédez une excellente maîtrise du français écrit et oral
* Vous êtes à l'aise dans la rédaction et la mise en forme de documents, et savez notamment rédiger des procès-verbaux
* Vous savez faire preuve de discrétion et de confidentialité en toute circonstance
* Vous avez un bon esprit de synthèse et une capacité d'analyse
* Vous savez gérer le stress et les priorités avec efficacité
* Vous êtes, polyvalent.e et dynamique, toujours prêt.e à trouver des solutions
* Vous faites preuve de diplomatie, d'écoute et de sens relationnel, que ce soit en face à face ou par téléphone
* Vous êtes capable d'évoluer de manière autonome et responsable tout en appréciant le travail en équipe
* Vous avez une présentation soignée et véhiculez une image professionnelle
Pourquoi nous rejoindre ?
Un CDI après un CDD d'une durée d'un an
Un horaire de travail agréable, en matinée du lundi au vendredi (des prestations en après-midi pourraient éventuellement être demandées de manière occasionnelle)
Un environnement de travail respectueux et convivial
Un accès à des formations complémentaires de qualité
Une équipe pluridisciplinaire dynamique et conviviale
Un équilibre vie privée – vie professionnelle confortable
Un salaire à la hauteur de votre ancienneté dans le métier
Procédure de recrutement
Pour postuler, cliquez sur le formulaire ci-bas ou envoyez votre candidature par mail à
Une candidature complète comporte un CV, une lettre de motivation, une copie du diplôme requis ainsi qu'un extrait de casier judiciaire de type 596.2 récent.
Formulaire de candidature
Nous nous réjouissons de vous rencontrer
Type d'emploi : Temps plein, CDI
Avantages :
* Assurance hospitalisation
* Chèques repas
* Éco-chèques
Lieu du poste : En présentiel