Contexte
:
L’Université libre de Bruxelles est l’un des plus grands employeurs de la Région Bruxelles Capitale, avec plus de employé·es (hors Hôpital Erasme) et compte près de 38. étudiant·es. Ses principales missions sont l’enseignement, la recherche et le service à la communauté.
Université multiculturelle qui accueille plus d’un tiers d’étudiants et de chercheurs internationaux, l’Université libre de Bruxelles fait de l’international une réalité quotidienne et une priorité institutionnelle.
L’internationalisation de l’ULB passe par l’accueil de publics internationaux, par le développement et suivi de partenariats internationaux, par le déploiement de projets de coopération internationale ou encore par le renforcement de ses collaborations internationales au travers de l’Alliance européenne dont elle est membre, CIVIS.
Le service des relations internationales est composé de près de 30 personnes répartis en trois équipes. L’assistant·e administratif·ve chargé·e de la comptabilité fait partie de l’équipe « partenariats internationaux ».
Missions essentielles :
1. Comptabilité du service (85%)
1. Recevoir, vérifier et regrouper les justificatifs de frais ou factures en vue de la demande de paiement,
2. Encoder et classer ;
3. Plusieurs fois par an, vérification avec les bénéficiaires n’ayant pas encore utilisé le budget alloué aux dates prévues du maintien ou non de l’activité ;
4. Commander/Réserver des prestations chez un fournisseur et en demander le paiement ;
5. Demander des facturations aux bailleurs de Fonds ;
6. Réaliser et envoyer les déclarations de créance aux bailleurs de Fonds ;
7. Demander des vérifications comptables et des corrections si nécessaires.
2. Gestion administrative des conventions institutionnelles (10%)
8. Gérer l’acceptation/validation des conventions au Conseil Académique,
9. Les scanner, enregistrer dans MoveOn, mettre à disposition du Service de Mobilité étudiante et envoyer aux Service des Archives ;
10. Etablir régulièrement les listes des conventions venant à échéance.
3. Soutien administratif à la secrétaire de la Commission de Classement des Crédits d’Internationalisation ( 5%)
11. Suivis administratifs des décisions de la Commission de Classement des Crédits d’Internationalisation (rédactions de courriers aux demandeurs ; transmis des décisions au CoA)
Profil :
12. Être titulaire au maximum d'un diplôme de bachelier dans les domaines de l'administration ou de la comptabilité est un atout.
13. Une expérience professionnelle dans les secteurs de l’enseignement supérieur ou de l’administration constitue également un atout.
14. Les candidat·es ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu·es.
15. Les personnes possédant un diplôme n'émanant pas de la Fédération Wallonie Bruxelles devront en obtenir une équivalence par la FWB (>).
Connaissances et compétences générales et spécifiques au métier :
Requises :
16. Excellente maîtrise de la langue française
17. Bonnes connaissances en gestion comptable
18. Bonne maîtrise des outils informatiques Word, Excel, Access et Outlook
19. Bonne capacité d’analyse et d’esprit de synthèse
20. Compétences en communication interpersonnelle
21. Compétences rédactionnelles
22. Aisance avec les chiffres
23. Rigueur
24. Autonomie
25. Diplomatie
26. Proactivité
27. Empathie et goût pour les relations interculturelles
28. Capacités organisationnelles
29. Capacité à pouvoir effectuer plusieurs tâches et missions prioritaires en même temps
30. Adaptabilité et flexibilité
31. Capacité à travailler en équipe
32. Polyvalence
33. Résistance au stress
Atouts:
34. Une bonne maîtrise de la langue anglaise constitue un atout. (Niv B1)
Nous offrons :
35. Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes
36. Un environnement de travail dynamique sur des campus verdoyants et faciles d’accès, au cœur de la capitale de l'Europe
37. Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement…)
38. L’accès à une formation permanente
39. Possibilité de télétravailler (sous conditions et pour certaines fonctions - à aménager selon les impératifs du service)
40. Des restaurants universitaires éthiques et durables
41. Un accès privilégié aux bibliothèques, à la culture et aux infrastructures sportives
A l'ULB, nous plaçons la diversité et l'égalité des chances au cœur de notre politique RH. Notre priorité est de valoriser les compétences et le potentiel de chaque candidat·e, sans distinction d'âge, de genre, d'orientation sexuelle, d'origine, de nationalité, de convictions ou de situation de handicap.
Nous croyons en la richesse de toutes les différences.
Aménagements raisonnables de la procédure de sélection :
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
N’hésitez pas à prendre contact avec Sophie Veys (), Chargée de l’inclusion et de la diversité pour le personnel administratif, technique, de gestion et spécialisé. Elle envisagera avec vous, les adaptations des tests de sélection et celles des conditions de l’entretien.
Soyez assuré·e de la confidentialité de cette information.
Décision administrative